淺析新時期醫院人事檔案管理工作的重點

李麗霞

山東省濱州市沾化區人民醫院 山東濱州 256800

人事檔案是組織人事部門的一種專門檔案，是在人事管理活動中形成的、記述和反映職工個人經歷和德才表現等情況、以人頭為單位集中保存的、備查考的原始紀錄=。對醫院人事檔案進行高效、科學、合理的管理是實現醫院人力資源管理的首要條件。

1 加強醫院人事檔案管理的重要性

1.1 對于醫療衛生體制改革有促進作用

隨著社會的不斷發展，信息技術廣泛應用在人們的工作與生活中，給人們帶來了很大的方便。在當代管理工作中，計算機技術的優越性比較突出，與醫院管理工作有緊密的聯系。要達到醫療網絡覆蓋的目標與醫療資源共享的目標，醫院管理要實現數字化管理的目標成為以后的必然趨勢。根據我們的調查分析，發現當前一部分的醫院檔案管理工作，因為各種因素的影響，導致醫院人事檔案管理工作質量低下，甚至使醫院整體管理工作受到阻礙。由此，對醫院人事檔案管理工作的力度要不斷加強，根據醫院的實際情況不斷完善有效的人事檔案管理方法，這對醫院整體管理工作與醫院的長遠發展都是有重要作用的[1]。

1.2 有利于醫院人力資源的合理配置

醫院的人事檔案記錄的內容是個人的經歷、德才表現等多方面內容。是個人情況的初始記錄，是個人參與各方面社會活動的實際情況，對醫院的人力資源進行科學、合理地配置，對醫院的長遠發展是有利的。

2 新時期醫院人事檔案管理工作的重點

2.1 加強對醫院人事檔案管理的信息化建設

在新時期背景之下，信息化水平的提高能夠優化醫院的人事檔案管理工作，并利用計算機技術提高其管理效率。在傳統的醫院人事檔案管理項目中，往往運用人工記錄、審核的手段對材料進行統計并整理，此種方法弊端多多。一方面，人工收集資料的效率低下，浪費時間的同時也消耗了大量的人力資源；另一方面，人工記錄往往會發生統計錯誤，在材料歸檔時的正確率低，往往使人事檔案質量下降。而現代高科技技術能夠有效規避這一問題，醫院能夠利用自動化辦公進行人事檔案的材料收集、統計工作，通過強大的信息管理系統以及計算機網絡，能夠在短時間內收集相關醫務人員的信息與資料，還能繪制工作強度表格將醫務人員的工作能力直觀地展現出來。并且，計算機記錄的出錯率低、正確率高，面對大量的信息與資料時，強大的計算系統也能夠應對自如。將醫院的人事檔案管理工作與計算機網絡相結合，實現信息化、科學化、高效化的管理模式，促進醫院人事管理進一步展開，并提高管理效率，減少不必要的人力成本的同時優化醫療服務，強化醫院的基礎設施建設，為醫院帶來經濟效益的同時，產生社會效益[2]。

2.2 健全人事檔案管理體系

為了確保人事資源的合理配置，醫院應對人事檔案管理體系加以健全，通過信息技術將人才檔案信息記錄入庫，將技術人才科研水平、綜合能力與學術動態等信息添加到數據庫中，以此為人力資源的配置提供科學的依據。在對醫院人事檔案信息管理中，應根據人才特點及能力合理分類整理，確保人才作用得到充分發揮，避免人才擠壓現象的發生，促進醫院的可持續發展。

2.3 改革舊制度，與時俱進，開拓創新

陳舊的人事檔案管理制度已經跟不上人事制度改革的步伐。用人方式的多樣性，人員聘用類別復雜，如編內、編外臨時、編外合同、人事代理等等。對比，可以采用以下方法對人事檔案進行創新性編排。首先，將所有檔案按照退休人員、在職人員分為兩大類，退休里面又進一步細分到離休?？紤]到退休人員的檔案使用率最低，把退休人員的檔案歸在一起，可以放到檔案密集架的最里面。考慮到人員的流動性，其次對在職人員的檔案按照其用工性質可分為編內、編外和人事代理三類，編內人員一般是醫院的老員工，相對比較穩定，而編外人員和人事代理性質人員的流動性比較大，所以他們檔案的使用率相對較高。最后，在每一類別里按照漢字結構或者姓氏拼音首字母進行檔案的編排。這樣可以使檔案編排更合理，提高檔案密集架的使用率，在檔案的查閱上更省時省力。另外，醫院應該加強人事檔案管理的現代化、規范化和標準化，使人事檔案管理能與時俱進，開拓創新[3]。

2.4 轉變服務理念，拓展服務領域

醫院的人事檔案管理者應根據新時期的要求，及時轉變服務理念，拓展服務領域，將人事檔案的管理與協助優勢最大化。首先，檔案管理人員能夠根據醫院的人力資源安排以及人事工作的要求，對人事檔案展開深入研究，由傳統的錄入資料、管理信息轉變為更加主動積極的管理方式，拓展人事檔案的利用途徑。能夠通過利用分析統計的方法，將自身對檔案數據的分析管理圖遞交給相關領導審閱，并借鑒其他優秀管理案例分析有利于所在醫院的管理策略，為優化醫院的人力資源配備問題、提高醫院競爭力、優化醫療服務、發揮人才的最大價值作出貢獻。

2.5 建立檔案監管機制

醫院應對人事檔案監管機制進行建立，確保其符合管理要求，在具體實施中相關部門應設置檔案監督小組，定期對資源檔案實施檢查，如若違反《檔案法》則應立即給予懲處，確保人事檔案管理工作的有效推行。

3 結語

總的來說，醫院人事檔案管理是一項長期工程，為了確保該項管理工作的有效推行，需整個醫院工作人員參與其中，并建立檔案管理制度，構建一支高素質檔案管理隊伍，為開展人事檔案管理工作做好準備，為醫院的發展奠定重要基礎。