淺談醫院檔案利用與經濟效益

文/海南省?？谑协偵絽^婦幼保健院 陳鵠起

醫院檔案是非常重要的信息資源，不僅可以看作是醫療診斷和管理的有效依據，還具備一定的價值屬性，在開發和利用的時候，會產生相應的經濟效益。隨著我國衛生事業的改革與發展，醫院也開始向著內涵建設的方向發展，加強醫院檔案的管理工作，實際上也是提高資源利用效益的一種途徑，能夠確保檔案經濟效益的最大化。

一、醫院檔案在利用過程中存在的問題

（一）缺乏完善的管理機制。部分醫院雖然已經構建了檔案管理網絡，但是實際運行的效果卻不夠理想，而且部分工作人員的檔案管理意識比較薄弱，有時候為了方便，隨意地擺放檔案材料，導致檔案的丟失。同時，醫院很少組織檔案管理人員學習相關的管理知識，在宣傳力度方面的力度也不夠，這就讓醫院的員工無法準確地意識到檔案的特殊性與重要性，自然也無法很好地開展檔案管理工作。從相關調查中也可以發現，有些醫院在實行信息管理體系的時候，一般采用的是信息科與綜合檔案室相互分離的模式，當兩個部門之間缺乏溝通的時候，就會出現重復性的勞動，很大程度上制約了醫院檔案管理信息化的提升。

（二）數據統計中存在的問題。部分醫院在利用檔案的時候，往往只需要統計幾個簡單的利用數據，如利用人數、檔案冊數等，卻忽視掉了檔案中所產生的經濟效益。從統計的這些數據中可以發現，檔案在實際應用的時候，具備一定的價值屬性，因此，相關人員不僅要去統計利用的數據，更應該將檔案的利用效益包含在內。

二、醫院檔案經濟效益最大化的相關原則

（一）完整性。主要是醫院檔案的存檔情況，應該最大限度地降低數據空缺、資料丟失等問題。醫院檔案實際上也是醫院在經營與管理中所形成的一些憑證和數據，只有確保了檔案的完整性，才能使得整個檔案信息資源更加清楚，向員工展示醫院在各項經營管理中的實際情況，進而滿足職工在信息資源上的各種需求。

（二）真實性。實際上就是確保醫院檔案信息的真實性，最大可能地避免出現數據錯誤、資料涂改的情況。真實性也是醫院檔案工作的一部分，只有確保了這些材料是完整、可靠的，醫院的檔案才具備相應的利用價值。檔案管理部門和管理人員在實際的工作中，也必須要嚴格地按照真實性的基本原則，對歸檔的材料進行相應的考查，以此來確保這項工作的嚴謹性。

（三）便捷性。醫院檔案信息資源在利用的時候，應該確保它的方便與快捷，發揮出資源的優勢。保存醫院檔案管理的目的，實際上就是利用，無論檔案的價值如何，它的最終目的，還是給人使用，不然就會失去它的經濟效益和社會性質。因此，也應該秉承著檔案便捷性的原則，將其看作是檔案利用的一項標準，這樣才能更好地去優化管理的流程，提高資源的利用效率。

三、醫院檔案利用和經濟效益最大化的措施

（一）強化管理人員的“歸檔”，加強檔案隊伍的建設工作。檔案管理的最終目的就是供人使用，因此，檔案管理人員必須要樹立一個良好的服務意識，讓醫院檔案可以更好地被臨床醫療和科研工作所使用。首先，可以積極地開展各種編研工作，積極對信息進行有效的開發，開展各種專題匯報，爭取為利用者提供更多有效的信息。加強檔案的利用反饋工作，以此來滿足醫療和科研工作的基本需求，這樣也能更好地提高檔案的利用效率，發揮出它的經濟效益。其次，構建一個科學化的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，這才是檔案利用的關鍵所在。隨著科學技術的快速發展，管理手段和水平也有了一定的提升，基于此，必須要構建一個與之相適應的檔案管理體系，將醫院中各個門類、不同載體的檔案來進行統一化的管理，促進兩者的同步發展。最后，通過專業培訓、繼續教育等方式，提高檔案管理人員的業務水平，促進他們不斷地去探索和分析相應的管理工作。例如某市醫院組織檔案搜集、整理培訓班，聘請專家來進行相應的演講，讓醫院的工作人員能夠認真學習相關的技術知識，提高他們的業務水平。另一方面，該醫院也著重強調“歸檔”工作，以此來確保材料的真實性和完整性，更好地提高醫院檔案的利用價值。

（二）利用醫院檔案的被動性和多樣性，為醫院創造出更多的經濟效益。如果利用經濟學的相關知識來計算檔案的利用效益，那么可以將其理解成“機會成本”，這在經濟學中是一個非常重要的概念。檔案利用的經濟效益可以分為很多種，如利用檔案減少勞動上的消耗量，節省了生產成本，又或者是為醫院改造、提高產品質量等方面作出了一定的貢獻?；诖耍t院要想提升檔案的經濟效益，就需要充分發揮出它的被動性與多樣化。從檔案效用的發揮情況來看，它在檔案室中的作用是隱蔽的、不容易被人發現的，所以醫院應該從多個角度出發，積極去開發和利用檔案，才能讓它的使用價值，逐漸地轉變成為經濟效益。同時，從檔案的經濟收益來看，也具備一個多樣化的特點，醫院在對檔案進行投資的時候，主要是根據具體的工作來制定的，花費了大量的資金投入到檔案工作的建設中。但是，由于檔案工作收益的多樣化，在數量上是無法獲得同等的經濟效益。因此，可以換個方向去看待這種收益，如檔案室可以為一些醫療糾紛所服務，為科學技術所服務，這種服務雖然是不可見的，但是收益卻非常大。

（三）強化檔案的信息化管理工作，實現醫院檔案的規范性建設。檔案資源的利用實際上也是檔案管理的主要內容，通過多渠道和多層次地去開發檔案信息資源，這樣不僅能夠提高檔案的經濟價值，還能更好地為醫院業務和相關患者所服務。再者，利用檔案能夠為醫院創造更好的經濟效益，讓檔案在醫院管理中的作用更加明顯。而在實踐的過程中可以從兩個角度出發，一個是強化對檔案的管理，可以設置相應的檔案庫，配備好安全的保管設施。另一個則是強化對檔案的信息化管理，利用計算機將醫院中各種類型的檔案都儲存好，方便職工及時的查找與閱讀。這樣既能節省時間，也提高了工作效率。例如醫院科技檔案有助于研究成果的開發和推廣，醫院要想加快科研的步伐，獲取更多的科研成果，就必須要使用大量的資料。同時，還可以利用這些資料來進行學術上的交流，達到推廣應用與服務于大眾的目的，這才是醫院檔案潛在的經濟效益。

四、結束語

檔案信息資源的利用是現階段醫院進程中非常重要的一部分工作，相關人員應該加強對檔案利用的準確認知，多渠道、多途徑地去開發一些檔案信息資源，以此來滿足現代化醫療的基本需求。在現代化市場經濟體制下，檔案管理人員也要清楚地認識到檔案管理同經濟效益之間的關系，只有樹立了一個良好的服務意識，積極地開發和利用檔案資源，才能為醫院創造更多的經濟效益。