大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè)的困境及對(duì)策

文/荊州理工職業(yè)學(xué)院 陳靜

最近幾年，我國(guó)教育部門開(kāi)始重視職業(yè)教育發(fā)展，并且制訂了一系列的改革政策。國(guó)家教育部要求：必須加快職業(yè)教育體系發(fā)展，以使其能夠滿足我國(guó)廣大人民群眾的生活需要。為了跟上我國(guó)教育部門的改革號(hào)召，我國(guó)國(guó)內(nèi)的高職院校開(kāi)始不斷進(jìn)行辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)展。并且在此基礎(chǔ)上，不斷建立和完善院校內(nèi)的各項(xiàng)組織制度。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的整改工作，我國(guó)高職院校已經(jīng)形成了新型的檔案信息化管理體制。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè)工作的現(xiàn)狀

許多高職院校的成立時(shí)間并不算久遠(yuǎn)，甚至成立僅有幾年時(shí)間。因此，高職院校內(nèi)部的各項(xiàng)管理體制還正處于初步建設(shè)階段，并不成熟。故對(duì)于高職院校而言，其在檔案信息化建設(shè)方面存在許多問(wèn)題。主要表現(xiàn)在：高職院校在檔案信息管理方面沒(méi)有系統(tǒng)的管理制度，并且在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)也缺乏具體的實(shí)施措施。另外，大多數(shù)高職院校在檔案信息管理方面，都沒(méi)有相當(dāng)清晰的檔案信息化管理?xiàng)l例。這樣的話，一旦高職院校在檔案信息化建設(shè)方面出現(xiàn)問(wèn)題，沒(méi)有可供參考的管理?xiàng)l例，無(wú)法對(duì)其進(jìn)行制度處罰，就會(huì)導(dǎo)致高職院校在檔案信息化管理方面發(fā)展受到制約。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè)方面存在的問(wèn)題

當(dāng)前我國(guó)高職院校在檔案信息化建設(shè)方面存在的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在硬件方面。高職院校的檔案信息存儲(chǔ)一般需要紙質(zhì)檔案和電子檔案同步進(jìn)行。電子檔案只需要儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)設(shè)備上就可以完成，但是高職院校內(nèi)年紀(jì)稍大的那一部分管理人員，并不掌握計(jì)算機(jī)操控這門技術(shù)，這對(duì)于他們進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和管理工作來(lái)說(shuō)，是非常不利的。另外，紙質(zhì)檔案需要利用特定的檔案庫(kù)來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)。所謂的特定的檔案庫(kù)需要滿足以下條件：（1）適宜的溫度。（2）干燥的環(huán)境。（3）做好蚊蟲(chóng)管理措施。通過(guò)調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)高職院校內(nèi)部的檔案庫(kù)都不能完全滿足以上三個(gè)條件，這樣有關(guān)檔案信息化管理和建設(shè)工作也是無(wú)法正常進(jìn)行下去的。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè)開(kāi)發(fā)利用方面存在的問(wèn)題

大數(shù)據(jù)時(shí)代，我國(guó)社會(huì)最顯著的特點(diǎn)就是“信息化”。而高職院校作為我國(guó)社會(huì)中的教育機(jī)構(gòu)代表，其發(fā)展與否將直接決定我國(guó)社會(huì)的發(fā)展?fàn)顩r。然而，隨著我國(guó)高職院校教育人數(shù)的增多，有關(guān)高校大學(xué)生的個(gè)人檔案數(shù)量也隨之增多。這一局勢(shì)使得我國(guó)高職院校內(nèi)部原有的檔案管理體系，已經(jīng)完全無(wú)法維持正常工作運(yùn)轉(zhuǎn)。這時(shí)就需要利用信息化的手段對(duì)其進(jìn)行工作運(yùn)轉(zhuǎn)推進(jìn)。但是，高職院校往往在檔案信息化建設(shè)方面缺乏充足的投入資金，這直接導(dǎo)致其在檔案管理方面無(wú)法滿足實(shí)際需求。另外，我國(guó)高職院校內(nèi)沒(méi)有完善的數(shù)據(jù)庫(kù)銜接鏈，使得其檔案室數(shù)據(jù)庫(kù)子系統(tǒng)彼此之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)正常銜接。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化管理模式的建立

（一）建立完善的高職院校檔案信息化管理制度。在高職院校內(nèi)部，要想維持該院校在檔案管理方面的正常工作狀態(tài)。首先，要建立完善的高職院校檔案信息化管理制度，通過(guò)這種標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的方式，來(lái)使高職院校的檔案管理制度維持科學(xué)化、系統(tǒng)化發(fā)展。其次，在與時(shí)俱進(jìn)的基礎(chǔ)上，引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的檔案信息化管理模式，來(lái)促進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)發(fā)展。當(dāng)然在此過(guò)程中，還要充分考慮該高職院校檔案信息管理與建設(shè)方面的實(shí)際狀況。

（二）建立系統(tǒng)的高職院校檔案信息化管理預(yù)警。大數(shù)據(jù)時(shí)代，我國(guó)在網(wǎng)絡(luò)信息化方面飛速發(fā)展。因此，在對(duì)高職院校進(jìn)行檔案信息化管理的同時(shí)，還要充分考慮到檔案信息的安全存儲(chǔ)問(wèn)題。倘若高職院校大學(xué)生的個(gè)人信息檔案發(fā)生泄露，將會(huì)給大學(xué)生個(gè)人，乃至家庭帶來(lái)巨大的威脅。我們經(jīng)常還會(huì)看到這樣的新聞信息：“某某高職院校內(nèi)部檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，因漏洞問(wèn)題導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，大學(xué)生檔案信息被黑客盜竊”等。因此，為了防止這樣的事件出現(xiàn)，高職院校檔案管理工作人員，需要建立一個(gè)完善的檔案信息化管理預(yù)警系統(tǒng)，來(lái)防止上述問(wèn)題出現(xiàn)。關(guān)于檔案信息化管理預(yù)警系統(tǒng)的建設(shè)，可以從構(gòu)架檔案信息保護(hù)系統(tǒng)出發(fā)，設(shè)置危機(jī)預(yù)警裝置。這樣一旦出現(xiàn)系統(tǒng)危機(jī)問(wèn)題，檔案管理人員能夠立馬發(fā)現(xiàn)，并且快速做出應(yīng)對(duì)措施。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化管理系統(tǒng)是高職院校檔案管理工作方面的核心部分。同時(shí)，對(duì)高職院校內(nèi)部檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，有利于驗(yàn)證該院校的綜合活動(dòng)情況。但是，信息化檔案管理具有一定的缺點(diǎn)，如存儲(chǔ)檔案信息的計(jì)算機(jī)設(shè)備被損壞，那么就無(wú)法對(duì)其進(jìn)行修復(fù)還原。另外，加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)，有利于維持該院校教育教學(xué)工作的穩(wěn)定運(yùn)行，甚至還有可能間接提高高職院校的教育教學(xué)水平。