推進企業檔案工作規范化及標準化研究

文/中國鐵路成都局集團有限公司 鄧學國

企業檔案工作規范化及標準化是新時期檔案管理工作的發展趨勢，如何更好地開展標準化管理，對于企業，特別是參與工程項目建設類企業提供最方便、最快捷、最高效的服務，是當今企業檔案領域研究的重要課題。

一、搭建檔案管理平臺和模板，用硬標準來促進規范化和標準化

所謂“定標準、立規矩”。建立一套檔案管理標準，是推進檔案工作體系標準化和規范化的前提。

（一）分門別類，科學劃歸。無論是傳統檔案管理，還是現代信息化檔案管理，對于企業單位而言，科學分類是檔案規范化的關鍵。比如，鐵路集團公司要建立規劃系統、招標系統、工程技術管理系統、工程項目建設系統、監理和檢測系統、資金管理系統、CAD編制系統等等單獨檔案管理單元，每個單元的流程又都形成一套體系，形成橫向到邊、縱向到底的檔案網絡。在紛繁復雜的檔案網絡里，只有做到科學劃分，將企業從事市場活動的所有生產經營活動都分出門類，建立檔案庫，才能為之后的檔案標準化及規范化提供前提支撐。

（二）規范操作，理順流程。建立標準化流程系統是檔案標準化管理的總趨勢，要嚴格規范流程，從建檔到歸檔各個環節都要建立一套科學統一的標準，比如統一的關鍵詞信息，目錄信息、檢索信息等等，讓各個環節都能快速入檔、歸檔、提檔，從而提高檔案管理效率。1.標準客觀。即制定的規章制度和考核標準要相對客觀。標準越客觀，主觀人為干擾因素就越小，規范化水平就越高，越能夠真實準確地反映出企業從事檔案管理人員工作狀況，使評價結果更公正，更有信服力。2.標準科學。即制定的標準要科學劃分相應的責任層級和具體職能。標準劃分越細致，職能分工越具體，責任歸屬越明晰，檔案管理各個環節就越有章可循。3.標準適用。每個企業都有每個企業的特點，比如鐵路系統有很多分局，從事不同生產經營活動，不能將其他企業的管理規章和考核標準照搬套用，一定要結合各自企業的實際情況建立檔案管理標準，要廣泛征求檔案工作人員的意見建議，建立一套能夠被本企業管理人員支持和接受的管理標準，調動起檔案員的工作積極性，全面提高檔案規范化和標準化，提供人員保障。

（三）無縫對接，上下聯動。企業不是獨立存在的，是處在產業鏈中的一環，有上級管理、監管部門和甲方單位，也有下級組成部門、單位和工程承接單位。如果各個單位標準不統一，就會造成對接混亂，有時會因各自標準不同，出現銜接失誤，甚至發生檔案事故。因此，一定要做好標準化和規范化工作，對上下級檔案管理平臺進行有效對接。建立統一的檔案標準，形成上下聯動體系，讓企業檔案信息可以與上下游單位無縫對接，融入整個產業鏈檔案系統，讓檔案系統有效承接企業參與生產經營的各個環節工作，讓標準化檔案管理從線性管理到立體化管理方向發展。

二、加強人文檔案管理制度體系建設，以軟環境來推進規范化和標準化

檔案工作標準建立了，就要用標準促工作流轉，如果擺空架子，沒有“人”去操作執行，再完美的管理標準也都是空談。

（一）建立健全工作考核機制。為促進各項規章制度和標準規范有效執行，勢必要將檔案工作考核機制建立完善起來，建立一套與標準配套的考核體系。一般為企業分管領導主導、績效考核考評組負責、人力資源等職能部門配合、檔案人員配合的工作督查體系，在進行檔案工作督查時，要堅持問題導向，以改進工作中的不規范問題為主要目的，以更好地幫助企業完善檔案工作，有效促進檔案規范化運行，也能使績效考核更便于操作，讓各項檔案工作標準落到實處。

