大數據背景下檔案管理工作研究

文/荊州市人力資源和社會保障信息中心 周香怡

隨著互聯網信息技術的發展，如何在安全的基礎上有效利用檔案信息，實現檔案資源的高效利用，對現有檔案管理機構和人員及信息技術都提出了更高的要求。

一、大數據技術在檔案管理中的應用

大數據技術是以數據為本質的新一代信息技術革命，在數據挖潛過程中，能夠帶動理念、模式、技術及應用實踐的創新。麥肯錫全球研究所對大數據技術給出的定義是：一種規模大到在獲取、存儲、管理、分析方面大大超出了傳統數據庫軟件工具能力范圍的數據集合，具有海量的數據規模、快速的數據流轉、多樣的數據類型和價值密度低四大特征。這些特征很好地滿足了現代檔案管理工作的需要，在數據化時代檔案信息數量大，內容豐富結構復雜，檔案資源價值高，采用傳統的管理手段無法實現檔案資源的整合和利用，而利用大數據及云計算手段很好地將海量的檔案信息進行整合、分析。一方面檔案管理者可隨時將他們所需要的檔案信息檢索出來，這樣很好地滿足了現代高效辦公需求。另一方面利用大數據技術構建的檔案體系可以使檔案用戶獲得檔案數據背后的信息，從而利用這些資源創造更大的社會價值。

二、大數據時代檔案管理面臨的挑戰

（一）大數據思維在檔案管理中運用不足。大數據的到來社會各行各業都受到了一些影響，但在檔案資源實際管理過程中，其管理模式依然很大程度依賴于傳統的管理思維，重紙質檔案的管理，對互聯網信息化電子檔案管理不夠重視。重收藏輕利用，對于檔案資源以傳統的整理思維加以處理，很少將大數據的思維融入挖掘檔案資源價值的利用中，因此無法從檔案中挖掘出高價值的有效信息。

（二）缺乏專業人才對檔案數據進行管理。大數據時代檔案管理工作對檔案管理人員提出了更高的要求，大數據時代檔案管理更多凸顯檔案價值的利用上，這要求檔案管理者不僅要有扎實的檔案管理業務知識，還要精通大數據及云計算技術，能對檔案數據在進行收集、整理的基礎上更好地挖掘數據背后的價值。現階段很多檔案管理人員對大數據的認識不夠，管理理念仍然停留在傳統的檔案管理層面，不能適應大數據時代檔案管理發展的需要。

（三）檔案數據安全風險加大。大數據帶來社會價值的同時也帶來了更大的安全風險，大數據時代檔案資源主要載體是電腦和互聯網云，在利用大數據技術收集整理檔案資源過程中因為檔案價值變得越來越重要，因此更容易遭到黑客的進攻，導致檔案信息遭到竊取、篡改和破壞。另外大數據時代強調資源共享與價值利用，很容易造成個人信息與隱私被非法收集和泄露。

三、大數據時代檔案管理工作建議

（一）強化領導，轉變思維。思維創新是一切事物發展的基礎，在大數據時代，要實現檔案管理的價值，首先必須轉變檔案管理思維模式，以順應時代的發展。傳統檔案管理注重檔案的收藏與保護，大數據時代檔案管理注重檔案信息價值的實現。作為檔案管理者要轉變思維，將網絡化、智能化的檔案數據挖掘和分析當成未來檔案服務的主要方式，真正體現檔案信息的價值，滿足檔案工作的多樣化需求。一方面通過收集整理檔案資源建設檔案大數據庫，為檔案服務對象提供更豐富的資源。另一方面，檔案管理者在建設大數據庫的基礎上對數據及數據背后的信息進行有效的統計分析，主動為決策者提供更有價值的信息，以便決策者作出更好的決策。

（二）加強檔案管理安全體系建設。依賴于大數據技術的檔案資源信息安全受到了很大的挑戰，檔案管理者要做到如下幾點：一要健全檔案安全管理規章制度，確保各項工作有章可循。在設計檔案管理的流程中增加監控程序，對信息化電子檔案的歸檔、查詢建立相應的授權審批制度。二要增強技術投入，利用防火墻、殺毒軟件等先進的技術手段確保數據不被攻擊，利用身份認證、加密技術確保數據不被泄露。三要建立容災機制，實時對檔案數據進行備份，并定期對以前年度存放的檔案數據進行檢查。

（三）加強人才隊伍建設。大數據時代對檔案管理提出了更高的要求，熟悉檔案業務知識、精通大數據技術及計算機云技術的復合型人才是大數據時代檔案管理發展的基礎。在數據化時代管理者要積極引進人才并加大培養力度，定期組織檔案管理部門進行專業技術知識培訓，提高檔案管理工作人員運用大數據技術進行檔案管理的工作能力。鼓勵檔案管理人員利用大數據技術分析檔案資源從而為社會提供更有價值的信息。

四、結束語

大數據技術在檔案管理中的應用，為當前檔案管理工作提供了機遇，同時也帶來了挑戰，我們在抓住機遇的同時要正視傳統檔案管理中存在的問題，利用大數據時代的契機不斷完善檔案管理工作，從而使檔案管理更好地服務于社會。