加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與實(shí)踐

文/江蘇省連云港市贛榆區(qū)城市管理監(jiān)察大隊(duì) 祁小健

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)及其必要性

（一）優(yōu)化檔案的存放環(huán)境。就目前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀看，大多數(shù)檔案管理停留在了紙質(zhì)檔案階段，如果開(kāi)始普及采用信息化的檔案管理，那么在一定程度上是降低了檔案管理工作對(duì)于環(huán)境的一些硬性要求。在城市管理方面，如果可以開(kāi)始應(yīng)用信息化的管理模式，不僅可以提高保存的效率，還可以進(jìn)一步改變傳統(tǒng)的管理模式對(duì)于紙張的依賴性，這樣除了可以減少對(duì)樹(shù)木的破壞，還可以消除高溫及空氣氧化對(duì)存儲(chǔ)的紙張所帶來(lái)的影響。另外，城市管理方面的檔案管理工作所需要的儲(chǔ)存空間相對(duì)較大，如果可以采用信息化的管理模式不僅無(wú)限制地?cái)U(kuò)大了存放的空間，還減少了對(duì)以往檔案柜擺放所占空間的需要，在信息化技術(shù)發(fā)達(dá)的時(shí)代，只需要一個(gè)特別微小的儲(chǔ)存空間，就可以將海量的城市管理檔案資料及其數(shù)據(jù)信息存放于網(wǎng)絡(luò)空間之中。

（二）信息檢索化更加便捷。信息化時(shí)代，如何能夠在快節(jié)奏的訊息中利用快速簡(jiǎn)便的方式找到最有價(jià)值的信息取決于事業(yè)單位發(fā)展的深度如何，加強(qiáng)提高信息的使用效率以及其檢索率，在一定程度上都極大地提升了城市管理工作的整體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如果是傳統(tǒng)的紙質(zhì)型檔案管理的話，要想在這其中檢索出相對(duì)繁瑣的數(shù)據(jù)信息就比較困難，但是如果可以使用信息化的管理模式就可以提高檔案的檢索工作效率。實(shí)現(xiàn)無(wú)重復(fù)、無(wú)遺漏的數(shù)據(jù)檢索功能，只需要輸入你所要檢索的內(nèi)容，根據(jù)條件進(jìn)行排除后，就可以很快地得到相應(yīng)符合條件的結(jié)果。依靠著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，以秒為單位來(lái)計(jì)算計(jì)算機(jī)中數(shù)據(jù)信息的檢索速度，進(jìn)而提升數(shù)據(jù)的使用率，提高了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性。

（三）提升事業(yè)單位的公眾形象。事業(yè)單位在社會(huì)各界都具有公益性質(zhì)的公眾形象，城市管理的檔案文件所公開(kāi)發(fā)布出來(lái)的任何信息都是與百姓生活息息相關(guān)的，推行檔案信息化的建設(shè)也是便于公眾對(duì)城市管理信息進(jìn)行進(jìn)一步的查詢，讓城市管理的政務(wù)處理更加透明化，樹(shù)立起良好的公眾形象。在任何一個(gè)事業(yè)單位發(fā)展中都需要重視的一項(xiàng)就是重視檔案管理工作，其中城市管理檔案工作尤為重要，其中主要的工作對(duì)象就是大批量的電子數(shù)據(jù)信息文件，城市管理單位的檔案信息化建設(shè)的保障是要有效地提升對(duì)電子信息資源的利用率，徹底實(shí)現(xiàn)電子信息在檔案管理工作中的運(yùn)用和存儲(chǔ)，進(jìn)而能夠更加合理地利用電子信息數(shù)據(jù)資源，推動(dòng)好城市管理中檔案信息化建設(shè)的方針以及制度體系。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題及原因

（一）缺少城市管理專業(yè)的高素質(zhì)人才。專業(yè)的高素質(zhì)人才是城市管理開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)，因?yàn)橹挥袚碛辛俗顚I(yè)的電子信息化的檔案管理人才，才能加快城市管理的檔案信息化建設(shè)工作的速度。但就目前的情況來(lái)看，絕大部分檔案管理人才缺少信息化方面的專業(yè)知識(shí)，因?yàn)槌鞘泄芾硎聵I(yè)單位選用人才的途徑是受限制的，在有限的名額之下，很難為城市管理事業(yè)單位引入足夠多的信息化人才，這也就嚴(yán)重影響到了檔案管理工作的效率。再加上當(dāng)前我國(guó)絕大部分的信息化檔案管理人才都是以紙質(zhì)檔案為主要的管理方式，并且大多數(shù)的工作人員與其相關(guān)的專業(yè)知識(shí)掌握較低，局限了這一管理方式的發(fā)展空間。除此之外，單位內(nèi)部對(duì)工作人員的培訓(xùn)意識(shí)較低，普通的工作人員無(wú)法滿足當(dāng)下信息化檔案管理建設(shè)所需，也就限制了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

（二）對(duì)檔案管理的工作沒(méi)有深刻的認(rèn)識(shí)。絕大多數(shù)城市管理單位內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)及員工對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)這一問(wèn)題都沒(méi)有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)，忽略了這一項(xiàng)工作的重要性，并且也嚴(yán)重影響到了城市管理單位自身的發(fā)展方向。尤其是絕大部分的領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有對(duì)制定一套有效的檔案管理制度，導(dǎo)致單位內(nèi)部整體在檔案信息化建設(shè)這一問(wèn)題上的熱情度并不高，也就更不會(huì)選擇投入較多的經(jīng)費(fèi)來(lái)建設(shè)這一內(nèi)容，也就使得檔案信息化建設(shè)經(jīng)常處于一個(gè)被擱置的狀態(tài)，阻擋了城市管理單位求發(fā)展的步伐。

