秘書專業(yè)學(xué)生核心技能的培養(yǎng)路徑研究

聶心怡

秘書學(xué)專業(yè)于上世紀(jì)八十年代初興起，至今已有30多年的發(fā)展歷程。隨著社會發(fā)展，秘書這個職業(yè)在社會中的重要性不斷增加，成為了社會生活中不可或缺的一部分。作為一名合格的秘書，不能僅僅學(xué)習(xí)書本上的理論知識還需要培養(yǎng)并形成文書處理技能、會議事務(wù)處理及活動的策劃組織技能、辦公室日常事務(wù)的處理技能以及交往溝通技能這四項(xiàng)核心技能。但是，雖然知道了培養(yǎng)的大致走向，秘書人才培養(yǎng)的諸多理論和現(xiàn)實(shí)問題仍有待進(jìn)一步理清，在這些需要理清的理論和問題中，處于關(guān)鍵位置的是秘書人才培養(yǎng)目標(biāo)及培養(yǎng)方法的確定。

如今秘書專業(yè)的本科畢業(yè)生因?yàn)槿狈?shí)踐以及足夠的理論在就業(yè)競爭市場中優(yōu)勢變得越來越少。隨著時代的不斷發(fā)展，就業(yè)市場對秘書這個職業(yè)的專業(yè)要求也越變越高，如果想要繼續(xù)培養(yǎng)出適合社會需求和社會發(fā)展的秘書人才，就必須改革求變，在現(xiàn)有的機(jī)制下做出相應(yīng)的調(diào)整，只有這樣才能為市場提供真正符合職業(yè)要求的秘書人員。

一.什么是核心技能

“核心技能，又稱關(guān)鍵技能或核心能力，它是指一種可遷移的、從事任何職業(yè)都必不可少的跨職業(yè)的關(guān)鍵性的能力。”①這個研究開始于二十世紀(jì)七十年代，其主要發(fā)源地為英國，到目前為止，英國的核心技能建構(gòu)與原先相比已經(jīng)形成了完整的體系。現(xiàn)在，我們進(jìn)入了二十一世紀(jì)，二十一世紀(jì)是一個高速發(fā)展的時代，經(jīng)濟(jì)全球化造成了國際市場競爭的激烈，與此同時人才的競爭也越發(fā)激烈。1998年，中國勞動和社會保障部的國家技能振興戰(zhàn)略提出了發(fā)展核心技能體系的目標(biāo)以及人才培養(yǎng)的相關(guān)原則，這說明我國已經(jīng)意識到這個問題，開始著手開發(fā)一個符合中國國情、順應(yīng)時代發(fā)展的核心技能體系，從這時候開始我國便開始了獨(dú)立的研究。

然而到目前為止，雖然學(xué)界有關(guān)于核心技能問題的研究已經(jīng)展開，并且取得了一定的成就，但是在秘書人才核心技能問題這一方面的研究還很不夠，特別是對于秘書專業(yè)學(xué)生培養(yǎng)目標(biāo)的制定以及關(guān)于秘書專業(yè)學(xué)生核心技能培養(yǎng)路徑的理論建構(gòu)和與實(shí)踐實(shí)施都未充分明確。因此無論從理論角度考察，還是從實(shí)踐層面考量，我們都要抓住這個機(jī)會，運(yùn)用所研究出的理論來分析秘書核心技能，并且解決如何培養(yǎng)秘書核心技能這個問題，以上所說都是秘書學(xué)理論與實(shí)踐教學(xué)在現(xiàn)實(shí)結(jié)合過程中的較為急切的問題。

盡管目前來說，對于秘書專業(yè)的研究還沒有從核心技能角度展開，更不用說從核心技能的角度出發(fā)去研究與秘書專業(yè)相關(guān)的教員的職業(yè)能力，但是我國職業(yè)秘書資格鑒定考試的考核標(biāo)準(zhǔn)卻是依靠著核心技能的模式研究制定形成的，從資格考試我們可以大體知道如何探究秘書核心技能，如何更進(jìn)一步的構(gòu)建其培養(yǎng)模式。

對秘書這個職業(yè)而言，其職能最大的特點(diǎn)就是綜合性、繁瑣性。因此我們要構(gòu)建多層次、立體化、全方面的核心技能培養(yǎng)模式，綜合相關(guān)研究“可將秘書的核心技能模式概括為‘四位一體’的立體結(jié)構(gòu)模式”②，即辦文技能、辦事技能、辦會技能以及日常交往的溝通技能。而對這四個技能的培養(yǎng)路徑的探索與實(shí)施是一個系統(tǒng)工程，本文就課外實(shí)習(xí)和課堂實(shí)踐兩種路徑展開論述。

