檔案保管工作的意義和任務(wù)探析

文/上海市普陀區(qū)教育基建管理中心 何婕

檔案是我們社會(huì)上每個(gè)活動(dòng)場(chǎng)所的重要機(jī)密，隨著社會(huì)事業(yè)的發(fā)展，檔案內(nèi)容也不斷增加。作為國(guó)家檔案管理的工作崗位，檔案館有著神圣的職責(zé)，必須采用一切技術(shù)來(lái)保證國(guó)家檔案的安全和完整，用最好的條件來(lái)增加檔案的壽命。檔案保管工作者不僅要利用檔案為各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)，而且要服務(wù)于社會(huì)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。所以說(shuō)，解決檔案不被損壞和如何完整保存是我們檔案管理工作的主要核心任務(wù)。

一、檔案保管工作的主要任務(wù)

從事檔案管理工作就必須要有與各種不良因素做對(duì)抗的決心，而保證檔案的完整性是檔案管理工作人員的基本任務(wù)。檔案管理工作崗位的任務(wù)是保證檔案案卷的完整性，延長(zhǎng)檔案案卷的壽命，提升檔案保管的管理水平，確保檔案案卷的政治安全。具體內(nèi)容如下：

（一）維護(hù)檔案的完整。1.我們應(yīng)該堅(jiān)持維護(hù)國(guó)家政策，統(tǒng)一管理檔案案卷，集中檔案案卷信息到各部門機(jī)關(guān)檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理，不私自保管和分散。2.檔案管理庫(kù)房必須要有柜架和其他的保存設(shè)備。庫(kù)房應(yīng)該干燥通風(fēng)，避免過高和過低的溫度、避免潮濕、防蟲防潮，防止紙張發(fā)霉、字跡出現(xiàn)模糊等情況。3.建立完整的管理制度，培養(yǎng)檔案管理人員具有較強(qiáng)的責(zé)任感，以及建立防止自然災(zāi)害發(fā)生的應(yīng)對(duì)措施。4.防止檔案的信息外泄，創(chuàng)建嚴(yán)格的保密制度，排除所有漏洞的發(fā)生，保證案卷的政治安全。

（二）檔案庫(kù)要科學(xué)管理。檔案的管理排列、調(diào)閱應(yīng)該最大限度上實(shí)現(xiàn)方便化。依據(jù)檔案的編序整齊的陳列案卷，對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類再科學(xué)化地存放檔案。這樣清晰、方便的調(diào)閱有助于對(duì)檔案案卷的管理。

（三）逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。隨著科學(xué)的發(fā)展，社會(huì)主義現(xiàn)代化的來(lái)臨，檔案管理的工作應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)信息化。在檔案管理上應(yīng)加強(qiáng)信息化的管理（比如：監(jiān)控設(shè)備、自動(dòng)滅火設(shè)施、自動(dòng)報(bào)警等），在檔案保存上也應(yīng)該加強(qiáng)信息化的保存（比如：利用電子設(shè)備存檔、備份、錄音、錄像等），這樣才能使檔案的壽命有所保障，減少檔案的損壞。檔案管理工作是按照檔案案卷的分類，以及損壞程度的規(guī)律，來(lái)對(duì)檔案管理的保存方式進(jìn)行研究。所以，檔案管理工作者不僅需要懂得各學(xué)科知識(shí)，還應(yīng)該熟悉案卷制作材料的損壞規(guī)律，從而達(dá)到檔案保管的主要目的。

二、檔案損壞的原因

檔案本身是以物質(zhì)形式存在的載體，是一種記錄社會(huì)的形式。現(xiàn)在社會(huì)中，檔案的形式越來(lái)越豐富，數(shù)量越來(lái)越多，內(nèi)容也越來(lái)越復(fù)雜。由于各種不同的原因，檔案自身也會(huì)發(fā)生不同程度的損害。

（一）自然原因引起的損壞。1.檔案本身材質(zhì)的原因。我們常見的檔案案卷大多都是紙張制成的，紙張的質(zhì)量在惡劣的光線及溫度下容易發(fā)生化學(xué)變化，常見的就有變黃、老化等。檔案保管人員一定要對(duì)檔案本身的材質(zhì)特點(diǎn)，采取相對(duì)應(yīng)的保管措施，最大限度地保證檔案的壽命。而檔案的印刷需要用到墨水、油墨等作為主要材料。文件印刷質(zhì)量的好壞取決于原材料的優(yōu)劣，劣質(zhì)的書寫材料會(huì)使檔案的文字退化，變質(zhì)等。2.管理倉(cāng)庫(kù)環(huán)境的因素。檔案文件在不適應(yīng)的溫度、灰塵、有害氣體、光線輻射、自然災(zāi)害的環(huán)境下，都有可能發(fā)生破壞。保管庫(kù)房如果潮濕、高溫，或者忽冷忽熱，都會(huì)造成文件紙張發(fā)生膨脹，降低文件紙張性能，縮短保存年限。保管庫(kù)房溫度太高，可能會(huì)使紙張中的水分蒸發(fā)，使得紙張變黃和老化，降低文件的使用耐久度。因此國(guó)家關(guān)于檔案管理庫(kù)房的溫度嚴(yán)厲規(guī)定必須保持在14℃-24℃，濕度保持在45%-60%，如果有設(shè)備存在，庫(kù)房濕度的上下浮動(dòng)不能超過5%。在這種環(huán)境下，紙張的保存年限才是最長(zhǎng)久的，而且可以抑制微生物和昆蟲的繁殖。庫(kù)房中的有毒氣體及微生物繁殖給紙張帶來(lái)的影響更大，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)造成腐爛。

