大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的應用

劉強

【摘 要】隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，大數(shù)據(jù)分析方法也應運而生。企業(yè)檔案管理作為企業(yè)內部決策和管理中的重要基礎，要針對現(xiàn)階段社會發(fā)展對企業(yè)檔案管理的新要求，加強對大數(shù)據(jù)分析方法的應用，提高企業(yè)檔案資源管理質量，實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的關聯(lián)分析，促進資料搜索和前景預測的信息化，本文就將針對大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理中的應用進行分析。

【關鍵詞】大數(shù)據(jù)分析方法;企業(yè)檔案管理;檔案數(shù)據(jù)資源

1.大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)檔案管理應用現(xiàn)狀

1.1有關大數(shù)據(jù)的探究活動更加深入

2008年，全世界最權威的學術期刊《科學》開設了大數(shù)據(jù)專欄，有效的帶動了國內外專家學者對大數(shù)據(jù)的學術分析和探究。在持續(xù)進行的研究活動中，對大數(shù)據(jù)的分析已經能夠基本分為四大部分，它們分別是科學、技術、應用和工程四個領域?，F(xiàn)階段，學術界研究比較深入的還是大數(shù)據(jù)技術和大數(shù)據(jù)應用這兩大方向。2012年美國政府斥資2億美金致力于大數(shù)據(jù)相關項目的展開，這更有力的促進了大數(shù)據(jù)的研究活動的實際開展。當前，隨著研究的不斷深入，我們對大數(shù)據(jù)的整體掌握情況已經更加系統(tǒng)和全面，縱向把握的準確度不斷提高，已經基本具備了從海量數(shù)據(jù)中獲取所需內容的能力，企業(yè)利用大數(shù)據(jù)進行創(chuàng)新和決策的能力也在不斷增強。

1.2企業(yè)內部創(chuàng)新決策強調大數(shù)據(jù)分析方法

創(chuàng)新是企業(yè)處于競爭不敗之地的關鍵，在企業(yè)技術創(chuàng)新方面，企業(yè)高層領導和創(chuàng)新工作者已經逐漸認識到大數(shù)據(jù)分析方法的有效性和重要性，并不斷在實際創(chuàng)新決策過程中實踐大數(shù)據(jù)分析方法。企業(yè)的決策者要隨著社會的發(fā)展和環(huán)境的變化而不斷轉變傳統(tǒng)思維方式。大數(shù)據(jù)分析方法是一種優(yōu)越的分析手段，通過嚴謹?shù)亩糠治觯軌驅ζ髽I(yè)內部的管理活動、生產活動和決策活動產生有利的影響。除此之外，大數(shù)據(jù)分析方法對企業(yè)內部檔案資源的管理水平的提高也有著不可忽視的作用。

1.3檔案資源是企業(yè)做出決策的依據(jù)

企業(yè)在進行相關決策的時候必須要保證信息數(shù)據(jù)的準確性，否則容易導致決策無效。所謂企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常生產經營過程中形成的各種形式的對國家或者社會、職工具有保留意義的文件材料，企業(yè)的檔案能夠讓企業(yè)更好地采集和搜索相關信息，通過最優(yōu)方式對信息進行開發(fā)和利用，屬于企業(yè)的無形資產。隨著信息技術和互聯(lián)網應用的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)已經得到了企業(yè)領導的更多重視，由此可以看出在企業(yè)檔案管理中提高大數(shù)據(jù)技術的應用對于提高企業(yè)競爭力具有重要意義。

2.企業(yè)利用大數(shù)據(jù)分析方法進行檔案數(shù)據(jù)管理的建議

2.1數(shù)據(jù)質量管理提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的資源品質

當前企業(yè)的數(shù)據(jù)大都呈現(xiàn)出了4V特點，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理形式已經不能滿足對數(shù)據(jù)的處理和分析，目前使用比較廣泛的是數(shù)據(jù)并行處理系統(tǒng)和非關系型的數(shù)據(jù)庫，將ETL工具移入到云計算平臺系統(tǒng)對于數(shù)據(jù)的清洗、重復檢測和缺失數(shù)據(jù)處理、邏輯錯誤檢測都有重要意義，有利于保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的數(shù)據(jù)質量。

2.2可視化分析提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源可理解性

大數(shù)據(jù)的可視化分析就是在大數(shù)據(jù)自動分析數(shù)據(jù)的同時，利用可視化界面和人機交互技術提高人對數(shù)據(jù)的洞察力。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的可視化分析就是將檔案數(shù)據(jù)生成各種報表以及文本、視頻等，方便決策制定者理解運用。以企業(yè)中的文本數(shù)據(jù)可視化為例，標簽云是目前比較流行的文本可視化技術，能夠將檔案文本中潛在的主題進行分類、邏輯結構和詞頻重要度直觀的展現(xiàn)出來，成為企業(yè)決策的依據(jù)，相類似的還有很多不同類型的檔案信息可視化技術，如網絡數(shù)據(jù)可視化、時間序列可視化等。