二.“四位一體”的立體結(jié)構(gòu)模式

（一）辦文技能

文書處理“是指國家機(jī)關(guān)和其他社會組織計劃、組織、決策、指揮、控制、協(xié)調(diào)工作的手段和方式，是聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁和紐帶，在各項(xiàng)管理活動中發(fā)揮著特殊的效用。”③基本原則和要求是:及時、高效、準(zhǔn)確和保密。其中根據(jù)收回的問卷數(shù)據(jù)顯示55.56%的人認(rèn)為保密是最重要的，33.33%的人選擇了兢兢業(yè)業(yè)，及時高效。

此外文書處理工作量大、涉及方面廣、細(xì)枝末節(jié)繁多，并且?guī)в袧庵氐恼涡裕粋€看似很小錯誤可能最后會造成巨大的損失。所以細(xì)心細(xì)致完成文書處理工作關(guān)乎到整個組織運(yùn)轉(zhuǎn)的效率，這使得秘書從業(yè)人員需要有很高的文書處理能力。同時由于現(xiàn)代化科技的發(fā)展，智能化辦公水平的提高，秘書的智能辦公能力、大數(shù)據(jù)處理能力、多場景切換和掌控能力、有差異的針對化服務(wù)能力都需要得到更深一步的發(fā)展，只有不斷加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)、擴(kuò)大知識范圍，吸納新鮮事物同時努力學(xué)習(xí)黨的相關(guān)政策，懂得一定的基礎(chǔ)法律，與時俱進(jìn)才能不被日新月異的工作環(huán)境拋棄。

（二）辦事技能

辦公室日常事務(wù)大致包含以下幾個部分：人員接待、領(lǐng)導(dǎo)的日程安排、領(lǐng)導(dǎo)出差的相關(guān)安排、整理相關(guān)信息工作、突發(fā)事件的處理等一系列工作，下發(fā)的事務(wù)普遍帶有綜合性，需要秘書人員保密、及時、準(zhǔn)確的去處理，同時還需要顧全大局不拖泥帶水，只有這樣才能確保整個組織高效運(yùn)轉(zhuǎn)。另外這些日常事務(wù)需要緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作日程安排以及其所在組織的經(jīng)營管理工作展開。辦公室日常事務(wù)是否能有效處理是組織是否能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵點(diǎn)，是幫助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)一切有利于組織運(yùn)轉(zhuǎn)的強(qiáng)大輔助力量，是辦公體系內(nèi)外溝通聯(lián)系的橋梁，可以說辦公室日常事務(wù)的有序處理是整個社會良性發(fā)展的重要依托。

（三）辦會技能

會議是現(xiàn)代社會各種組織機(jī)構(gòu)必不可少的活動之一，其主要功能包括決策、控制、協(xié)調(diào)、宣傳等功能；活動的組織策劃是任何社會組織都不可缺少的一個環(huán)節(jié)性工作，是不可缺少的部分。以上兩項(xiàng)不論哪一項(xiàng)只要開始進(jìn)行甚至是構(gòu)思時都會產(chǎn)生一系列零零碎碎的事務(wù)性工作。與文書處理一樣，細(xì)節(jié)在會議事務(wù)和活動的策劃組織中是不可忽視的，無論多小的細(xì)節(jié)都會對之后的結(jié)果產(chǎn)生不可忽視的結(jié)果。細(xì)節(jié)的完美呈現(xiàn)是保質(zhì)保量完成相關(guān)任務(wù)的重要基礎(chǔ)，因?yàn)檫@樣，使得大環(huán)境對相關(guān)人員的技能和素養(yǎng)要求變得越來越高。除此以外工作質(zhì)量的好壞和工作效率的高低關(guān)乎整個社會組織整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率。因此，秘書人員必須在每次工作開始之前做好充足的準(zhǔn)備，要時刻保持謹(jǐn)慎的態(tài)度，將組織工作安排嚴(yán)密、周到，確保會議有條不紊、圓滿高效的進(jìn)行。

（四）交際能力

當(dāng)代社會是一個需要溝通的社會，可以毫不夸張地說如果不會溝通那么就不會取得成功，而秘書這個職業(yè)，因?yàn)槠渎殬I(yè)特殊性，對于交往溝通技能顯得更加重視了，但是處理人際關(guān)系是一門比較難完全掌握的學(xué)問，作為一個秘書，如果很擅長處理人際交往方面的事物，和不同類型的人都能進(jìn)行良好的交往，就能將組織的發(fā)展氛圍、發(fā)展環(huán)境營造的和諧有序、融洽友好，能夠提升組織社會形象，不僅秘書對于組織有影響，組織對秘書也有相應(yīng)的反作用，秘書的辦事效率和工作能力會因?yàn)檫@種反作用而大大提高。“秘書的人際交往分為領(lǐng)導(dǎo)交往和群眾交往。與領(lǐng)導(dǎo)交往，是秘書交往活動中最重要的部分，這是由秘書的角色性質(zhì)和基本職責(zé)所決定的。”④