（二）提升對檔案管理人員的人文關懷。對于檔案工作人員來說，工作強度大，繁雜勞累；又承擔著保密職責，承受著工作和精神“雙重”壓力。要做好對檔案工作人員后勤服務保障工作，提高薪酬待遇，落實休假政策，檔案工作人員感受到企業的人文關懷，可以有效提升工作人員的工作熱情和工作積極性，快速提升職工的工作效率和質量，推動檔案工作標準化和規范化運營。

（三）完善檔案工作人員培訓體系。建立和完善檔案管理培訓體系是針對企業檔案管理人員進行規范化培訓的重要手段，培訓一般包括對于現代的檔案管理的理念、管理新工具新方法、檔案管理規范化標準化數字化、檔案服務利用給予系統的梳理學習等，通過培訓提升檔案管理人員的職業素養和工作效率，引導檔案管理人員樹立“以標準化和規范化為中心”的工作理念，摒棄僵化被動的傳統模式，自覺地將標準化和規范化納入到日常工作當中。積極開展企業之間、企業內部各系統之間的交流活動，幫助檔案工作人員交換工作經驗和標準化、規范化理念。鼓勵有條件的企業組織檔案工作人員到一些檔案工作規范化和標準化開展較好的先進地區進行學習參觀，開闊眼界、擴展思路，將外地較為成熟的工作模式和方法體系結合當地實際，應用到本單位的檔案工作體系當中，提升標準化和規范化水平。

三、引入“互聯網+檔案管理”模式，借信息化來促進規范化和標準化

基礎數據的規范化和標準化程度決定了檔案管理整體工作的規范化和標準化程度。要利用“互聯網+”建設的有利契機，在轉移錄入和充實檔案電子數據庫時，從源頭做好基礎數據的規范和標準工作。

（一）全面充實資源，實現基礎檔案資料全覆蓋。每個企業所從事的生產經營活動都是一套系統工程，比如鐵路建設系統，從鐵路工程立項到建設完成，再到完成驗收，期間涵蓋了大量信息，而檔案工作就是要對工程各個環節都要作如實的記錄，并歸檔保存。信息化檔案建設，就是要把這套系統的各個環節、各類信息，包括工程進度信息、工程驗收信息等等，全面錄入電子信息系統甚至網絡上，進行電子管理。為發揮好檔案信息化管理的職能，要在開展檔案數據錄入工作時，對企業流轉的各個環節進行系統梳理，逐一對照，做到無一遺漏，全部覆蓋，以確保所有入檔的資料做到應歸盡歸。

（二）及時數據轉移，實現舊檔案文件標準劃轉。過去很多資料都是以紙質文件、材料或資料留存，空間占用大、查詢難度大、檔案管理工作量大。而如今要實現檔案管理信息化，就必須對過去老舊文件進行電子化轉化處理，也就是我們說的檔案數據轉移工作。而這一轉移過程，也正是檔案管理規范化的過程。可以利用掃描儀等設備，將過去的紙質文件掃描成電子文檔形式納入工程基礎數據庫中，進行電子存檔。要本著“先進后遠”“先急后緩”“先重后輕”的原則，科學進行數據轉移，盡量補齊數據短板，實現全部檔案資料信息化管理，為實現標準化和規范化奠定基礎。

（三）嚴格進出關口，實現檔案數據動態規范管理。每一套檔案系統，都有一定的期限。過去因為檔案存儲空間有限，檔案清理工作一般較為及時，但隨著“互聯網+”的介入，很多檔案數據是存在電腦上的，缺少了數量上的直觀感，極易造成過期的檔案數據長時間滯留在系統內。如果不及時對過期的檔案進行清理，勢必會造成檔案混亂，不僅占用存儲空間，還會造成數據擁堵，影響正常檔案管理工作效率。因此，建立嚴格的歸檔、存檔、出檔的標準，是檔案規范化的必要要求。企業在進行檔案管理，特別是信息化管理時，必須要嚴格按照各項資料的管理期限進行，有些資料超出檔案期限的，要及時銷毀，新納入檔案信息系統的，要及時更新數據庫資源，做到數據實時更新，檔案動態管理。

四、結語

為進一步規范企業檔案工作，要在實際工作中建立硬標準，優化軟環境，應用新模式，不斷促進檔案規范化及標準化程度，為更好地推進企業正常生產經營提供保障。