檔案管理工作的對(duì)策研究

文/大唐河北發(fā)電有限公司馬頭熱電分公司 王素文

隨著科技的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)得到普遍運(yùn)用，借助科技手段組織開(kāi)展檔案管理工作，可謂極其方便快捷。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與運(yùn)用在一定程度上解決了檔案管理工作中存在的一些難題，同時(shí)大大提高了檔案管理工作人員的工作效率。但是，在檔案管理工作中，由于信息技術(shù)運(yùn)用還處于起步階段，在使用過(guò)程中依然會(huì)出現(xiàn)各種各樣問(wèn)題。

一、檔案管理工作現(xiàn)存的問(wèn)題

（一）檔案管理軟件不統(tǒng)一。在我國(guó)，受區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平等因素的影響和制約，各檔案管理部門所使用的檔案管理軟件存在一定的差異性，使得檔案管理部門無(wú)法進(jìn)行一鍵式操作。并且，由于各檔案管理部門的管理軟件不統(tǒng)一，進(jìn)而增加了檔案管理部門的管理難度，在這種情況下，也就難以實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件的通用性。

（二）檔案管理網(wǎng)站不統(tǒng)一。對(duì)于各地區(qū)的檔案管理部門來(lái)說(shuō)，在建設(shè)檔案信息網(wǎng)站時(shí)，沒(méi)有實(shí)施網(wǎng)站建設(shè)形式的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，各檔案管理部門普遍按照自己的標(biāo)準(zhǔn)、想法建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而導(dǎo)致后期開(kāi)展檔案管理工作時(shí)難以進(jìn)行統(tǒng)一管理，增加了整個(gè)檔案管理的難度。

（三）檔案信息遭受入侵。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，雖然計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)增加了檔案管理工作的便捷性，但是，網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒的出現(xiàn)增加了檔案信息的安全隱患，使得檔案信息容易遭受入侵，出現(xiàn)重要檔案信息泄露、丟失等現(xiàn)象，在一定程度上降低了檔案信息的安全性。

（四）員工素質(zhì)低。信息化時(shí)代，在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，顛覆了傳統(tǒng)的檔案管理方式，同時(shí)也要求檔案管理工作人員不斷提升自身的素質(zhì)，掌握并靈活使用計(jì)算機(jī)，能夠解決一些技術(shù)難題。但是，從實(shí)際情況來(lái)看，很多檔案管理工作人員不具備這些技能，也不愿意改變自身的狀態(tài)，缺乏學(xué)習(xí)意識(shí)，這種行為在一定程度上會(huì)制約檔案管理工作的信息化進(jìn)程，同時(shí)也容易使得檔案管理工作出現(xiàn)一些問(wèn)題。

二、優(yōu)化檔案管理工作的具體措施

（一）組織開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作。信息化時(shí)代，對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)，組織開(kāi)展檔案管理工作需要不斷加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)，最終共享檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息統(tǒng)一化管理，最大限度地挖掘檔案信息的價(jià)值。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，一方面需要借助先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)檔案資源實(shí)施自動(dòng)化管理，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、整理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)識(shí)別。另一方面充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，挖掘檔案信息價(jià)值。

（二）統(tǒng)計(jì)檔案管理問(wèn)題信息，促進(jìn)建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)時(shí)，需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。一方面是檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一格式，包含字段數(shù)、字段格式、編號(hào)原則都要統(tǒng)一，所以要做好檔案管理問(wèn)題信息的統(tǒng)計(jì)工作，以適應(yīng)各階層檔案管理人員的工作。一方面是檔案管理理念的統(tǒng)一，在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，需要綜合分析自身的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理工作做到前瞻性的判斷，確保數(shù)據(jù)庫(kù)適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，同時(shí)在日常工作中，不斷完善這些數(shù)據(jù)庫(kù)信息，不斷提升數(shù)據(jù)庫(kù)檔案信息的質(zhì)量，將優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源納入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。通過(guò)開(kāi)展上述工作，可以最大限度保證數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案信息的統(tǒng)一性、合理性，提升檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量，提升檔案管理的質(zhì)量，便于信息共享。

（三）提高檔案管理的安全性。做好檔案信息的安全工作，一方面需要提高檔案信息儲(chǔ)存的安全性，防止數(shù)據(jù)庫(kù)被非法侵入，在這種情況下，需要技術(shù)人員加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作，隔斷外來(lái)因素的侵入，確保檔案儲(chǔ)存的安全性。另一方面加強(qiáng)檔案使用過(guò)程中的安全性，在使用過(guò)程采取各種安全措施，例如身份識(shí)別、實(shí)名記錄、跟蹤調(diào)閱信息等，對(duì)檔案信息使用人員及其調(diào)取的信息進(jìn)行分析，嚴(yán)格審查，最大限度地確保檔案信息使用的安全性、可靠性。

（四）培養(yǎng)檔案管理人才。在組織開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，各職能部門需要加強(qiáng)日常培訓(xùn)，幫助檔案管理人員提升職業(yè)素養(yǎng)與檔案管理技能，積極鼓勵(lì)檔案管理人員（含兼職管理人員）學(xué)習(xí)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識(shí)和技能，同時(shí)采取一些措施（提高檔案專業(yè)入職門檻、待遇、帶薪培訓(xùn)、免費(fèi)培訓(xùn)等）激發(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)的積極性和主動(dòng)性。在信息化時(shí)代，加強(qiáng)檔案管理工作的信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享人才是基礎(chǔ)，同時(shí)人才也是檔案管理信息化的關(guān)鍵。

三、結(jié)論

綜上所述，在組織開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式必然要發(fā)生改變，通過(guò)將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，確保檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，一方面改變傳統(tǒng)檔案管理工作的不足，提升檔案管理工作的效率，另一方面不可避免地增加了新的挑戰(zhàn)。但是，檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理人員需要正確看待這一問(wèn)題，迎難而上，通過(guò)制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，積極地解決問(wèn)題，不斷增加檔案管理的信息化安全保障，讓檔案資源為社會(huì)創(chuàng)造更大的價(jià)值。