新農(nóng)保電子檔案管理探析

一、新農(nóng)保電子檔案的含義

新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)簡稱為新農(nóng)保，它探索建立個(gè)人繳費(fèi)、集體補(bǔ)助、政府補(bǔ)貼相結(jié)合的新農(nóng)保制度，實(shí)行社會統(tǒng)籌與個(gè)人賬戶相結(jié)合，與家庭養(yǎng)老、土地保障、社會救助等其他社會保障政策措施相配套，保障農(nóng)村居民老年基本生活。2009年開始試點(diǎn)，以后逐步擴(kuò)大試點(diǎn)，在全國普遍實(shí)施，2020年之前基本實(shí)現(xiàn)對農(nóng)村適齡居民的全覆蓋。

顧名思義，新農(nóng)保電子檔案是指與傳統(tǒng)的舊的農(nóng)村社會養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案相對立，在辦理新農(nóng)保業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，它既可以存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。

二、發(fā)展新農(nóng)保電子檔案的意義

新農(nóng)保作為試點(diǎn)，它正在不斷完善過程中，關(guān)系到億萬農(nóng)村人的切身利益，再加上一個(gè)參保人從辦理參保手續(xù)到領(lǐng)取待遇，要經(jīng)歷諸多環(huán)節(jié)。去辦理參保手續(xù)時(shí)，填寫的個(gè)人詳細(xì)情況表、社會保障卡等作為原始資料要存入個(gè)人檔案，其后還要不斷繳納保險(xiǎn)費(fèi)計(jì)入賬戶、計(jì)算利息，有時(shí)還要對繳費(fèi)比例、繳費(fèi)金額、發(fā)放金額等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整，伴隨人員的自然出生和消亡、人口合理流動(dòng)還要辦理保險(xiǎn)的轉(zhuǎn)移、新增、銷戶等。所有這些都需要計(jì)入個(gè)人檔案，形成每個(gè)人完整、翔實(shí)的檔案資料，以便完成后續(xù)養(yǎng)老金待遇的發(fā)放。如此大的工作量、如此繁瑣復(fù)雜而又精確的要求，僅僅依靠為數(shù)不多的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作人員、檔案管理人員按照傳統(tǒng)檔案的管理辦法，確實(shí)難以完成。

而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為優(yōu)化和整合新農(nóng)保檔案管理提供了新的媒介，它彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的不足：一是提高修改完善檔案工作的效率，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。二是信息檢索快速、方便，能在短短的幾分鐘之內(nèi)準(zhǔn)確調(diào)檔，如領(lǐng)取養(yǎng)老金人員，只需要在自動(dòng)查詢機(jī)上輸入身份證號碼、個(gè)人密碼信息，就可以快速查詢到所需要的信息。三是強(qiáng)大的存儲功能，對于應(yīng)對繁瑣復(fù)雜量大的新農(nóng)保工作堪稱完美。促進(jìn)社保經(jīng)辦服務(wù)的規(guī)范化、數(shù)字化，既有利于提高經(jīng)辦的工作效率，也有助于參保人員及時(shí)、快速地查詢到相應(yīng)的參保信息，大大減少了工作量。

三、目前新農(nóng)保電子檔案管理中存在的問題

雖然新農(nóng)保引入電子檔案管理可以極大地提高工作效率，但是依然存在一些不容忽視的問題。

（一）新農(nóng)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)缺乏高素質(zhì)專業(yè)人才。多數(shù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理是由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員兼職，檔案專業(yè)以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力都相當(dāng)匱乏，甚至認(rèn)為這是一項(xiàng)沒有任何專業(yè)要求和技術(shù)含量的工作，造成電子檔案管理推進(jìn)困難。

（二）存在安全隱患。電子檔案存在的信息安全問題是目前無法完全規(guī)避的，因?yàn)殡娮訖n案的管理過程完全是通過計(jì)算機(jī)來完成的，而電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳播和存儲的過程中，每個(gè)步驟都存在安全漏洞，容易受到黑客攻擊，造成檔案泄密等嚴(yán)重后果。

