基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

文/黑龍江工程學(xué)院 王紅

當(dāng)前國(guó)內(nèi)各大高校不僅對(duì)辦學(xué)質(zhì)量和水平的要求不斷提高，其對(duì)高校信息化管理的要求同樣越來越嚴(yán)格。當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校的檔案管理信息化中存在的問題較多，如軟硬件設(shè)備落后、檔案管理人員專業(yè)能力不足、業(yè)務(wù)水平不高等。妥善解決這些問題，加快建設(shè)一支專業(yè)的信息化檔案管理隊(duì)伍，對(duì)高校的發(fā)展來說意義深遠(yuǎn)。

一、國(guó)內(nèi)高校檔案管理信息化現(xiàn)狀

信息化技術(shù)近年來的不斷普及和發(fā)展對(duì)于高校檔案管理工作來說，既是一個(gè)機(jī)遇，又是一個(gè)挑戰(zhàn)。當(dāng)前國(guó)內(nèi)的大部分高校均建立起了相對(duì)完備的信息化檔案管理機(jī)制，初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，同時(shí)還加強(qiáng)了信息化建設(shè)相關(guān)人員的培養(yǎng)力度，并增加了用于信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)。但與此同時(shí)，高校在檔案信息化管理的進(jìn)程中也普遍存在著一些亟須解決的問題。首先，當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校往往傾向于忽視信息化檔案管理機(jī)制中的安全保存條件，且對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知仍舊不足。普遍認(rèn)為檔案的信息化只在于對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的掃描和處理，并將掃描后的文件保存在磁盤等媒介中。其次，對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)往往不足。雖然很多高校已經(jīng)建立起了檔案的快捷查詢網(wǎng)頁(yè)，但由于缺乏相應(yīng)的技術(shù)人員對(duì)檔案材料加以維護(hù)，導(dǎo)致高校檔案保護(hù)工作困難重重。

二、基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理信息化建設(shè)策略

目前國(guó)內(nèi)高校所面臨的任務(wù)越來越多，不僅包括教育部對(duì)本科學(xué)校教學(xué)工作的評(píng)估，還包括省教育廳的本科專業(yè)評(píng)估等任務(wù)。與此同時(shí)，國(guó)內(nèi)各大高校間普遍存在著生源競(jìng)爭(zhēng)激烈的情況。為妥善解決以上問題，各高校加強(qiáng)了校內(nèi)教學(xué)相關(guān)報(bào)告的重視度，其中包括教學(xué)質(zhì)量報(bào)告、校內(nèi)科研報(bào)告、就業(yè)狀況報(bào)告等。鑒于此，高校內(nèi)檔案管理相關(guān)人員將要面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

（一）提高檔案管理隊(duì)伍建設(shè)力度，提升管理人員業(yè)務(wù)能力。在高校檔案管理工作中，檔案信息化建設(shè)人員的從業(yè)水平往往決定著整個(gè)高校的檔案管理質(zhì)量。眾所周知，電子計(jì)算機(jī)、教育技術(shù)以及視覺媒體傳達(dá)等在信息數(shù)字化處理的轉(zhuǎn)換編輯中占據(jù)著重要的地位。如果沒有足夠完備的理論知識(shí)和實(shí)踐體系，則整個(gè)數(shù)字化處理轉(zhuǎn)換編輯的全過程都將受到影響。因此，各大高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息化檔案管理人才的培養(yǎng)力度。堅(jiān)持以人為本的理念，加強(qiáng)信息化人才的引進(jìn)力度，同時(shí)堅(jiān)持引進(jìn)與培訓(xùn)相結(jié)合的原則，從而構(gòu)建一支高水平的信息化檔案管理隊(duì)伍。一方面，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，并積極為其提供進(jìn)修與外出調(diào)研的機(jī)會(huì)，從而不斷提高其工作能力和業(yè)務(wù)水平。另一方面，應(yīng)提升檔案管理人員的檔案保護(hù)意識(shí)，這樣才能有效保證檔案保護(hù)工作的順利進(jìn)行。同時(shí)應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理從業(yè)者積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)，從而獲得更為先進(jìn)的管理方法，不斷推動(dòng)檔案管理工作的開展。

（二）不斷提高檔案信息資源共享水平。大數(shù)據(jù)信息中心的建設(shè)是一項(xiàng)涉及多個(gè)方面的系統(tǒng)工程。首先，應(yīng)基于大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的具體特點(diǎn)，并結(jié)合多種手段和方式，從而有效推動(dòng)信息化網(wǎng)絡(luò)管理工作的開展。與此同時(shí)，高校應(yīng)加大檔案管理信息中心建設(shè)力度，重新整合校內(nèi)相應(yīng)部門與二級(jí)學(xué)院的數(shù)據(jù)信息，從而達(dá)到信息有效管理的目的。其次，對(duì)于老舊或出現(xiàn)故障的計(jì)算機(jī)、掃描儀等信息處理設(shè)備，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的更新。為提高高校檔案信息化管理效率，還可以建立相應(yīng)的信息管理服務(wù)器，并做好服務(wù)器維護(hù)人員的培訓(xùn)工作，保障各項(xiàng)工作的順利開展。新時(shí)代，各大高校內(nèi)的數(shù)據(jù)量都較之以往有了大幅度的增長(zhǎng)，因此應(yīng)充分建立更為完備的數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，從而為數(shù)據(jù)的訪問和查詢等創(chuàng)造便利，并為高校各部門的信息資源調(diào)集工作提供方便。

（三）提高檔案材料收集與數(shù)字化的重視度。鑒于教學(xué)單位中的教師、輔導(dǎo)員以及各類職能部門的輔助機(jī)構(gòu)等多方面人員共同構(gòu)成了整個(gè)高校辦學(xué)系統(tǒng)，因此，想要全面實(shí)現(xiàn)高校信息化檔案管理工作，只靠檔案管理人員的努力顯然是不夠的。這就要求校內(nèi)其他人員，包括教務(wù)人員、管理人員等，積極參與到該項(xiàng)事務(wù)中來。校內(nèi)各單位和部門應(yīng)在專業(yè)檔案管理人員的協(xié)助下，對(duì)各類材料加以整理。同時(shí)按照相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行源文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。及時(shí)將處理好的檔案信息更新至檔案管理系統(tǒng)中，并基于以上工作，充分發(fā)揮各部門相關(guān)人員的主觀能動(dòng)性，不斷推進(jìn)校內(nèi)檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化、全面化，為學(xué)校辦學(xué)工作奠定良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來對(duì)高校檔案管理信息化提出了新的要求。作為一個(gè)龐大的體系，檔案管理信息化是當(dāng)今高校不斷提升教學(xué)質(zhì)量和水平的重要根基。要求各大高校結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行統(tǒng)籌布局，合理運(yùn)用信息化手段對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和管理，使檔案的收集和挖掘具有高效性和科學(xué)性，從而為高校的決策工作提供扎實(shí)、準(zhǔn)確的信息依據(jù)。