推行施工圖紙電子文件借閱遇到的問題及對策

對于設計院而言，施工圖紙是一筆非常寶貴的財富，它凝聚了幾代人的心血，是一個企業核心競爭力和綜合實力的體現。在很長一段時期內，施工圖紙都是以紙質文件的形式呈現的，中冶焦耐也不例外。中冶焦耐的施工圖紙主要有兩種，分別是白圖和藍圖，其中利用率最高的要屬藍圖了，主要原因是藍圖可以折疊，查詢利用起來非常方便。因此，中冶焦耐的設計人在查詢利用施工圖紙時，主要以藍圖為主。隨著圖紙掃描信息技術的不斷發展，使得施工圖紙可以轉化為施工圖電子文件（TIF掃描文件），這樣設計人員就不用借閱紙質藍圖了，可以直接查詢利用施工圖電子文件（TIF掃描文件）。這樣設計人員只需要在辦公室通過電腦操作就可以查詢利用施工圖電子文件，不需要借閱和歸還藍圖了，節省了大量的時間，提高了工作效率。

一、施工圖紙電子文件借閱實施流程

（一）前期準備。經過幾年的檔案資源建設和積累，將庫存的全部白圖掃描成電子文件（TIF掃描文件），然后在ECM系統中添加了施工圖電子文件借閱模塊，經過一段時間的在線測試、調整，最終具備了通過ECM系統，面向專業設計室人員提供施工圖電子檔案（DWG等源文件，或TIF掃描文件）瀏覽查閱的條件。最終在ECM系統正式上線運行，以實現逐步替代藍圖借閱，提高設計人員工作效率的目的。當然在電子文件借閱推行的前期，依然面向各部門提供紙質藍圖借閱服務。

（二）電子文件借閱所能提供的功能。通過網絡ECM系統向專業設計室提供以下幾個功能：1.網絡查詢施工圖檔案套圖信息。2.預覽、查看所需要的施工圖文件（掃描文件或源文件）。3.下載、利用所需要的施工圖文件（源文件）。

（三）電子文件借閱流程概述。考慮文件的密級屬性。中冶焦耐將施工圖電子文件分為密級電子檔案和非密級的電子檔案。此外，在電子文件查詢利用這一塊，專業設計人員查閱預覽非本專業非密級的電子檔案和查詢利用密級電子檔案的審批流程相同。1.中冶焦耐本部門專業設計人員查閱預覽本專業非密級的電子檔案，不需要審批，可在ECM系統直接預覽。2.專業設計人員查閱預覽非本專業電子檔案或密級電子檔案（含本專業密級檔案），以及取得下載權限，其借閱過程主要包括：借閱人提出申請；審批人審批同意；檔案管理員授權；借閱人利用檔案。

通過上述流程后，借閱人在特定時間期限內，具有了對所借電子檔案的瀏覽查看權限，可以在工作崗位上對電子檔案進行瀏覽查閱。

二、推行施工圖紙電子文件借閱遇到的問題

（一）電子文件的利用率并沒有達到預期。由于絕大多數設計人員這些年已經習慣了查詢利用紙質藍圖，突然間推行電子文件借閱使得他們非常不適應，尤其是老員工，他們還存在視力等各方面問題，再加上對新鮮事物的接受能力較差，不太會利用ECM系統查詢利用電子文件，導致他們對電子文件借閱比較抵觸，他們寧可借閱紙質藍圖也不去使用電子文件。總之，電子文件的利用率并沒有達到預期。

（二）ECM系統不健全。電子文件網上借閱先在測試環境下進行，然后在正式環境測試。由于測試的過程中有一部分功能沒有考慮到，導致在使用ECM系統推行電子文件借閱的前期遇到一些問題，例如，部分設計人員借閱不了電子文件、部分電子文件無法借閱、設計人員無法直接查詢利用本部門的電子文件等等，一定程度上影響了電子文件網上借閱的推進。

三、推行施工圖紙電子文件借閱的解決對策

（一）加大電子文件借閱的推行力度。針對電子文件的利用率并沒有達到預期這個問題，我們采取的措施是加大電子文件的推行力度。首先，在公司OA網站、論壇、藍圖借閱室等多種場合、采取多種途徑將電子文件借閱的目的、詳細操作說明、聯系對接人員等信息予以公布，加大電子文件借閱的宣傳力度，解決大部分設計人員的后顧之憂。其次，針對設計人員，尤其老員工對電子文件借閱不適應等問題，一定要通過電話、面談等多種途徑向他們耐心、詳細解答電子文件查詢利用遇到的問題，讓他們嘗到電子文件查詢利用的便捷性、高效性的甜頭，了卻他們的后顧之憂。

（二）不斷完善電子文件借閱系統。針對ECM系統不健全這個問題，電子文件借閱的負責人員應該與ECM系統供應商聯系，逐一解決電子文件查詢利用過程中遇到的部分設計人員借閱不了電子文件、部分電子文件無法借閱、無法直接查詢利用本部門的電子文件等問題，并且不斷完善電子文件借閱系統，不斷提升其便捷性、高效性。