辦公室檔案管理規范化對策研究

文/山東省單縣財政局 王磊

如今，各個單位均越來越重視辦公室檔案管理的規范化，其可促進辦公室工作效率的有效提升。而檔案管理作為一項具有極強系統性的工作，需要專門的管理人員來負責檔案的查閱、保存等流程，且還需將其裝訂、存檔。在此過程中，每個步驟均離不開規范標準，不能出錯。所以，當務之急就是加強對辦公室檔案的規范化管理。

一、規范辦公室檔案管理工作的意義

目前，辦公室檔案管理已成為非常重要的工作，其可促進工作品質和效率的提高，是其茁壯發展的基礎，能夠幫助還原歷史真實性。除此之外，辦公室檔案規范化管理也可用于衡量單位的管理能力和成果。在探討其運營成果和發展的規律上，可提供有效參考。單位領導能否將本單位整體運營情況把握住，可否及時對運營政策做出調整，均在很大程度上取決于辦公室檔案工作管理的好壞。所以，規范辦公室檔案工作，既可對社會經濟的發展起到較好的推動，也能夠促進本單位市場競爭性提高，可謂現實意義深遠。

二、辦公室檔案管理規范化的對策

（一）加強檔案管理意識。若要進一步規范檔案管理工作，首先就要對檔案工作的重要性有充分認識，這其中既包括領導，也有普通員工，應加大宣傳力度。檔案管理部門在規范化管理檔案時，需將檔案管理的規范化納入其中，使單位領導對檔案工作的規范化有所了解，并就其中的便利有真切體會，進而對檔案規范化管理工作的重要性予以明確。其次，不僅要求領導具備檔案管理規范化意識，也要對員工的相關意識進行培養，通過領導的支持，對檔案管理工作的規范化做積極宣傳，并在公司的日常工作規范之中加入檔案規范化管理；除了展開積極宣傳，還要在各個部門試行檔案的規范化管理工作，使各個部門的領導均對其中的便利有深切體會，進而使宣傳效果不斷加強。

（二）建立科學合理的規章制度。要想有效進行辦公室檔案管理工作，就必須要建立科學、合理的規章制度。新時期，辦公室檔案管理工作若要與時俱進，就需在制定新的檔案管理制度時將原來規章制度的束縛擺脫，創新制度的內容與形式，堅決杜絕形式化形象，如此方可使檔案管理工作有據可依。除此之外，在對規章制度進行制定時，還應結合現代化的手段，讓檔案管理制度更加完整、安全與科學。建立檔案管理制度還應將檔案銷毀制度囊括其中，根據規定，第一時間銷毀部分保存到期的檔案，充分發揮出辦公室檔案管理工作的職能。

（三）促進檔案程序化管理的規范化。辦公室檔案管理的一個顯著特點就是管理程序的規范化。辦公室檔案程序化管理的工作內容主要有三種，即檔案調卷、立卷與存檔。在進行辦公室程序化管理時，第一步就要科學性地簡化檔案的工作流程，去除重復與復雜的程序，防止浪費時間與精力，進而呈現出高質量的檔案管理信息。同時，立足于檔案管理的工作內容，嚴格制定工作流程，使檔案管理人員具備更強的職業責任感，提高檔案信息準確率，只有如此方可使檔案信息的真實性得到保證。

（四）積極建設信息化的檔案管理系統。如今，隨著信息化技術的快速發展，讓其在諸多單位中均得到了較多的應用，而辦公室檔案管理工作若要提升工作效率和質量就必須將信息化技術的優勢給利用起來。可見，辦公室檔案管理規范化與時代發展的需要相符。所以，新時期，事業單位應將檔案管理模式與信息化技術結合起來，通過對現代化辦公室檔案管理系統予以利用來展開更加科學、規范的檔案管理工作。如今，在處理檔案方面，事業單位的方式主要有兩種：第一種是為延長檔案的保管期限，減小紙質檔案管理的空間，即把紙質檔案數字化，從而形成數字信息檔案。第二種是為再現紙質檔案，即對紙質檔案進行直接加工，使之成為原件數字檔案。

（五）加強辦公室檔案管理人員的綜合素質培養。辦公室檔案管理水平的高低在很大程度上由辦公室檔案管理人員的綜合素質所決定，所以，若要促進相關人員綜合素質的提高，首先就需在檔案管理人員學習專業知識與技能方面做進一步加強。其次，檔案管理人員還應擁有現代化的操作手段，而這就要求嚴格選拔辦公室檔案管理人員。同時，為促進辦公室檔案管理人員綜合素質的提升，應加強培訓工作人員的專業知識，使之隨時更新知識，特別是更新計算機專業知識，之所以這樣做主要是因為如今信息技術已在各行各業中滲透，只有讓檔案管理人員掌握先進的計算機知識，方可使檔案管理的發展更加規范化。

三、結語

總之，單位或企業若要獲得進一步發展，就必須要開展辦公室的檔案管理工作。因此，我們就需在辦公室檔案管理的規范化建設上加大力度，促進管理水平和工作效率的提升。在平時的檔案管理工作中，嚴格遵循規范的流程，促進辦公室檔案資料信息化管理的提高，使工作人員具備終身學習的能力，進一步規范辦公室的檔案管理工作。