（三）缺少必要的管理機(jī)制。要想實(shí)現(xiàn)城市管理在檔案信息化建設(shè)中所制定的目標(biāo)，就應(yīng)該站在時(shí)代發(fā)展的尖端來(lái)思考這一走向，緊緊圍繞著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的變化，制定出適合的發(fā)展方向。第一，現(xiàn)在的管理機(jī)制與社會(huì)發(fā)展的實(shí)際情況相比的話，在軟件、硬件的使用和開(kāi)發(fā)上都是較為落后的階段，絕大部分城市管理事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀還是無(wú)法真正適應(yīng)當(dāng)前智能化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展背景。第二，目前管理機(jī)制的轉(zhuǎn)變還是處于一個(gè)較慢的發(fā)展速度，對(duì)于怎樣引入先進(jìn)的前沿技術(shù)還有待進(jìn)一步提高，但是由于城市管理事業(yè)單位自身在財(cái)力、物力上的發(fā)展計(jì)劃都比較緩慢，也就在潛移默化中限制了檔案管理的發(fā)展前景。

（四）所配備的軟件兼容性不強(qiáng)，良莠不齊。檔案信息化的建設(shè)首先離不開(kāi)的就是“設(shè)備”支持，但是鑒于目前我國(guó)并沒(méi)有研發(fā)出易操作、功能全、適應(yīng)性強(qiáng)的應(yīng)用管理軟件。然而目前很多的單位正在使用的檔案管理軟件都是一些操作繁瑣、功能較少的應(yīng)用，這在一定程度上對(duì)檔案信息化的建設(shè)帶去了很多不利的影響因素。軟件的良莠不齊在一定側(cè)面上也是因?yàn)閲?guó)家的檔案主管部門沒(méi)有出臺(tái)相關(guān)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，所以也就使得軟件之間無(wú)法兼容使用，沒(méi)有完全展現(xiàn)出目前網(wǎng)絡(luò)信息化的優(yōu)勢(shì)。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有效對(duì)策及實(shí)踐方法

（一）建立有效的管理標(biāo)準(zhǔn)和高素質(zhì)人才隊(duì)伍。要想推動(dòng)城市管理事業(yè)單位的信息化建設(shè)，就需要打造一支可管理、懂技術(shù)、懂專業(yè)的信息化建設(shè)管理隊(duì)伍。首先，作為城市管理事業(yè)單位內(nèi)部，要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行集中的培訓(xùn)和指導(dǎo)，旨在提高工作人員的信息化技術(shù)水平及專業(yè)知識(shí)，要讓電子信息化技術(shù)可以有效地應(yīng)用在檔案信息的工作之中去。其次，還要不斷提高管理人員的思想道德修養(yǎng)、責(zé)任感以及綜合素質(zhì)。

（二）進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和加強(qiáng)檔案管理應(yīng)用軟件程序。城市管理事業(yè)單位無(wú)論是在選擇當(dāng)前市場(chǎng)上的暗桿管理軟件，還是選擇自行研發(fā)的軟件，首先都是要基于單位自身的實(shí)際需要來(lái)引進(jìn)應(yīng)用軟件，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行進(jìn)一步的改造，讓應(yīng)用軟件更能符合單位的實(shí)際發(fā)展前景。與此同時(shí)，還需要各管理部門對(duì)檔案系統(tǒng)建立起專門的平臺(tái)，讓檔案信息可以進(jìn)行相互的溝通。

（三）提高相關(guān)專業(yè)人才的專業(yè)技能。因?yàn)橄嚓P(guān)專業(yè)的技術(shù)人員是檔案信息化建設(shè)的直接工作人員，因此，需要不斷地提升技術(shù)人員的專業(yè)知識(shí)水平，只有這樣，才能逐步實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的最終目標(biāo)。檔案管理的工作人員還要對(duì)信息技術(shù)水平開(kāi)展針對(duì)性的培訓(xùn)，熟練掌握檔案信息化的建設(shè)以及信息化的操作方法。

（四）保障信息化檔案管理工作的資金投入。城市管理事業(yè)單位首先要做的就是要保障在檔案管理工作中有一定量的資金投入，在配置上也要投入相應(yīng)的硬件及軟件設(shè)備，并且還要對(duì)相關(guān)專業(yè)的人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，與此同時(shí)，各領(lǐng)導(dǎo)也要充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性。

四、總結(jié)

城市管理檔案信息化建設(shè)工作，是科技發(fā)展和時(shí)代進(jìn)步的結(jié)果，為了滿足新時(shí)期城市管理檔案管理工作的需要，事業(yè)單位應(yīng)該跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，加速城市管理檔案信息化的建設(shè)。單位需要做好管理規(guī)劃工作，一定要注重城市管理檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)事業(yè)單位的政務(wù)公開(kāi)和信息公開(kāi)，提高事業(yè)單位在人民心中的形象，使事業(yè)單位為人民群眾服務(wù)的工作做到最好。