經(jīng)濟(jì)全球化的開展使得國家之間的交流日益緊密，不論什么企事業(yè)單位，都會涉及對外交流這一部分，作為秘書就需要具備較高的外語能力和理解相應(yīng)的文化，能夠保障順暢有效地進(jìn)行對外交往。

另外在交流過程中要保持積極的態(tài)度和樂觀的心態(tài)，學(xué)會傾聽，如果一直以悲觀的情緒面對，那么只會將想要和你交流的人推得更遠(yuǎn)。

三.如何培養(yǎng)秘書專業(yè)學(xué)生

根據(jù)回收問卷的數(shù)據(jù)顯示94.44%的人認(rèn)為，秘書是需要經(jīng)過學(xué)習(xí)再上崗的，經(jīng)過這么多年的認(rèn)識，我們也知道了對于秘書專業(yè)學(xué)生的技能培養(yǎng)不是一蹴而就的，需要經(jīng)過一個長期的過程，如今對于秘書專業(yè)人才的培養(yǎng)，要求我們立足于課堂，卻不限于課堂，依靠實(shí)踐—實(shí)習(xí)兩步，不斷推進(jìn)相關(guān)技能的培養(yǎng)。對于這兩項(xiàng)人們有不同的看法，22.22%的人認(rèn)為課堂最重要，77.78%的人認(rèn)為實(shí)習(xí)最重要，特別是到了崗位之后的自我摸索，但是如果一位秘書只靠自我摸索，那么初期的他只會造成組織的混亂而不是幫助，只有在課堂上努力學(xué)習(xí)，有了一定的基礎(chǔ)，工作之后的逐步提升才是有價值的。但這里講的課堂學(xué)習(xí)并不是僅僅指理論還有實(shí)踐。

（一）以課本為輔，以實(shí)踐為主，培養(yǎng)相關(guān)技能

對于秘書這個專業(yè)，很多人抱有“文科無實(shí)訓(xùn)”的觀點(diǎn)，但秘書和一般的文科專業(yè)有所不同，它的實(shí)踐性、應(yīng)用性很強(qiáng)。因此秘書專業(yè)的學(xué)生必須考慮將理論與實(shí)踐相結(jié)合，并且實(shí)踐的地位和理論地位并重甚至甚至實(shí)踐的地位略高于理論的地位。在教學(xué)過程中，應(yīng)背棄傳統(tǒng)的“黑板+粉筆”教學(xué)模式，采用情境教學(xué)法、案例分析法、討論法、點(diǎn)撥法、反饋式教學(xué)法、實(shí)踐訓(xùn)練法等多種教學(xué)方法和現(xiàn)代多媒體教學(xué)手段，加強(qiáng)師生的互動，其中最重要的就是開展多種多樣的實(shí)踐教學(xué)，培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐操作能力。秘書教學(xué)實(shí)踐活動的開展可以采用任務(wù)驅(qū)動型實(shí)踐教學(xué)模式，圍繞“實(shí)際、實(shí)踐、實(shí)用”這三點(diǎn)組織教學(xué)，在情境中鞏固書本中學(xué)到的知識，使得學(xué)生能夠適應(yīng)社會需要、能夠解決實(shí)際問題。除此以外還能采用情景再現(xiàn)模式，做到每個人都參與并且進(jìn)行策劃，在這個過程中，充分調(diào)動學(xué)生積極性、主動性，讓學(xué)生策劃組織多種綜合性活動，并根據(jù)不同學(xué)生能力特點(diǎn)的不同，進(jìn)行任務(wù)的分配，允許學(xué)生在這個過程中扮演多個角色，完成后及時進(jìn)行總結(jié)，通過這種方法讓學(xué)生們體會到不同立場的人處理事務(wù)的方法，幫助他們積累一定的經(jīng)驗(yàn)，逐步提升相關(guān)技能。但除此以外還有更深的意義，那就是解除同學(xué)們對秘書這個職業(yè)的誤解，培養(yǎng)正確社會意識以及秘書角色意識，因?yàn)橐婚_始學(xué)生對秘書的定義往往是片面甚至帶有偏見的。

