機(jī)關(guān)黨務(wù)檔案管理工作規(guī)范化管理探析

文/云南省公路科學(xué)技術(shù)研究院 崔榮星

黨務(wù)檔案的管理比普通檔案管理要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)亩啵枰⒁獾膯?wèn)題也很多。在黨組織中，黨員的教育工作和強(qiáng)化黨建工作都將直接影響黨的發(fā)展，黨務(wù)檔案作為記錄這些工作的載體，應(yīng)合理高效地處理目前黨務(wù)檔案中存在的問(wèn)題，推動(dòng)機(jī)關(guān)黨務(wù)工作的進(jìn)行。

一、機(jī)關(guān)黨務(wù)檔案管理目前狀況及問(wèn)題

部分機(jī)關(guān)黨務(wù)檔案沒(méi)有合理地整理和分類，存在著沒(méi)有目錄或目錄與實(shí)際材料不相符的現(xiàn)象。由于許多機(jī)關(guān)部門沒(méi)有制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理工作制度，沒(méi)有合理的工作流程，檔案管理工作進(jìn)展困難，出現(xiàn)重要工作思想沒(méi)有被收納進(jìn)檔案庫(kù)，而意義不大的小資料卻在檔案庫(kù)中占有較大比重的現(xiàn)象，這嚴(yán)重影響了檔案管理工作的進(jìn)程。在檔案管理工作人員離職后，沒(méi)有合理處理檔案交接工作，新的管理人員遲遲不就位，檔案工作堆置，交接工作無(wú)法順利完成。在后續(xù)工作中，檔案信息銜接不上，又沒(méi)有按流程保存上一個(gè)任職的工作人員的聯(lián)系方式，影響工作進(jìn)度，導(dǎo)致檔案混亂。單位沒(méi)有對(duì)黨務(wù)檔案管理工作給予充分的重視，作為機(jī)關(guān)部門，應(yīng)該設(shè)立一個(gè)專門單獨(dú)的檔案管理辦公室，提高檔案的收集整理管理利用等工作效率。若不能合理劃分檔案，在利用時(shí)避免不了要浪費(fèi)時(shí)間在檔案搜查中，不僅大大降低工作效率，甚至可能在失誤中損壞其他重要檔案文件，這一現(xiàn)象讓檔案管理形同虛設(shè)。這不僅耽誤檔案工作的正常實(shí)施，也影響了其他工作正常進(jìn)行。由于上級(jí)的重視度不夠，所以對(duì)檔案工作缺少重視，資金投入較少，缺少資金的支持，檔案管理工作開(kāi)展困難，技術(shù)開(kāi)發(fā)也遇到了很大障礙，持續(xù)應(yīng)用老舊的工作設(shè)備和技術(shù)，拖慢了工作進(jìn)程，也打擊了工作人員的積極性。目前由于沒(méi)有合理的工作制度，檔案管理的工作人員素質(zhì)參差不齊，直接影響了工作人員的工作熱情，專業(yè)性不強(qiáng)的工作人員認(rèn)為檔案管理本身就是可有可無(wú)的工作，對(duì)待工作態(tài)度不積極，十分懈怠，工作能力強(qiáng)的工作人員認(rèn)為當(dāng)前的設(shè)備技術(shù)老套過(guò)時(shí)，工作壓力大，自己的努力還不如消極怠工來(lái)的舒適，也逐漸喪失工作熱情和自信心，導(dǎo)致檔案工作的難度再次加大。

二、機(jī)關(guān)黨務(wù)檔案管理的規(guī)范化措施

通過(guò)對(duì)目前機(jī)關(guān)黨務(wù)檔案管理工作存在的問(wèn)題，制定出以下解決方案：

（一）提高機(jī)關(guān)上層組織對(duì)黨務(wù)檔案管理的重視程度。黨務(wù)檔案是重要的文書(shū)檔案，黨務(wù)檔案的實(shí)際管理情況會(huì)對(duì)整體的檔案工作產(chǎn)生影響，這就需要對(duì)當(dāng)前黨務(wù)檔案管理水平進(jìn)行提升，提升上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于黨務(wù)檔案的認(rèn)識(shí)。有了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，不僅可以鼓舞一直為黨務(wù)檔案管理工作努力的工作人員，也可以得到資金支持，開(kāi)展工作創(chuàng)新，研發(fā)更先進(jìn)的技術(shù)。上層應(yīng)將檔案管理工作納入考核內(nèi)容，并積極檢查各個(gè)機(jī)關(guān)的黨務(wù)檔案工作進(jìn)展，及時(shí)提出黨務(wù)檔案管理工作存在的問(wèn)題。上層領(lǐng)導(dǎo)可以專門設(shè)立資金項(xiàng)目，獎(jiǎng)勵(lì)給黨務(wù)檔案管理工作開(kāi)展比較成功的機(jī)關(guān)部門，激勵(lì)其開(kāi)發(fā)更優(yōu)良的技術(shù)，輔助工作的實(shí)施。