（二）人為引起的損壞。檔案在管理過程中，或多或少都會(huì)出現(xiàn)庫(kù)房搬運(yùn)的情況，在此過程中難免出現(xiàn)磨損，給文件帶來(lái)物理性破壞。并且可能因?yàn)楣芾砣藛T的工作疏忽，工作制度的不健全，給檔案帶來(lái)不同程度的損壞。

三、檔案保存的方法

因本人從事的工作是對(duì)區(qū)域中小學(xué)幼兒園基建類科技檔案的管理，以下具體講解基建類科技檔案管理的方法。

（一）對(duì)檔案進(jìn)行分類。基建檔案是在工作單位內(nèi)以全部基建檔案為范圍，按照工程項(xiàng)目的分類方法來(lái)進(jìn)行分類,比如：基建項(xiàng)目中可根據(jù)建筑使用功能分別為教學(xué)樓、綜合樓、體育館、宿舍樓、食堂基建檔案進(jìn)行分類。

（二）基建類科技檔案的整理。1.基建檔案案卷的構(gòu)成。基建檔案案卷以科技檔案案卷封面、科技檔案卷內(nèi)目錄、基建文件材料、備考表和科技檔案案卷封底五部分構(gòu)成。2.基建檔案的組卷方法。（1）基建檔案按照前期文件（項(xiàng)目施工前形成的所有文件）、監(jiān)理材料（監(jiān)理單位在施工過程中材料）、施工資料（施工單位在施工過程中形成的材料）、竣工圖（項(xiàng)目完工成功驗(yàn)收后，真實(shí)反映項(xiàng)目施工的圖紙資料）各自組卷。（2）檔案案卷資料排放的順序?yàn)椋喊妇矸饷妗妇砟夸洝⒒ò妇碣Y料、備考表、案卷封底。（3）案卷一般的規(guī)定厚度為4cm。

四、檔案保存的意義

（一）維護(hù)黨和國(guó)家的真實(shí)面貌。檔案是我們國(guó)家的財(cái)富，是對(duì)歷史的記錄，它是一種物質(zhì)形式，由于各種原因會(huì)遭到損壞和變化。檔案保管部門要真實(shí)完整保存檔案資料，則必須保證檔案的原始內(nèi)容，字跡、音像等不被損壞，是維護(hù)國(guó)家真實(shí)面貌的有效憑據(jù)。

（二）延長(zhǎng)檔案壽命，為國(guó)家增加長(zhǎng)遠(yuǎn)利益。檔案保管是檔案管理部門的重要工作，是真實(shí)反映社會(huì)面貌、確保國(guó)家對(duì)檔案長(zhǎng)期利用的有效證據(jù)。檔案的保管與利用是息息相關(guān)的，如果只是保管不利用，那么檔案保管工作就沒有存在的價(jià)值；反之，如果只是利用而不保護(hù)，就不能完整發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。所以檔案保管和有效的利用是相互矛盾的，應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待妥善安排。檔案保管工作應(yīng)該做到利用科學(xué)的技術(shù)和方案妥善保管檔案不被損壞，又能為祖國(guó)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利用提供便利的服務(wù)。

五、檔案管理的重要性

在我國(guó)出臺(tái)的檔案管理法律中，《檔案法》第3條明確表示，檔案保管工作是國(guó)家賦予檔案管理機(jī)構(gòu)神圣的責(zé)任，檔案保管對(duì)檔案的管理有著巨大作用。檔案管理工作質(zhì)量的好壞對(duì)檔案管理的水平有著決定性因素。檔案保管的越好，則是對(duì)檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定了基礎(chǔ)，使得檔案統(tǒng)計(jì)、調(diào)閱、鑒定等工作得能夠順利進(jìn)行。而且對(duì)于編輯創(chuàng)造和提供利用提供了方便的條件。如果檔案沒有得到安全的保管，破壞嚴(yán)重，丟失泄密，或胡亂放置，對(duì)前面收集整理的工作來(lái)說(shuō)就是無(wú)用之功，更不用說(shuō)提供利用，影響了檔案管理工作的正常運(yùn)行。檔案的不安全管理還可能給國(guó)家、各領(lǐng)域造成不可預(yù)估的損失。因此，在檔案保管工作上，一定要保證檔案管理的質(zhì)量，它是整個(gè)檔案工作中最為重要的環(huán)節(jié)。

六、檔案管理工作與檔案其他工作環(huán)節(jié)的管理

在檔案工作中檔案管理工作是基礎(chǔ)，與其他檔案工作互相聯(lián)系、有機(jī)結(jié)合。檔案保管工作不是單獨(dú)存在的，它是與其他檔案工作相互配合進(jìn)行的，為了促進(jìn)在保管過程中對(duì)于其他環(huán)節(jié)的促進(jìn)和限制，必須注意工作中的檔案管理。檔案是在工作中由文件變化而來(lái)的，為此，文件的書寫質(zhì)量與材料與檔案的保管也存在著影響。為了更好地保存檔案，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)向文書部門推薦使用合適的書寫材料，以便最大限度地保存檔案的壽命。

七、結(jié)論

檔案保管的主要目的是方便檔案的利用，檔案的保管為檔案的利用奠定了基礎(chǔ)，二者相輔相成，檔案的保管并不是為了保管而保管。這就要求檔案工作中的工作者，把保管和利用相互結(jié)合、相互調(diào)配。在檔案管理工作中，所有的措施和技術(shù)都要保證目前和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，確保檔案的安全，盡可能延長(zhǎng)檔案的存放時(shí)間，保證檔案信息的政治安全。