淺談辦公室文書檔案的收集、歸檔與管理

文/太原市市政工程設計研究院 牛諾婕

辦公室文書檔案的收集、歸檔與管理工作與辦公室其他工作的高效執行有重大關聯。辦公室工作在單位當中占據重要地位，而辦公室相關的工作文檔資料數量也是越來越多，在工作期間辦公室工作人員需要快速、準確地找到相關文書檔案。但是目前辦公室文書檔案的相關工作還存在很多不完善的問題，這對辦公室工作質量提高來說是非常不利的。

一、辦公室文書檔案的收集、歸檔與管理工作中的不足

想要有效改善辦公室文書檔案管理工作，需要先對其中的問題進行掌握，下面對其工作中的不足進行分析：

（一）檔案管理工作人員狀態不積極。辦公室文書檔案管理工作的重要性還沒有被辦公室管理人員和檔案管理人員意識到，導致對于檔案管理工作管理人員大多是敷衍了事，沒有對所有文書檔案進行統一規范的收集、歸檔和管理，只有對比較重要的文書檔案才會進行嚴格的編號、記錄歸檔等工作。而對于一些不是特別重要的文書檔案，管理人員處理時就有些隨意了。導致這些文書檔案擺放沒有規律，使用時東翻西找，即使找到了也無法得知該檔案收集、歸檔的相關信息，致使文書檔案的利用率無法提高。

（二）檔案管理工作方式陳舊。目前，辦公室文書檔案收集、歸檔與管理工作還是延續著傳統的方式，對于新時代的辦公室工作運營模式來說，傳統方式已經過于陳舊了。首先，傳統管理方式是使用紙質檔案進行儲存和利用的，這種方式不夠智能化，而且紙質的文書檔案資料在長期儲存時容易出現紙張發黃或字跡模糊的情況，在利用過程中也容易損壞。其次，檔案管理信息化建設沒有落實，完全依靠人工進行文書檔案的查找、歸檔等工作，管理工作人員工作壓力較大，工作效率也不高。最后，管理工作沒有完整的流程和標準，也是工作方法無法有效革新的關鍵原因。

（三）檔案管理工作執行力度較弱。辦公室文書檔案資料數量是非常龐大的，各個類型的檔案資料全部要集中進行管理。但是由于檔案管理工作執行力度沒有發揮出來，很多時候相關文書檔案在其他部門不能及時地送到辦公室，或者辦公室管理人員疏漏遺忘，這都會導致檔案收集、歸檔工作的難度增加。而且部分辦公室檔案管理人員是由擔任辦公室其他工作的人員同步負責的，致使有時辦公室工作人員分身乏術，檔案管理工作質量和效率受到嚴重影響。

二、辦公室文書檔案收集、歸檔與管理工作的優化對策

辦公室文書檔案收集、歸檔與管理工作，對日常工作都有重要影響，因而基于辦公室文書檔案管理工作的現狀，需要采取針對性的優化對策，來對其管理工作進行強化，促進辦公室文書檔案管理工作能夠為其他工作起到促進作用。

（一）強化檔案管理人員的工作素養和積極性。辦公室文書檔案管理工作的執行情況與檔案管理人員工作狀態和工作能力是直接相互作用的，因而對檔案管理人員的強化是必須要做的。首先，對辦公室文書檔案管理人員進行培養，通過學習、培訓等活動，讓管理人員學習辦公室文書檔案管理的相關知識，掌握辦公室文書檔案管理的流程、規范和方法，尤其是要重點學習數字化、信息化檔案收集、歸檔與管理的相關內容，從而提高管理人員的工作技能和專業性。其次，在組織辦公室文書檔案管理人員培訓學習期間，要強調辦公室檔案管理工作的意義和重要性，從而明確檔案管理工作人員的重要地位，促進工作人員工作積極性的提升。

（二）完善檔案管理的制度、流程建設。首先，建立完善的檔案管理制度和流程，明確收集與歸檔文書檔案的時間、范圍、保管期限、注意事項以及規范化流程。其次，結合實際情況和法律法規，建立明確的職責分工制度，明確歸檔的范圍。還要集中保管歸檔期限，以免留作私用，保證文書檔案資料的安全性。最后，要加強辦公室檔案管理的執行力度，要求辦公室檔案管理人員嚴格按照其管理制度標準，開展管理工作，保證所有文書檔案資料都能完整收集和歸檔，從而促進辦公室文書檔案管理工作得到切實的優化。

（三）積極采用現代化的辦公室文書檔案收集、歸檔與管理方法。如今，辦公室文書檔案收集、歸檔與管理工作需要及時進行方法的突破，舊形式的管理方式各方面已經明顯落后，無法滿足現代辦公室工作的標準。首先，要盡快完善信息化的建設，利用信息化設備和技術建立辦公室文書檔案收集、歸檔與管理系統，這樣辦公室文書檔案管理工作的效率、規范化都能得到優化，管理人員的工作壓力也會減輕。其次，辦公室文書檔案管理人員要與其他部門保持有效的溝通和關聯，避免出現有文書檔案長時間存放在其他部門而未收集的情況，防止檔案資料丟失。

三、結語

高效、科學的辦公室文書檔案收集、歸檔與管理工作對于單位的發展有促進作用，因而必須要提高對辦公室文書檔案管理工作的重視度，并針對其中存在的抑制因素進行處理和改善，從而充分發揮辦公室文書檔案收集、歸檔與管理的服務功能。