（二）完善黨務(wù)檔案管理工作中需要的技術(shù)和設(shè)備，做好員工間對(duì)接工作。更優(yōu)良的工作環(huán)境不僅可以激發(fā)員工的工作熱情、提升工作信心，還可以提升工作質(zhì)量，縮短工作時(shí)長(zhǎng)，高效完成工作任務(wù)。由于黨務(wù)檔案設(shè)計(jì)范圍較廣，在管理過(guò)程中應(yīng)對(duì)各種來(lái)源的檔案進(jìn)行集中整理歸納，避免出現(xiàn)自行管理黨務(wù)檔案的情況。機(jī)關(guān)部門應(yīng)專門設(shè)立獨(dú)立的黨務(wù)檔案管理工作辦公室，給員工營(yíng)造一個(gè)良好的辦公氛圍，接待室、檔案室、辦公室各個(gè)部門都獨(dú)立工作，有條不紊，不僅可以避免工作內(nèi)容重合，還可以高效完成工作任務(wù)，減輕黨務(wù)檔案管理工作人員的工作壓力。有檔案管理工作人員離職時(shí)，部門應(yīng)保存好該員工的各種聯(lián)系方式，并及時(shí)填補(bǔ)空缺職位，做好員工間對(duì)接工作，以免在往后的工作中出現(xiàn)檔案銜接不上的情況，當(dāng)工作中出現(xiàn)上一位員工著手處理的問(wèn)題時(shí)，可以及時(shí)聯(lián)系到該員工，不會(huì)出現(xiàn)工作堆置，問(wèn)題衍生的情況。除此之外，也要盡量利用現(xiàn)代化的信息手段，通過(guò)計(jì)算機(jī)管理黨務(wù)檔案，提升效率和安全性。

（三）定期對(duì)黨務(wù)檔案管理工作人員進(jìn)行技術(shù)的培訓(xùn)和工作素質(zhì)的培養(yǎng)。隨著工作技術(shù)的不斷開(kāi)發(fā)和創(chuàng)新，檔案管理工作人員一時(shí)間無(wú)法快速適應(yīng)，在每一項(xiàng)技術(shù)開(kāi)發(fā)出后，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，并安排技術(shù)講師，若在今后的工作中出現(xiàn)了問(wèn)題，檔案管理人員可以及時(shí)找到快速解決問(wèn)題的人，不會(huì)導(dǎo)致問(wèn)題積壓，或?qū)π录夹g(shù)理解不透徹而引發(fā)問(wèn)題不能及時(shí)解決。黨務(wù)檔案管理工作人員的工作素質(zhì)也同樣十分重要。員工應(yīng)以端正的態(tài)度對(duì)待工作，尤其是這樣一個(gè)意義重大的工作，機(jī)關(guān)部門應(yīng)對(duì)檔案管理人員集中培養(yǎng)，積極調(diào)動(dòng)員工工作熱情，提升員工自信心，并下發(fā)簡(jiǎn)單的獎(jiǎng)懲措施或任務(wù)量，可以攏住工作人員，使其專業(yè)素養(yǎng)和工作素質(zhì)同步提升。既培養(yǎng)了檔案管理人員的學(xué)習(xí)意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，又提高了工作人員對(duì)檔案管理工作的熱情和責(zé)任心，使黨務(wù)檔案管理快速發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，機(jī)關(guān)黨務(wù)檔案管理工作十分重要，機(jī)關(guān)檔案與黨務(wù)工作有著密切聯(lián)系，作為記錄黨務(wù)工作的載體，存在的問(wèn)題看似很嚴(yán)峻，實(shí)則很容易解決處理。所以做好黨務(wù)檔案管理工作，能更好實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)黨務(wù)工作效果，保證工作可以合理有序地發(fā)展和進(jìn)行。