項目檔案工作融入工程建設研究

文/上海核工程研究設計院有限公司 劉兆剛

項目檔案工作是工程建設的重要內容，應融入工程建設，與項目建設管理同步。但在實際工作中，項目檔案工作經常出現與項目建設管理脫節的現象。項目建設是一個復雜多變的過程，從啟動到收尾有一個完整的生命周期，如何在變化的過程中把握住項目建設規律和節奏，將項目檔案工作穿插落實到項目建設管理的各個環節，實現項目檔案工作與項目建設管理的良好融合，是本文研究的重點。

一、項目檔案工作與項目建設管理脫節的原因

建設項目檔案在項目建設過程中形成，與工程實體一樣，是項目產出的重要成果。項目文件是項目檔案的前身，具有文件自身的本質屬性，同時被賦予了建筑產品和建筑生產的某些特性，項目檔案的形成離不開工程管理人員和檔案管理人員的相互協作。但在實際工作中，項目檔案工作常被項目管理者和工程管理人員忽視，未有效納入項目建設整體規劃與實施，而檔案管理人員缺乏一定的專業知識和項目管理能力，不能有效利用項目管理手段對項目文件的形成進行管控，使得項目檔案工作與項目建設管理脫節，導致項目文件完整性、準確性、系統性和規范性出現問題。項目文件問題的產生輕則增加項目成本，影響工程進度，重則延誤工程竣工驗收和移交，使項目在經濟上遭受重大損失。項目管理人員應采取有效措施，避免項目檔案工作與項目建設管理脫節現象。

二、項目檔案工作與項目建設管理的對應關系

項目建設管理是為實現工程項目的目標，利用系統的觀點、理論和方法對工程項目進行的決策、計劃、組織、控制、協調等管理活動。項目生命周期理論、項目五大管理過程和十大知識領域是項目建設管理的核心內容。 在工程建設階段，項目檔案伴隨著項目管理活動和工程實體產生，按項目生命周期理論的項目策劃決策、項目準備、項目實施、項目竣工四個階段劃分，如表1所示，各階段產生的文件類型如下：

表1 建設項目生命周期內需歸檔的文件類型

項目檔案工作的主要活動有建立檔案管理機構、檔案制度規范建設、確定歸檔范圍、編制歸檔計劃、項目文件過程控制、項目文件收集、整理、歸檔和移交，與項目知識領域密不可分，在項目生命周期內將項目檔案管理活動劃分為啟動、規劃、實施、監控、收尾五個過程。項目檔案工作與項目生命周期的四個階段、項目管理過程和項目知識領域的對應關系如表2所示。

表2 項目檔案工作與項目建設管理的對應關系

三、項目檔案工作融入工程建設的幾點建議

表2所示的對應關系為項目檔案工作融入工程建設提供了操作指南，由于項目管理的復雜性和動態性，僅有對應關系是不夠的，管理中還需要發揮人的主觀能動性和創造力，建議做好以下幾個方面的工作：

（一）加強項目檔案分管領導的統籌引領。項目檔案工作融入工程建設應遵循“統一領導、分級管理”的原則，項目檔案分管領導在融入工作上起著統籌引領的關鍵作用。分管領導應具有豐富的項目管理經驗、一定的檔案專業知識和良好的溝通協調能力，在融入工作上善于利用自己的管理權限和平臺獲取必備的資源，及時掌握項目動態，總攬融入全局，在關鍵節點上把握好融入時機，為融入工作提供可靠的技術指導、工程管理信息和資源支持，協調相關方的高層，推動融入工作落實到各個層次和環節。

（二）發揮工程管理部門的歸口管理作用。針對不同的項目管理任務，項目設置了對應的工程管理部門，這些部門在管理活動中承擔著執行者、組織者的角色。項目檔案工作是項目管理和施工活動中的一部分，檔案工作跟著工程業務走，工程管理部門在做好項目文件的形成、收集、整理和歸檔工作的基礎上，需行使歸口管理職能，發揮項目檔案工作融入工程建設中的組織和協調作用。如在項目招投標和合同簽署時，商務管理部門應該及時組織檔案管理部門參與，將項目檔案管理要求納入合同。在項目計劃制定時，項目控制部門應組織檔案管理部門將項目檔案移交計劃列入其中。

（三）提升檔案管理部門的主動參與意識。檔案管理部門往往具有較強的檔案專業知識，缺乏必要的項目管理知識，對項目管理動態和工程技術業務知識不了解，推行項目檔案管理要求時比較被動。在項目檔案管理要求落實到工程建設的過程中，檔案管理部門承擔著監督、指導、檢查、培訓、考核的職能，是項目檔案工作融入工程建設的橋梁和紐帶。檔案管理人員應主動學習項目管理知識，提升項目管理能力，加強工程技術業務知識的積累，積極參與項目建設的重要會議、重大活動、階段性檢查驗收和竣工驗收活動，參與項目質量監督、檢查，利用合同履約評價、費用支付、顧客滿意度評價等手段為項目檔案管理服務。管理過程中發揮主動意識，對于發現的問題及時糾正，及時切入指導和培訓，促進全員檔案意識和檔案工作能力的提升。

（四）利用好項目信息系統平臺建設。隨著信息化的迅猛發展，信息系統在工程建設中得到了廣泛的普及和利用。項目管理活動基本實現了信息化，項目管理信息系統在流程節點上體現了檔案業務和工程業務的結合，項目文件如不符合檔案管理要求，業務流程將不能向下流轉，為項目檔案工作融入工程建設提供了良好的平臺。由于工程建設環境的復雜性，一些工程建設項目的管理和施工活動還在通過紙質文件流轉，既不利于融入工作，也不適應項目檔案電子化發展的趨勢，需要管理者組織，信息管理部門、工程管理部門和文檔部門攜起手來，充分發揮信息技術的先進性和項目管理人員的創造力，共同建設高效的項目管理信息系統，為融入工作服務。

四、結語

建設項目檔案工作融入工程項目建設是一個復雜的、動態的過程，是一項全員、全過程、全方位的工作，不可能一蹴而就。融入程度的深淺決定著項目檔案工作的輸出高低，影響著項目管理的整體績效。在建設項目生命周期內，項目管理者要高瞻遠矚，以自然融合為目標，將融入工作視為重要任務來抓，使項目檔案工作真正成為項目建設管理不可分割的一部分，從而實現項目建設管理的高效運作。