（三）當(dāng)前不夠重視檔案管理工作。新農(nóng)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作人員在實(shí)際工作中，只注重個(gè)人工作方便，對檔案管理掉以輕心，隨處存放檔案資料，等到用時(shí)到處翻找，致使許多重要信息受損或者丟失等。

（四）設(shè)施陳舊，現(xiàn)代化程度低。伴隨著新農(nóng)保試點(diǎn)的深入開展，社會保險(xiǎn)量與日俱增，而社保檔案管理卻并沒有與時(shí)俱進(jìn)，造成硬件設(shè)施不全，如有的新農(nóng)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只配備了計(jì)算機(jī)而沒有其他相應(yīng)的設(shè)備，查閱資料僅限于手工查找紙質(zhì)檔案，需要翻閱大量的檔案才能找到，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而有的機(jī)構(gòu)雖然配備了計(jì)算機(jī)而且使用了專用的管理軟件，極大方便了參保人員對養(yǎng)老保險(xiǎn)信息的查詢，但是多媒體設(shè)備如攝像機(jī)、光盤、磁盤等嚴(yán)重短缺，容易造成數(shù)據(jù)丟失。

（五）業(yè)務(wù)不規(guī)范。首先，由于工作量大、人手少、崗位管理職責(zé)不明確，出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象，部分檔案歸檔不及時(shí)，造成檔案內(nèi)容錯(cuò)位，甚至損壞和丟失。其次，計(jì)算機(jī)應(yīng)用缺乏綜合管理功能，只承擔(dān)日常業(yè)務(wù)工作的一部分，而很多還需要手工整理，如立卷、歸檔、目錄編制、統(tǒng)計(jì)檢索等，開發(fā)利用率低。

四、促進(jìn)新農(nóng)保電子檔案管理的措施

隨著我國新農(nóng)保工作的不斷完善和發(fā)展，迫切需要提高檔案工作的效率和質(zhì)量，這就要求我們積極推動(dòng)新農(nóng)保檔案工作網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)。

（一）提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。一是提高業(yè)務(wù)水平和計(jì)算機(jī)能力。新農(nóng)保工作人員不但要熟悉掌握保險(xiǎn)工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié)，更要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并在工作中充分利用。二是提高保密意識。工作人員要具備較強(qiáng)的保密意識，不斷更新和完善計(jì)算機(jī)安全管理措施，確保信息的安全和有效。三是選定專職人員進(jìn)行檔案管理。現(xiàn)在很多新農(nóng)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒有專職的檔案管理工作人員，都是由經(jīng)辦人員身兼數(shù)職，大量的工作難以為繼。因此，要選定專職的檔案人員，進(jìn)行專業(yè)的檔案信息化培訓(xùn)，充分利用電子檔案來管理新農(nóng)保檔案。

（二）高度重視新農(nóng)保檔案管理工作。要將檔案管理作為與業(yè)務(wù)同等重要的事項(xiàng)對待，提升互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)思維，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備以及掃描儀、光盤、相機(jī)、優(yōu)盤等輔助設(shè)備的配備，建立起新農(nóng)保檔案計(jì)算機(jī)檔案索引系統(tǒng)，歸檔編碼方案，化繁為簡，讓查閱者更方便，為新農(nóng)保工作人員提供更多便利，充分實(shí)現(xiàn)資源共享。

（三）形成規(guī)范的管理制度。沒規(guī)矩不成方圓，嚴(yán)格的管理制度對于新農(nóng)保電子檔案管理尤為重要。在《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》的基礎(chǔ)上，新農(nóng)保檔案管理工作應(yīng)該形成詳細(xì)而規(guī)范的管理制度，各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作都必須按照檔案管理制度嚴(yán)格執(zhí)行，資料收集、整理及存檔都需要明確的管理制度，才能更好地避免各類檔案流失現(xiàn)象。

總之，將新農(nóng)保檔案管理推向全面數(shù)字化、信息化是社會發(fā)展的必然要求，我們要提高認(rèn)識，把握機(jī)遇、轉(zhuǎn)變觀念、與時(shí)俱進(jìn)，才能更好地維護(hù)好廣大群眾的切身利益。