留學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀與優(yōu)化研究

文/三峽大學(xué)檔案館 楊寅慶

隨著本校留學(xué)生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，生源種類與數(shù)量的增加，留學(xué)生檔案管理變得越來越復(fù)雜，給我們?nèi)粘９芾韼硪欢ǖ睦щy。本文試圖從高校留學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀與問題方面進(jìn)行論述，并進(jìn)一步提出完善與優(yōu)化的對策。

一、留學(xué)生檔案管理的工作現(xiàn)狀

（一）留學(xué)生檔案缺乏系統(tǒng)的管理。由于本校留學(xué)生檔案分歸不同的部門管理，表面上分別由國際文化交流合作處、國際文化交流學(xué)院、各教學(xué)學(xué)院、檔案館分頭管理，但是實則學(xué)校并沒有專門存放留學(xué)生檔案的地方。一部分信息由留學(xué)生本人在來華留學(xué)生管理信息平臺里錄入自己的檔案信息，學(xué)生從申請到畢業(yè)都在系統(tǒng)里。而教學(xué)管理及學(xué)生管理的檔案在教學(xué)、學(xué)生管理過程中采集，散放在學(xué)院。各機(jī)構(gòu)之間的管理人員很少溝通，缺乏聯(lián)系，各搜集各自的材料。各機(jī)關(guān)、教學(xué)部門移交檔案到檔案館時也沒有完全按要求移交相關(guān)材料，所以留學(xué)生檔案沒有統(tǒng)一系統(tǒng)的管理。

（二）留學(xué)生檔案信息采集不夠完善。留學(xué)生信息采集有一定的要求，但留學(xué)生檔案管理信息仍舊不夠完善，其中缺少留學(xué)生的宗教信仰、性格習(xí)慣、生活習(xí)慣、心理檢測、思想動態(tài)、品行評價等材料。且保存的內(nèi)容也不夠完善，諸如學(xué)生在校期間的獎懲材料、學(xué)位論文以及畢業(yè)后的就業(yè)信息及科研成果未納入保存的范圍。

（三）留學(xué)生檔案管理系統(tǒng)功能比較全面，但對其內(nèi)容的利用卻不夠充分。現(xiàn)在留學(xué)生檔案內(nèi)容對于各部門的管理人員來說僅起到方便師生查詢的作用，還未真正得到利用，未起到深層次的對于教學(xué)、科研、編研尤其是招生，進(jìn)一步擴(kuò)大招生市場方面重要的作用。

二、如何進(jìn)一步優(yōu)化留學(xué)生檔案管理工作

（一）制定留學(xué)生管理的一致性標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行系統(tǒng)化管理。留學(xué)生管理的機(jī)關(guān)部門應(yīng)該制定統(tǒng)一的留學(xué)生檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，明確指出哪些留學(xué)生檔案內(nèi)容需要采集，分為幾類進(jìn)行采集，由哪些管理人員通力合作進(jìn)行采集并加以保存，留學(xué)生檔案究竟存放在哪里。哪些由電子系統(tǒng)集中采集，哪些需要紙質(zhì)歸檔保存。檔案館工作人員應(yīng)該定期對各部門留學(xué)生檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，按照統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行清單梳理，并到各部門進(jìn)行實地指導(dǎo)，要求各部門按照清單要求，將所需歸到檔案館進(jìn)行保存的材料進(jìn)行歸檔移交檔案館。

（二）進(jìn)一步完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的留學(xué)生檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。雖然本校的留學(xué)生管理系統(tǒng)功能比較全面，但是諸如學(xué)生登記卡、承諾書和學(xué)籍變動材料以及日常管理中的宗教信仰、性格習(xí)慣、生活習(xí)慣、心理檢測、思想動態(tài)、品行評價、教師教學(xué)等材料仍未數(shù)字化，不便于師生的查詢，不能對學(xué)生產(chǎn)生深入的了解。而在學(xué)生學(xué)習(xí)期間，應(yīng)該要求各部門留學(xué)生管理人員按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及時在留學(xué)生管理系統(tǒng)里錄入學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、科研成果、就業(yè)信息以及日常表現(xiàn)等信息，做到及時更新。同時留學(xué)生管理系統(tǒng)要做到留學(xué)生學(xué)籍檔案的遠(yuǎn)程查詢，用人單位可以通過網(wǎng)絡(luò)輸入姓名或證書號碼來驗證他們的學(xué)歷真?zhèn)巍＿@種網(wǎng)絡(luò)信息化的管理模式可以更有效地讓用人單位了解本校留學(xué)生的培養(yǎng)情況，更好地樹立本校的對外形象。

（三）進(jìn)一步加大對留學(xué)生檔案的合理利用。“為提高本校教學(xué)、科研水平、社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，應(yīng)大力開發(fā)利用外事檔案。可采取定期編制外事檔案匯編和編輯參考資料的形式，積極為利用者提供服務(wù)。”根據(jù)國際文化交流處移交過來的諸如與國外高校的交換生協(xié)議、學(xué)術(shù)合作協(xié)議、科技與教學(xué)合作協(xié)議、本科教育項目協(xié)議、海外實習(xí)基地共建協(xié)議等材料，找尋本校與國外高校的合作方式、內(nèi)容與合作的可能性，這些項目所產(chǎn)生的成果可以記錄，并作為校史外事專欄的編研材料留存下來，作為本校內(nèi)外形象的一部分。而教學(xué)檔案主要涉及試卷、成績、學(xué)籍、畢業(yè)相關(guān)材料。教師可以通過學(xué)生入學(xué)前的成績單，語言水平證書為學(xué)生提供合適的教材，劃分班級，并為教師做出合理的教學(xué)計劃提供幫助。學(xué)生入校后，學(xué)習(xí)過程中所產(chǎn)生的成績單、試卷可以為教師適當(dāng)調(diào)整課程計劃，制定出共性和個性教學(xué)計劃，因材施教提供參考，同時可以為教師選拔優(yōu)秀的苗子進(jìn)行著重培養(yǎng)，參與國內(nèi)外各種賽事，榮獲獎項，為校爭光。畢業(yè)時的相關(guān)論文，可以為教師提供課程設(shè)置參考，科研選題及是否進(jìn)一步研究的參考。對于招生來說，我們可以根據(jù)學(xué)生的就業(yè)情況分析出生源國對畢業(yè)生專業(yè)方面的要求，從而適時地調(diào)整我們的專業(yè)設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容乃至招生政策，從而在生源國爭取到更多數(shù)量的留學(xué)生。

（四）分析留學(xué)生檔案管理的內(nèi)容，從而找出留學(xué)生工作的規(guī)律。留學(xué)生檔案有較高的參考價值，通過對留學(xué)生檔案管理內(nèi)容的梳理與分析，諸如留學(xué)生入學(xué)的動機(jī)、在校日常表現(xiàn)、心理特征、生活習(xí)慣、思想狀態(tài)以及學(xué)籍異動原因、離校原因，找出留學(xué)生工作的規(guī)律，總結(jié)出留學(xué)生管理中容易出現(xiàn)的問題，從而進(jìn)行更有針對性的教育與引導(dǎo)，使留學(xué)生管理工作邁上新的臺階。