2.3語義引擎實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的智能提取

信息時代下全球信息儲存量暴漲，傳統(tǒng)的百度搜索引擎僅僅能夠滿足對關鍵詞的匹配搜索，檢索的準確率比較低，檢索結果的關聯(lián)度也不強。實現(xiàn)高質量的搜索體驗和智能提取是語義搜索引擎的主要優(yōu)勢。語義引擎是在語義網的發(fā)展帶動下來實現(xiàn)語義搜索的引擎，能夠通過分析搜索者的語義檢索請求來理解搜索者的真正意圖，對語義分析通過語言處理進行概念匹配。企業(yè)人事檔案中應用語義引擎，能夠分析該檔案中人的職務和級別，提取出姓名、級別、時間等關鍵信息，提高檢索命中率。

2.4數(shù)據(jù)挖掘發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的隱性價值

數(shù)據(jù)挖掘又稱為數(shù)據(jù)庫知識再發(fā)現(xiàn)，就是分析數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)性。主要的數(shù)據(jù)挖掘方法有機器學習法和神經網絡方法等。在大數(shù)據(jù)分析中，數(shù)據(jù)挖掘是核心，對企業(yè)來說檔案數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)由企業(yè)正常運行管理中形成的檔案數(shù)據(jù)和企業(yè)運行過程中遺存在互聯(lián)網上的數(shù)據(jù)組成。前者通過運用聚類、關聯(lián)等方式對企業(yè)內部數(shù)據(jù)進行挖掘，為創(chuàng)新人員的決策提供數(shù)據(jù)支持，后者通過網絡輿情及時跟蹤獲得市場前沿信息，調整企業(yè)的競爭策略。

2.5趨勢預測分析實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的價值創(chuàng)造

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源預測分析是在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源數(shù)據(jù)挖掘的基礎之上，發(fā)現(xiàn)適合模型，將企業(yè)檔案數(shù)據(jù)輸入該模型使得企業(yè)技術創(chuàng)新人員達到預測性的判斷效果，實現(xiàn)價值的創(chuàng)造。一個典型的例子即是市場預測問題，企業(yè)技術創(chuàng)新者可以根據(jù)檔案數(shù)據(jù)預測某件產品在未來六個月內的銷售趨勢走向，進而進行生產、物流、營銷等活動安排。具體來講企業(yè)可以通過數(shù)據(jù)時間序列分析模型預測產品銷售旺季和淡季顧客的需求量，從而制定針對獨特的營銷策略，減少生產和銷售的波動性，獲得利潤和競爭優(yōu)勢。預測分析在大數(shù)據(jù)時代彰顯出企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源獨特的魅力。

3.大數(shù)據(jù)分析方法運用于企業(yè)檔案管理中應當注意的問題

3.1控制成本

在使用大數(shù)據(jù)分析方法時要借助工具和運算時間，尤其是分析某些內容繁雜的信息數(shù)據(jù)時，企業(yè)往往很難控制好投入科技成本。這就要求企業(yè)應該提高對成本的控制能力，盡量用少的成本換取高質量的數(shù)據(jù)信息。想要達到這個效果，最重要的是采用好的大數(shù)據(jù)分析工具，在減少投入成本的同時獲得更多的利潤增加值。

3.2增強時效性

“大數(shù)據(jù)具有極強的動態(tài)性，在分析各種數(shù)據(jù)信息時要認識到這種動態(tài)性給分析工作提出的要求，提高面對信息的反應速度和處理能力。對于變化特別快的數(shù)據(jù)更要做到即時處理，否則數(shù)據(jù)信息的時效性將無法保證。因此，制約著大數(shù)據(jù)分析方法方法在企業(yè)檔案管理活動中發(fā)揮作用的重要問題就是時效性不高。事實上，大數(shù)據(jù)分析方法的關鍵環(huán)節(jié)就是建模環(huán)節(jié)，在數(shù)據(jù)建模過程中，要保持高度的敏感性和靈活性，保證模型與新更新數(shù)據(jù)之間不脫節(jié)，否則新建立的模型也只能是沒有意義的模型。

3.3重視人文情感

除了上述問題之外，大數(shù)據(jù)分析方法在企業(yè)管理檔案的具體活動中還存在一個明顯的問題，就是忽視人文感情，不能夠到位的表述出用戶的情感。盡管大數(shù)據(jù)分析方法在能夠高效率、便捷的分析處理各種企業(yè)檔案資源和海量信息，但其本身也只是一種科學的機器運算方法，對人文精神的體會根本無法進行。

總之，在大數(shù)據(jù)時代，應用大數(shù)據(jù)分析方法，有助于企業(yè)決策者從海量檔案數(shù)據(jù)中提取重要的知識，發(fā)掘隱藏在數(shù)據(jù)背后潛在的規(guī)律，對于企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用擁有重大的現(xiàn)實意義和深遠影響。大數(shù)據(jù)思維，將極大地推動優(yōu)化企業(yè)管理，科學化決策，并能有效提升企業(yè)自身技術創(chuàng)新能力，同時有效平衡成本、時效、情感等問題，確保企業(yè)在市場的激烈競爭中保持巍然屹立的姿態(tài)。

【參考文獻】

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