新形勢下如何全面提升辦公室管理工作

文/國投白銀風(fēng)電有限公司 王笑宇

一、辦公室管理工作概述

不論是政府機關(guān)，還是企事業(yè)單位，“辦公室工作無小事”“細(xì)節(jié)決定成敗”等這些耳熟能詳?shù)脑捳Z，時刻在提醒我們辦公室工作的重要性。作為政府機關(guān)、企事業(yè)單位最重要的一個職能部門，辦公室就猶如“大管家”一樣，發(fā)揮著承上啟下、內(nèi)外溝通、綜合管理、后勤保障等一系列職能。高效、準(zhǔn)確、及時已成為辦公室工作最主要的特點。在日新月異的今天，如何實現(xiàn)辦公室工作的全面提升，提高辦公效率和辦公質(zhì)量，已成為電力企業(yè)改革轉(zhuǎn)型的重要目標(biāo)之一。

二、現(xiàn)階段辦公室工作的現(xiàn)狀分析

辦公室作為企事業(yè)單位核心部門，主要包括會議行政、后勤保障、檔案管理、內(nèi)外協(xié)調(diào)、信息宣傳等工作。它的主要特點是工作面涉及范圍很廣，事情瑣碎繁雜，對人員綜合素質(zhì)要求較高。但在實際的工作當(dāng)中，很多辦公室人員出現(xiàn)由于諸多因素，或多或少的出現(xiàn)了按部就班、狀態(tài)欠佳、效率低下等問題。究其原因，主要表現(xiàn)在以下三個方面：

（一）人員責(zé)任感不強，思想定位不準(zhǔn)。目前，很多企業(yè)辦公室人員配置不齊，多數(shù)員工身兼多職，工作壓力大，久而久之會導(dǎo)致員工工作熱情喪失，難以激發(fā)員工的工作熱情。因為工作多、壓力大，多數(shù)員工沒有時間去思考，去反思工作中遇到的問題，而是領(lǐng)導(dǎo)安排什么就做什么，工作流于形式，從來不多問幾個為什么。在工作中越到困難，拿不出解決困難的方法，而是直接向領(lǐng)導(dǎo)匯報，或者半途而廢。同時，多數(shù)辦公室員工年齡趨于年輕化，工作經(jīng)驗較為缺乏，責(zé)任感、使命感不夠強，只注意自己眼前的“一畝三分田”，在團結(jié)同事、協(xié)同工作方面還有很大的差距，這就容易導(dǎo)致辦公室工作效率不高，難以有很好的起色。

（二）專業(yè)素質(zhì)和綜合能力欠佳。辦公室工作作為企業(yè)的“大管家”，員工需要具備較強的專業(yè)素質(zhì)和溝通技能。辦公室工作涉及面較廣，要求人員的信息量大、知識化程度高。因為對于辦公室工作的人員，除了需要具備專業(yè)的基礎(chǔ)知識外，還需要多看、多聽、多學(xué)，努力提高自身的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。但就目前而言，多數(shù)企業(yè)的辦公室人員專業(yè)素質(zhì)不高，綜合溝通能力欠佳，不能主動地去處理一些突發(fā)情況，而是被動聽從領(lǐng)導(dǎo)安排，這就很容易導(dǎo)致很多工作無法順利展開，耽誤企業(yè)自身的發(fā)展。

（三）管理制度不完善，缺乏人員激勵機制。目前，傳統(tǒng)的電力企業(yè)未建立一套行之有效的激勵機制，部分企業(yè)甚至存在的一把手任人唯親、“一言堂”的情況，致使有能力、有經(jīng)驗的人員對工作缺乏熱情，沒有做到人盡其才。即使部分企業(yè)有一定的激勵機制，也沒有統(tǒng)一的獎懲標(biāo)準(zhǔn)，致使制度成為一種擺設(shè)，不能真正的發(fā)揮激勵作用。而有的企業(yè)獎勵形式過于單一，對于效益好的單位，只注重物質(zhì)獎勵，忽視精神獎勵。對于效益一般或不好的單位，領(lǐng)導(dǎo)只是口頭表揚，沒有物質(zhì)獎勵作為基礎(chǔ)，使得獎勵成為一句空話。

三、解決的措施

（一）提升員工工作責(zé)任感，明確崗位職責(zé)。首先，作為辦公室員工，要具備強烈的責(zé)任感，要有一種與時俱進(jìn)、誰與爭鋒、大膽創(chuàng)新的思維模式，對自己的工作要站在更高的角度去思考，要有預(yù)見性地為后續(xù)工作的開展提供可靠保證。其次，要制定明確的崗位設(shè)置和職責(zé)分工，科學(xué)地進(jìn)行人力資源配置，做到人盡其才，“把合適的人放在合適的崗位上去”，使得配置的人員可以最大化地發(fā)揮自身的特點。

（二）提升人員專業(yè)素質(zhì)和綜合能力。辦公室的工作復(fù)雜、瑣碎、重復(fù)，這就要求人員一定要有較高的專業(yè)素質(zhì)和較強的綜合能力。一是要不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)，自我充電。明確自己的薄弱環(huán)節(jié)，在學(xué)習(xí)中不斷思考、不斷探索，勤于思考，舉一反三。二是要善于感悟。通過學(xué)習(xí)，悟出其中的道理、真諦。會站在更高的地方思考問題，眼光也會放的更加長遠(yuǎn)。三是要學(xué)會團結(jié)協(xié)作。學(xué)會把自己融入集體中，有強烈的團隊意識，不看重一點一滴的得失，做到腳踏實地，用自己的付出和業(yè)績證明自己的能力，實現(xiàn)自己的人生價值。

（三）建立健全獎罰機制，建立企業(yè)文化。古人云：“無規(guī)矩不成方圓。”在新的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)要想健康穩(wěn)定的向前發(fā)展，首先要建立一套有效、可行的績效考核機制，充分發(fā)揮績效考核的導(dǎo)向、監(jiān)督、激勵和處罰作用，進(jìn)一步激發(fā)員工的工作熱情，提高工作效率。通過企業(yè)文化建設(shè)，可以增強員工對企業(yè)的認(rèn)同感和忠誠感，增強員工自信心，實現(xiàn)企業(yè)文化和經(jīng)濟效益的全面結(jié)合和健康發(fā)展。

四、結(jié)束語

電力作為國民經(jīng)濟的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，在我們平常人的生活中發(fā)揮著不可替代的作用。近些年，由于電力產(chǎn)能的不斷提高與電網(wǎng)建設(shè)的不配套，導(dǎo)致部分地區(qū)的電力產(chǎn)能出現(xiàn)過剩情況，因此也導(dǎo)致電力企業(yè)之間的不斷競爭。作為電力企業(yè)辦公室，只有適應(yīng)當(dāng)前的新形勢、新環(huán)境。摒棄一些舊觀念的束縛，在工作思路上不斷創(chuàng)新，工作方法上不斷完善，吸取教訓(xùn)，總結(jié)經(jīng)驗，逐步提升辦公室的綜合管理能力，朝著可持續(xù)的方向努力發(fā)展壯大，才能在日趨激烈的競爭環(huán)境中立于不敗之地。