勘察設計院檔案信息化建設研究

文/中交第二航務工程勘察設計院有限公司 丁軍艷

在企業信息化建設的大環境下，檔案信息化建設既是時代的要求，也是檔案自身發展的需求。本文結合勘察設計院自身特點，討論了勘察設計院的檔案信息化建設應從哪幾個方面著手，期望為同行業檔案信息化建設提供參考。

一、檔案管理系統與生產管理系統無縫對接，構建檔案信息化管理體系

科技檔案是勘察設計院檔案中最重要的組成部分，是勘察設計院經營生產活動的法律憑證和重要依據；勘察設計院的工程設計、經營決策等更是離不開科技檔案。經營生產活動產生了檔案，檔案亦是經營生產活動的依據。因此，檔案管理系統不能獨立存在，勘察設計院應首先將檔案管理系統與生產管理系統連接起來。為使檔案管理系統與生產管理系統有效對接，保證數據順利傳遞，勘察設計院應安排相關技術人員對檔案管理系統進行二次開發。根據檔案系統測試環境、數據接口規范和數據庫表結構文檔，解決兩個系統之間的用戶和組織機構協調統一、生產數據集成和流程集成等問題，實現檔案管理系統和生產管理系統的無縫對接。實現無縫對接后，用戶可以通過生產管理系統登錄檔案管理系統進行相關檔案查詢、檢索、瀏覽、下載等操作，生產管理系統歸檔文件可以自動轉入檔案管理系統預歸檔區，在生產管理系統辦理借閱，流程審批會自動進入檔案系統借閱等功能。實現檔案管理系統與生產管理系統的無縫對接，可以避免產生新的信息孤島，完善檔案信息化管理體系。

二、歷史檔案數字化，打造檔案信息化物質基礎

隨著勘察設計院不斷發展壯大，承接業務范圍越來越廣泛，工程項目越來越多，技術檔案館藏量也越來越大。由于某些工程項目名稱相似或者項目名稱幾經變更等緣故，檔案查找利用顯得困難，檔案人員工作效率低下，浪費大把時間在查找實體檔案上。而將這些檔案數字化，則可以完美解決上述問題。檔案數字化，可以大大提高檔案利用的便捷性。據部分勘察設計院統計，數字化后的紙質檔案借閱率可以減少85%以上，極大提高了檔案利用效率及檔案人員工作效率。檔案人員可以有更多的時間進行檔案信息資源編研、檔案知識化管理。勘察設計院應逐年對歷史室藏的非涉密紙質檔案進行數字化加工，逐步實現非涉密檔案數字化率達到100%，為企業知識共享提供基礎資源。檔案數字化，使檔案室從“檔案實體保管與服務”為主逐漸轉變成提供“數字檔案信息中心”。

三、BIM設計文件存檔利用，檔案信息化與時俱進

近年來，BIM（Building Information Modeling，建筑信息模型化）作為新事物出現在勘察設計行業，BIM技術應用未來擁有廣闊的市場。勘察設計院檔案工作應當認真分析趨勢、更新觀念、乘勢而上，積極推進BIM時代設計文件的管理及利用。首先要在生產管理系統做好BIM設計文件的過程管理，之后需歸檔的BIM設計文件由生產管理系統自動流轉到檔案管理系統，檔案管理員進行整理編號。在此要注意BIM設計文件格式在檔案管理系統的兼容性，及時與檔案管理系統開發公司探討BIM設計文件格式的顯示與存儲方案。總之，檔案管理工作要順應技術發展，深入開展BIM模型檔案管理工作。

四、檔案知識點標識，檔案信息化未來之路

勘察設計院科技檔案數量巨大，簡單的檢索查閱遠遠不能滿足生產設計人員的利用需求。知識點標識，是以生產設計人員利用需求為導向對檔案信息資源深入挖掘，是實現知識管理的基礎工作，即步入檔案信息化高級階段的第一步。知識點標識工作可分為兩個階段：1.屬性分類。首先由檔案人員按照業務范圍對科技檔案文件進行大的分類，如：分為水運、環境保護、勘察測量、監理等大類；按照這些大類，尋求各類相關的專家配合，按照專業特性進行細化分類，細分出具有較大利用價值的屬性，如：將碼頭結構分為高樁碼頭、板樁碼頭、重力式碼頭等。2.屬性標識。依據數字化成果內容，組織相關專家對工程檔案進行屬性標識。進行知識點標識后，生產設計人員將能夠輕易、快速查找到真正需要的檔案。

五、檔案部門與生產設計部門緊密合作，培養檔案信息化人才隊伍

要做好勘察設計院檔案信息資源開發利用工作，光具備檔案知識是遠遠不夠的，還應具備相應的專業知識。檔案部門首先要加強檔案人員的檔案知識、其他相關專業知識學習，定期邀請生產設計單位人員給檔案人員做相關專業知識培訓，提升檔案人員素質；檔案人員應當深入到生產一線，有機會更要到現場收集檔案資料、學習專業知識、了解生產設計人員真正需求；檔案部門還要與生產設計部門建立良好的合作關系，邀請生產設計人員參與到檔案信息編研、檔案信息樹構建中來，鼓勵其對檔案工作提出建設性意見及建議。

六、小結

勘察設計院檔案信息化建設，是檔案發展的需要，是院信息化工作的重要組成部分，也是勘察設計行業發展的要求。勘察設計院要將檔案信息化建設作為信息化考核指標，提高相關部門對檔案信息化工作的重視度，確保檔案信息化建設工作持續、有效推進。本文結合勘察設計行業特點，闡述了勘察設計院信息化建設的工作要點，以期對今后同行業檔案信息化建設工作有所啟示。