辦公室管理工作的優化路徑分析與研究

文/廣西中煙工業有限責任公司 王冬梅

在我國經濟快速發展的今天，諸多企業主體面臨著市場激烈競爭問題，如果企業想要穩固自身在市場中占有的地位，需要強化企業內部管理的優化與完善，提高自身對企業的管理效率，尤其是可以傳遞信息、構建交流媒介以及保證企業正常經營的辦公室管理工作。而辦公室工作人員是每一個企業開展行政工作的直接載體，在企業各項事務的運行中具有重要作用。結合現階段我國諸多企業辦公室管理工作的實際情況，仍存在些許問題有待改善，因此分析企業中辦公室管理工作存在的問題以及制定解決改善方案與優化路徑十分必要。

一、辦公室管理工作概述與重要性

（一）辦公室管理工作概述。新時期企業辦公室管理工作，即辦公室工作人員依照規定實施管理者的相關決策，處理企業內部的諸多行政事務，貫穿在計劃、管理、領導以及監督等多個環節中，確保企業內部與外部的信息有效傳遞的一個過程。此外，企業辦公室管理工作涉及企業內各個部門之間的溝通與交流，也就是說辦公室管理工作為決策落實的重要過程，企業發展目標的實現，一方面受到決策制定有效性的影響，另一方面受到辦公室管理工作科學性開展的影響。

（二）辦公室管理工作的重要性。1.辦公室管理工作利于信息的傳遞與交流。辦公室作為我國眾多企業內部一個基礎單位，是企業今后發展的關鍵力量，所以辦公室管理工作承擔著信息傳遞與推廣的責任，是每一個企業內部上級管理者與下級職工之間交流的媒介。在實際工作中，管理工作人員要將上級制定的工作計劃發放至基礎單位中，監督下級工作人員的工作，同時把下級工作信息匯報給上級，幫助上級管理者更好地掌握下級實際工作情況，協調部門之間的溝通與合作。2.辦公室參與決策計劃。因辦公室管理工作可以傳遞企業經營的信息，所以在某一程度上來說，辦公室人員會給上級領導提出某些建議，增強企業決策的合理性與科學性。

二、辦公室管理工作現狀

（一）管理思想存在滯后性。一些企業在開展辦公室管理工作期間，存在管理思想滯后的現象，究其原因為因社會經濟不斷發展，市場競爭力日益加大，企業內部的辦公室管理工作需要被創新與改革，進而滿足社會時代發展的需求。然而在實際管理工作中，辦公室的管理工作者沒有樹立時代意識與創新意識，仍采用以往的管理模式，在這種情況下，企業辦公室的管理工作便不會在短時間得到轉型，在一定程度上降低辦公室管理工作的質量與效率。

（二）管理機制尚未完善。諸多企業的管理機制，決定著企業自身長久發展的速度，需要完善的機制對管理工作進行規范與約束，從而端正辦公室人員的工作態度，營造良好的辦公室工作環境，保證辦公室工作的質量與效率。然而諸多企業在辦公室管理工作中沒有健全完善管理機制，以至于在實際工作中不能及時地落實管理工作，且辦公人員沒有意識到認真工作的重要性，執行任務趨于表面化。同時，辦公室內部人員的職能沒有明確的分工，無法保證工作的規范性與合理性，增加了辦公室管理工作的難度，久而久之，企業工作氛圍得不到有效的創造，將會減慢企業文化的建設進程，影響企業運行效率。

三、辦公室管理工作的優化路徑

（一）更新辦公室管理思想。針對現在諸多辦公室的管理工作，一些領導者在以往的管理思想影響下，會出現占據員工工作時間的現象，降低工資費用成本來提高管理工作質量，但是這種思想既會降低辦公室人員的工作積極性，還會阻礙辦公室人員之間友好關系的建立，引起工作人員對企業的不滿心理。因此企業中管理人員應更新辦公室管理思想，創新管理工作思維，同時把辦公室管理工作納入在企業長久發展的范圍之內。此外，對工作人員給予足夠的激勵與支持，調動其工作積極性，提高辦公室人員工作的自主性，不斷創新實踐促進辦公室管理工作的進行。

（二）完善辦公室管理機制。企業辦公室管理工作的優化，需要完善其管理機制，保證管理機制具有一定的規范性合理性，對員工的工作行為進行有效的約束，且明確工作人員的工作職責，制定相應的管理標準，將辦公室管理工作落到實處。首先要完善定崗機制，結合辦公室管理工作實際情況，明確人員自身工作性質與范圍，比如要求辦公室中會務人員提前準備工作內容，發揮其自身的輔助職能，幫助領導擬定好會議主題，對生產環節進行預算。同時結合企業運營實際需求，確定會務工作的具體內容，整合責任機制，全面保證辦公室管理工作質量。

（三）優化辦公室管理模式。創新企業辦公室管理理念，并加強企業管理制度的構建，可以不斷優化和完善企業辦公室工作方式，不斷提高企業辦公室工作效率。企業辦公室是企業行政管理的重要部門之一，而且辦公室在企業協調、服務等方面也扮演著極其重要的角色，在創新辦公室管理方式時，要不斷強化工作職能，發揮對企業領導干部的決策作用，將日常工作協調和企業活動協調等落實到位，促進企業文秘和會務工作等順利進行，進而確保良好的工作效率。此外，針對企業辦公室管理工作而言，在優化管理工作路徑期間，應關注辦公室內信息的傳遞與反饋效率，企業在運行期間設計的些許工作能否達到高效，便是建立在實踐基礎上由此判斷的，但是在基層具體實踐中出現的一些信息，需要相關人員整理信息反饋的真實性，進行幫助領導者將決策的消息準確傳達，便于企業內部各項工作的順利進行。強化企業內部的上級與下級交流，時刻了解企業員工之間交流的效率十分必要，因辦公室的工作需求量較大，若在平時的管理工作中無法保證信息傳遞的規范性，容易給企業造成一定的麻煩，或者出現信息傳遞重復與信息傳遞疏漏的情況，降低企業辦公室管理工作效率。

（四）采用柔性化的管理手段。新時期辦公室管理工作需要采用柔性化的管理手段，凸顯出以人為本的管理理念，切合實際地發揮員工的內在潛能，并滿足員工實際生活需求。對于柔性化管理手段的運用，企業辦公室管理者應提升自身的管理能力與員工自身素質，促使辦公室管理工作更好地創新與發展。同時，因辦公室管理工作具有廣泛性與綜合性的特征，所以在日常管理工作中應關注事務的基礎處理方式，為辦公室管理水平的提高奠定基礎。此外，辦公室柔性化管理手段的實施需要以服務意識為前提進行，針對日常生活中存在的不足之處加以優化與整合，營造出良好的辦公室管理工作環境。

四、結束語

綜上所述，開展辦公室管理工作的優化路徑分析與研究課題具有十分重要的意義與價值，新時期每個企業的管理者都需要給予辦公室管理工作高度重視，結合辦公室管理工作概述與重要性以及現階段我國辦公室管理工作現狀，科學有效地擴展出辦公室管理工作路徑，通過更新辦公室管理思想、完善辦公室管理機制、優化辦公室管理模式、采用柔性化的管理手段等，創設出辦公室內良好的管理工作氛圍，全方位地提高辦公室管理工作質量，推進企業現代化建設進程。