淺談文物檔案管理

文/晉冀魯豫烈士陵園管理處 韓立濤

近年來，隨著我國檔案行業(yè)的發(fā)展，特別是現(xiàn)代電子信息數(shù)字技術(shù)用于檔案管理，傳統(tǒng)檔案管理手段、方式方法發(fā)生了很大變化，基本實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源數(shù)字化、存儲集成化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、開發(fā)利用智能化。然而，文物檔案管理相對落后于整體檔案行業(yè)的發(fā)展，在一定程度上制約了文物管理和開發(fā)利用。分析研究我國文物檔案管理工作中存在的問題，探索進(jìn)一步做好文物檔案管理工作的對策，對于我國文物管理以及整體文博事業(yè)的發(fā)展有著積極和重要的意義。

一、文物檔案的定義及其分類

文物檔案是文物在發(fā)掘征集，保存保管、整理維護(hù)和科學(xué)研究等工作中形成的各種各樣的材料和記錄。文物是歷史文化的遺產(chǎn)，是我國歷史文化的重要組成部分，做好文物的保護(hù)管理和開發(fā)利用工作，對于傳承中華優(yōu)秀文化，促進(jìn)我國社會主義精神文明建設(shè)有著重要的意義。我國文物管理是由國家文博工作單位和各類歷史文化圣地、烈士陵園紀(jì)念館承擔(dān)的，是通過建立文物檔案的形式來實(shí)現(xiàn)的，文物檔案就相當(dāng)于文物的戶口本，里面記錄了文物的相關(guān)信息，文物檔案管理是文物管理不可或缺的重要組成部分。文物檔案從內(nèi)容上可分為收錄性檔案和記錄性檔案兩大類。收錄性檔案是文物本身的信息記載，如文物的鑒定意見、文物的說明等。記錄性檔案是對文物的發(fā)掘、研究、展覽、流動、開發(fā)利用等過程的記錄。

二、當(dāng)前文物檔案管理中存在的問題

（一）文物管理部門的建檔意識需進(jìn)一步強(qiáng)化。建檔意識是指文物管理人員對于建立文物檔案重要性的認(rèn)識和建檔的自覺意識。當(dāng)前在文物管理部門存在的建檔意識問題，主要表現(xiàn)在對于文物收錄性檔案建立的積極性和主動性較強(qiáng)，而對于記錄性檔案建檔的認(rèn)識程度和積極性不高，認(rèn)為記錄性檔案與文物本身關(guān)系不大，因而忽略。

（二）文物檔案管理制度需進(jìn)一步完善。近年來，隨著我國文博事業(yè)和檔案行業(yè)的發(fā)展，文物檔案管理工作有了長足的發(fā)展，文物管理部門基本建立了文物檔案的基本管理制度，但隨著檔案管理信息化、數(shù)字化的發(fā)展，尤其是電子計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)用于文物檔案管理領(lǐng)域，與此相適應(yīng)的管理制度建設(shè)相對滯后，在一定程度上制約著文物檔案管理工作。

（三）文物檔案管理需進(jìn)一步規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前存在主要問題是，在文物檔案建設(shè)的過程中，在文物相關(guān)信息登記、填寫表格、蓋章等操作時，出現(xiàn)疏忽和書寫字跡習(xí)慣出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象。導(dǎo)致文物分類不統(tǒng)一，文物分級標(biāo)準(zhǔn)不明確，文物定名不規(guī)范等。在文檔展出、交流、借閱中疏于記錄。在紙質(zhì)檔案保存中，忽略環(huán)境的濕度、溫度和光線等。電子檔案保存中，忽略磁場、射線的影響等。文物檔案的建立、存儲、管理需進(jìn)一步規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）文物檔案管理手段現(xiàn)代化需進(jìn)一步加強(qiáng)。近年來，各文物管理部門在文物檔案管理方面使用了計算機(jī)辦公系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了登記、檢索計算機(jī)操作，但與專業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化程度相比，仍有所差距，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫還沒有建立和使用，與區(qū)域或全國檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)形成脫節(jié)，制約文物檔案管理工作的開展。

三、做好文物檔案管理工作的對策

（一）強(qiáng)化文物檔案建檔意識。增強(qiáng)文物檔案在文物管理中的重要作用的認(rèn)識，扭轉(zhuǎn)文物部門重文物保護(hù)、輕文物建檔的行為，扭轉(zhuǎn)文物檔案管理人員重收錄性檔案建設(shè)，輕記錄性檔案建設(shè)的片面思想，使文物建檔成為文物管理工作的重要環(huán)節(jié)和法定程序，在實(shí)際工作中，落實(shí)任務(wù)，落實(shí)責(zé)任，按照國家有關(guān)規(guī)定，高質(zhì)量做好各類文物建檔和管理工作。

（二）完善文物檔案管理制度。首先進(jìn)一步健全和落實(shí)文物檔案基本管理制度，對檔案資料收集、錄制轉(zhuǎn)換、歸檔移交，日常保管、借閱、利用等各環(huán)節(jié)，都要制定嚴(yán)格的制度，如《綜合文物檔案室工作職責(zé)》《文物檔案人員工作職責(zé)》《文物檔案庫房管理制度》《文物檔案保密制度》《文物檔案利用制度》《文物檔案鑒定、銷毀制度》等。其次要根據(jù)文物檔案管理現(xiàn)代化的需要，健全如文物檔案信息采集、收錄、轉(zhuǎn)換制度，文物檔案數(shù)據(jù)庫保存、安全制度，文物檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸交流管理制度等。依靠科學(xué)完善的制度，實(shí)現(xiàn)文物檔案的科學(xué)管理。

（三）實(shí)現(xiàn)文物檔案規(guī)范化管理。按照國家文物局制定的文物檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。首先規(guī)范文物檔案建檔收集、登記、錄制、轉(zhuǎn)換工作，確保文物檔案建檔的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二是做好文物檔案的分類存儲和管理，將文物檔案劃分為主卷、副卷和備考卷，在實(shí)際的文物檔案管理中，還可以根據(jù)管理的需要劃分為收錄性檔案和記錄性檔案。分別做好收錄性檔案的圖紙、照片、托片等原始資料收集和整理與存儲工作和記錄性檔案的跟蹤錄制。形成完整的文物檔案。三是按照不同載體介質(zhì)檔案要求，做好文物檔案的存儲和保護(hù)，特別是對不可再生的收錄性檔案要采取特殊措施，加以保護(hù)。對于電子檔案要創(chuàng)造防磁、防輻射、防光照的存儲環(huán)境。實(shí)現(xiàn)文物檔案管理規(guī)范化。

（四）推進(jìn)文物檔案管理現(xiàn)代化。結(jié)合文物管理特點(diǎn)，借鑒專業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)現(xiàn)代管理手段，推進(jìn)文物檔案管理現(xiàn)代化。一是利用數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文物檔案信息資源數(shù)字化。對于收錄性檔案進(jìn)行有重點(diǎn)的數(shù)字轉(zhuǎn)化，形成數(shù)字檔案。對于記錄性檔案可直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，建立文物檔案數(shù)據(jù)庫。二是運(yùn)用現(xiàn)代電子計算機(jī)技術(shù)，建立文物檔案電子管理系統(tǒng)，提高文物檔案管理效率。三是運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立文物檔案交流傳輸網(wǎng)絡(luò)平臺，提升文物檔案的使用價值和效率。