課堂實(shí)踐是最重要的獲得路徑，因?yàn)橹挥性谡n堂上得到鍛煉完善自身，才能將自己優(yōu)秀的一面展現(xiàn)在別人眼里。但課堂實(shí)踐畢竟機(jī)會太少，所以還要充分認(rèn)識并且利用課外資源。在實(shí)踐過程中，教師應(yīng)該幫助學(xué)生明確自身的階段性目標(biāo)，發(fā)揮其主觀能動性并且?guī)椭麄冞M(jìn)行階段性的總結(jié)，而不是讓學(xué)生盲目、被動地學(xué)習(xí)，例如實(shí)踐前期要求同學(xué)進(jìn)行定期進(jìn)行小結(jié)，實(shí)踐中期進(jìn)行相關(guān)匯報，實(shí)踐后期，要求在調(diào)研基礎(chǔ)上加入自己所獲得地經(jīng)驗(yàn)形成總結(jié)式作業(yè)。

在實(shí)踐的后期，要注意營造真實(shí)工作環(huán)境，因?yàn)槊貢鴮I(yè)人員需要有強(qiáng)大的心理耐受力，能很好的調(diào)試自己的心情，面對突發(fā)、危機(jī)的事情能夠不慌亂，而且要能夠很好的融入到工作新壞境中。為了使學(xué)生能從容地面對這些挑戰(zhàn)，教師要抓緊實(shí)踐這一環(huán)節(jié)，讓同學(xué)們提前感受到真實(shí)工作的氛圍，培養(yǎng)健康的心理素質(zhì)。并且?guī)椭鷮W(xué)生領(lǐng)會秘書工作的繁雜性、基礎(chǔ)性和重要性。

當(dāng)然秘書是一個綜合性很強(qiáng)的專業(yè)，課程之間即相互聯(lián)系又有交叉，要有一個完整的專業(yè)課程體系，才能培養(yǎng)出優(yōu)秀的秘書。目前秘書專業(yè)核心課程群由《現(xiàn)代談判學(xué)》、《中文禮儀文化》、《秘書學(xué)概論》、《秘書實(shí)務(wù)》、《辦公自動化》、《秘書寫作》、《外事工作概論》等幾門課程組成。這些課程的設(shè)置在強(qiáng)調(diào)學(xué)科學(xué)習(xí)的系統(tǒng)性、理論性等內(nèi)容的基礎(chǔ)上，又結(jié)合了目前社會以實(shí)用性、技能性為特點(diǎn)的現(xiàn)狀，“充分考慮現(xiàn)代文秘人才的實(shí)用性和普遍適應(yīng)性，然而，為了突出新世紀(jì)文秘人才的特色，順應(yīng)時代高速發(fā)展的歷史趨勢，還可開設(shè)一些諸如辦公自動化、駕駛、速記、涉外商務(wù)以及口語、計算機(jī)文秘軟件等課程，”⑤并根據(jù)需要隨時進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，只有整合課程群中各門課程的教學(xué)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)合作教學(xué)、融合教學(xué)才能獲得完整的秘書核心技能,才能培養(yǎng)出高水平的秘書人才。

（二）以實(shí)習(xí)為階梯，不斷提升秘書專業(yè)技能

實(shí)習(xí)是學(xué)生連接課堂和社會的紐帶，能夠讓學(xué)生逐步接觸到秘書的工作領(lǐng)域，縮短畢業(yè)后上崗的適應(yīng)時間，因此學(xué)校應(yīng)該結(jié)合相關(guān)課程的開設(shè)，盡早安排學(xué)生實(shí)習(xí)并且見習(xí)期間應(yīng)該設(shè)有一定的任務(wù)量。除了布置任務(wù)，學(xué)校還需要起到輔助和監(jiān)督的工作，這就需要配備相應(yīng)的老師，讓老師去實(shí)時進(jìn)行學(xué)生崗位的反饋，在實(shí)習(xí)結(jié)束后用統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)對學(xué)生進(jìn)行判定，通過成績呈現(xiàn)出實(shí)習(xí)成果，避免模糊不清的情況的產(chǎn)生。

然而就目前而言秘書專業(yè)學(xué)生的實(shí)習(xí)工作還存在很多問題，例如規(guī)范不統(tǒng)一、制度不完善，缺少有效的約束機(jī)制，太過自由隨意，缺乏實(shí)時跟蹤監(jiān)督等等，有些同學(xué)甚至直接不去參與實(shí)習(xí)，這種做法使得他們無法有效轉(zhuǎn)化理論知識、提高專業(yè)能力。基于上述原因，學(xué)校必須要規(guī)范畢業(yè)實(shí)習(xí)制度，保證畢業(yè)實(shí)習(xí)能夠正常的開展，制定切實(shí)可行的畢業(yè)實(shí)習(xí)成果考核辦法，積極采取校企聯(lián)合、學(xué)校引進(jìn)等方式，只有這樣才能真正達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

