探討辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

文/安徽省安慶市血吸蟲病防治所 焦娜

一、辦公室文書檔案收集和歸檔工作的重要性

在企事業單位日常管理中，檔案管理占有非常重要的地位。企事業單位的發展過程、事物決策、會議記錄、審批請示文件等文檔資料都屬于文書檔案管理的內容，對這些文件收集、歸檔，能夠保證檔案資源的完整和有效。文書檔案管理的文件資源是單位管理中非常重要的文檔，甚至決定著單位發展的戰略方向。由此可見，辦公室文書檔案收集和歸檔工作對于單位的日常管理至關重要。

二、辦公室文書檔案管理和歸檔工作存在的問題

（一）文書檔案管理意識差。在實際工作中，許多單位對于文書檔案管理意識差，對于工作的重視程度不夠。尤其是一些事業單位的工作人員，對文書檔案收集和歸檔管理滿不在乎，僅僅重視單位的紅頭文件，而對一般性文件則往往不夠重視，沒有對其認真管理，甚至隨處亂扔，導致文書檔案管理出現檔案失真、缺損、不連續等多種問題。

（二）檔案收集和歸檔力度小。目前，從企事業單位的辦公室檔案收集與歸檔管理上看，工作人員的收集和歸檔力度仍然不夠，其中存在的主要問題是：（1）收集和歸檔模式過于落后，文書檔案的資料形式已經與過去發生了許多變化，如果采用傳統的管理模式，整理難度較大，無法做到科學歸檔。（2）文檔資料在收集和歸檔時完整性不夠，許多文檔資料在收集和歸檔時，工作人員沒有對文檔做完整性檢查，導致在收集過程中出現缺頁、缺損等現象。

（三）文書檔案收集與歸檔管理人員的素質不高。隨著文書檔案資料形式的復雜程度越來越大，管理人員的素質已經無法滿足管理工作的需要。管理人員素質不高的主要表現是：（1）工作人員安于現狀，沒有工作目標。在工作中，工作人員對待文書檔案收集和歸檔工作沒有責任心，聽之任之，對許多文件隨處擺放，沒有分門別類予以歸檔。（2）工作人員對文書檔案收集和歸檔工作存在偏見。許多工作人員對待檔案管理工作存在偏見，認為檔案管理工作就是簡單的整理文件。這種錯誤的認識導致其在工作中往往缺乏上進心。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的措施

（一）構建文書檔案管理體系。要做好辦公室文書檔案收集與歸檔工作需要構建文書檔案管理體系。在構建文書檔案管理體系時應該針對不同的歸檔模式制定不同的規范標準，設定對應的管理原則，并且要求檔案管理人員在工作中應該嚴格落實管理規范，實現文書檔案管理的良好狀態。與此同時，在構建文書檔案管理體系時應該對各個部門的管理職能進行明確，強化各部門的工作落實。另外，在管理中將各個部門月季考核制度納入到歸檔管理體系中。通過員工的月度績效考核提升員工的工作效率，引導員工在日常工作中不斷規范自身的打印行為以及文書打印格式，實現文書檔案的高水平管理。

（二）加強檔案管理人員素質培訓。為了提升辦公室檔案管理人員素質，應該不斷加強對檔案管理人員的素質培訓。首先，單位領導部門在實施管理工作時，應該定期對檔案管理人員開展專業化的技能培訓，通過技能培訓強化員工的責任心，提升檔案管理工作水平，提升工作效率。其次，定期對辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作人員展開重塑意識會議。在會議中對文書管理人員的工作意識進行糾正，使之能夠不斷糾正工作中產生的錯誤理念。錯誤的意識理念對于工作有引導作用，辦公室文書收集和檔案管理工作往往被單位、職工所忽視。因此，單位的管理部門應該不斷強化工作人員意識，糾正錯誤理念。

（三）加強檔案宣傳工作。加強辦公室文書檔案收集與歸檔的宣傳工作對于做好檔案管理工作非常必要。加強檔案管理的宣傳工作應該從以下幾個方面著手：（1）單位在實施管理工作時應該注重以簡報編制以及檔案編研等形式擴大檔案工作的宣傳力度，在實際工作中引導管理人員提升對文書檔案管理的意識，提升工作的積極性，積極完成文書檔案的宣傳目標。（2）有效拓展文書檔案宣傳的范圍。單位的相關部門可以借助多媒體技術提升宣傳力度，并且由此規范檔案管理人員的管理手段，即引導其定期核查檔案室庫藏內容等，提升文書檔案的整體利用率。檔案宣傳工作開展有助于傳統管理模式中問題的解決，因而強化對其的執行，能夠切實提升辦公室檔案收集與歸檔工作管理水平。

四、結束語

綜上所述，辦公室文書檔案收集與歸檔工作往往被單位工作人員所忽視，為了提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作，實現良好的文書檔案管理狀態。單位相關部門應該構建并完善文書檔案管理體系，加強檔案管理人員素質，加強檔案管理宣傳工作等多個方面予以實施，實現對文書檔案管理的最佳管理。