淺談學校文書檔案的新舊歸檔方法的利與弊

曹 聰

(山東省北鎮中學 山東 濱州 256600)

學校檔案涉及的范圍很廣，包括學校在教學實踐過程、科學研究活動與黨群組織活動時形成的具有翻閱價值的記錄，通常分為文書檔案與影響檔案，其中文書檔案中的教師人事檔案是檢索率較高的檔案，也是政府相關機構需定期查閱的學校檔案之一。在傳統的辦公方法中，政府發放給學校的文書材料與教師的人事檔案在歸檔時常采用立卷歸檔的方法，每次查閱需利用的人力物力較大，隨著信息化辦公手段的發展，相關工作人員開始嘗試使用電子辦公手段，以求實現文書檔案的規范化管理。

1.傳統的學校文書檔案歸檔方法的不足

在信息化辦公手段沒有普及的時候，政府機構相關工作人員在管理高中重點學校的教師人事檔案與歸檔發放給學校的文書檔案時，多是采用將打印好的文書備份文件立卷收存的方式，將具有查閱價值的文書資料按照類型分類，并依照時間順序進行歸檔，而文檔中的內容多是以文字為主，即使配以相關的圖像資料，也是黑白影印版，通常存在失真的隱患。在查閱這類文卷檔案時，工作人員會查找相應關鍵字或是按照歸檔時間進行檢索，這一環節需要花費一定的時間[1]。

在這類歸檔方法中，一份文檔從確定需要歸檔到真正做好歸檔工作需要經過多項手續。首先工作人員需要對送來的文檔進行分類，然后根據各類文檔的具體內容進行組卷，并將這些新組成卷宗依照邏輯或時間順序進行排列并編號，待這部分文檔被整理好后，工作人員還需要依據其中關鍵內容進行抄目，隨后裝訂成冊，收入相應的檔案柜中。這種工作方式在應對數量較少的檔案文件時，具有細致詳細的優勢，但若是同期檔案的數量較龐大，工作人員會感到較大壓力，尤其是在每年一次的檔案整理中。

與此同時，傳統文書檔案管理還有一項工作是擬寫案卷的標題與保管期限。這一工作的內容更為復雜，并且隨著時間的演唱，整理與調取工作會愈加繁瑣，為正常工作帶來許多不便，使檔案的管理失去了時效性。

2.現代化學校文書檔案歸檔方法的優勢

為使高中重點學校的文書檔案與人事檔案管理更為簡潔高效，提高辦公質量與效率，政府部門應緊跟時代發展的腳步，對工作方法進行改革，推行信息化辦公[2]。

首先，在管理文書檔案方面，可采用將傳統的訂立卷宗歸檔的方式轉換為每一單獨文件設定一個檢索關鍵詞，并在各文件中建立分層邏輯關系，方便工作人員在檢索時既可快速找到具體的文檔，也可以根據分類找到某一類的所有文檔。這一工作在歸檔時會在一定程度上增加工作人員的工作量，但卻可以為日后的檢索與查閱工作提供很多方便。如今，信息化辦公設備已更新換代，工作人員可以借助的信息化手段愈加豐富，在歸檔相關文檔的同時，工作人員可備份一份電子資料，添加到已有資料的數據庫中。這樣一來，既保證了原版資料的存檔完整，也可通過保證電子版文檔在多次的檢索查閱中不受損傷，實現長期高質量的檔案管理。

其次，由于政府向高中重點學校分發的文檔種類眾多，時間跨度也不一，在歸檔時還存在部分文檔批復手續復雜的問題，若是遇到了跨年度的文檔，在整理時會遇到一些列問題。然而，若是使用了電子數據庫的方式來歸檔文檔，則可不必像傳統文檔歸檔方法那樣，因單個文檔的插入而轉換一批文檔的編號，重新制定許多編目，而是簡單地在數據庫中未該文檔設立新編號即可，極大地簡化了歸檔工作的手續。但這一方法并不代表工作人員可不再使用紙質文檔收存學校相關檔案，為防止電子檔案由于電子設備的損壞或網絡的不穩定造成丟失，工作人員還是要保護好原版的紙質文檔，知識在電子版目錄的輔助下，編錄工作可適當進行簡化。

最后，傳統的檔案在歸檔到檔案室后是有專人負責其安全性的，在使用現代化辦公手段時，工作人員也要注意數據的安全。

結束語

綜上所述，檔案文書工作是為日后所需的查閱與審核服務的，核心原則是保證檔案的真實有效，并長期不受損毀。在過去的高中重點學校文檔歸檔方法中，單份文檔的檢索較為困難，出錯率高，同時紙質文檔若是保存不當很容易受到損傷。而在現代化的信息辦公方法中，各類分檔的分類更為科學，文檔內容也可長久安全保存，在檢索時也更加便捷，是辦公室管理應發展的方向。