早期的實(shí)習(xí)，可以幫助同學(xué)樹立正確的秘書觀念、樹立正確秘書角色意識。“秘書的角色意識及其培養(yǎng)秘書的角色意識，是秘書人員對秘書角色的心理體驗(yàn)，是對秘書責(zé)任、義務(wù)自學(xué)感知的心理活動。”⑥如果缺少了這種角色意識，秘書就缺少了主觀能動性，變得機(jī)械，所以我們必須培養(yǎng)培養(yǎng)秘書的角色意識，首先必須建立和培養(yǎng)服務(wù)意識，秘書的每一項(xiàng)服務(wù)都是圍繞領(lǐng)導(dǎo)展開的，因此秘書的基本職能是服務(wù)，基于這點(diǎn)，秘書考慮事情需要在領(lǐng)導(dǎo)之前，處理問題需要靈活機(jī)智。其次要建立和培養(yǎng)參謀意識，秘書要在堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)的決策但不違反原則的前提下，當(dāng)好參謀，為領(lǐng)導(dǎo)提供最優(yōu)的方案，并且當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)有錯誤時，要敢于進(jìn)諫和規(guī)勸。最后是培養(yǎng)自身道德意識，加強(qiáng)自身道德修養(yǎng)。

課堂實(shí)踐＋課外實(shí)習(xí)看似是一貫而來的做法，卻又有不同之處。對于老模式，我們要取其精華，去其糟粕，一個原來被肯定過的模式，雖然有過時的地方，但肯定有其獨(dú)特之處，因此要在原有的基礎(chǔ)上，加入新的成果，以此來改進(jìn)高校秘書專業(yè)教學(xué)中存在的問題，合理規(guī)劃，穩(wěn)定提高，實(shí)現(xiàn)培養(yǎng)人才專業(yè)化、市場化。

雖然秘書核心技能的培養(yǎng)模式在實(shí)施中會遭遇很多困難，但是只要學(xué)校、教師和學(xué)生三方面合力，就能促進(jìn)其良性發(fā)展。

四.對秘書專業(yè)學(xué)生的影響

（一）秘書專業(yè)學(xué)生能夠正確樹立秘書角色意識，培養(yǎng)并確立學(xué)生積極健康的秘書角色意識、職業(yè)認(rèn)同感和職業(yè)榮譽(yù)感。

（二）培養(yǎng)秘書核心技能能夠逐步培養(yǎng)學(xué)生的文書寫作及處理技能、會議事務(wù)處理及活動的組織策劃技能、辦公室日常事務(wù)處理技能。這有助于提高學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)的競爭力。

（三）能夠有效減少正式上崗的適應(yīng)期，更快的進(jìn)入秘書的職業(yè)狀態(tài)。

五.結(jié)語

秘書專業(yè)核心技能研究是為了滿足秘書崗位的實(shí)際需要，有利于秘書專業(yè)學(xué)生更好的從學(xué)校過渡進(jìn)入社會。新社會，新環(huán)境導(dǎo)致秘書職業(yè)專業(yè)性無法再被人們忽視，秘書已經(jīng)不僅僅是所謂的零碎雜工，而是需要職業(yè)道德、職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能支撐的崗位，雖然相關(guān)的研究還在展開，這方面還處于摸索階段，但是依舊具有借鑒意義，另外學(xué)校、老師、學(xué)生和實(shí)習(xí)單位這四個對象需要擺正自己的位置和態(tài)度，只有這樣才能最大程度幫助學(xué)生提升專業(yè)技能。

注 釋

①黃日強(qiáng)，黃勇明.核心技能—英國職業(yè)教育的新熱點(diǎn) [J].比較教育研究.2004（2）.

②喬芳.芻議秘書核心技能及其培養(yǎng)模式建構(gòu)[J].語文學(xué)刊，2013，12：97-99.

③楊霞.現(xiàn)代文件管理[M].北京：中國檔案出版社，2003，2.

④陳旭彬.秘書學(xué)概論[M].北京：人民日報出版社，2004，212-213.

⑤游晴林.高職文秘專業(yè)課程教學(xué)改革探討[J].華章，2010（34）：115.

⑥孫龍，姚成福.從秘書的定義解析秘書的角色意識與價值取向[J].甘肅科技縱橫，2005，34（1）：64-65.