淺談煤炭企業工程項目檔案管理

文/四川省煤炭產業集團公司 戚淑蕓

煤炭企業工程項目檔案是煤炭企業各類工程項目在建設、管理過程中形成的、具有保存利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。它們是煤炭企業寶貴的財富和資源，做好項目檔案的管理，將為企業發揮很大作用，帶來可觀的技術效益和經濟效益。煤炭企業工程項目一般包括：地面工業建筑工程，地面民用建筑工程，老礦井改建、擴建、技改擴能工程，新礦井建設工程等。比較而言，地面工程項目主要是土建工程，形成的項目檔案相對簡單，容易規范管理。井下工程項目都是在地下幾百米深處作業，工程風險高，危險性大，設計變更多，自然條件復雜，受水文、地質、瓦斯、煤塵等環境影響較大，專業性很強。大型井下工程形成的檔案一般包括土建、礦建、機電安裝三個大的分類，因為投資大、規模大、工期長、單位工程多、參建單位多、人員結構復雜等因素，形成的檔案難有地面工程檔案那樣標準，管理很具有挑戰性。筆者所在的四川省煤炭產業集團公司檔案室深入研究下屬幾大煤炭生產企業的項目檔案實際，探索出了一些比較實用的管理方法。

一、加強工程項目檔案管理的組織保障

煤炭企業工程項目檔案往往涉及工程、安全、生產、財務、審計等多個部門和環節，需要各個部門的共同協作。由于管理層級多，常有職能分工、合作、交叉等情況。在企業中，檔案管理僅僅是綜合辦公室業務之一，職權有限，難以協調統一各部門協作，真正做到維護檔案的齊全完整。面對這些情況，集團公司每當有大型工程項目開工，就要設置項目的檔案管理機構，加強組織保障。在建設初期，公司總部分管項目的投資發展部牽頭，成立項目檔案管理領導小組，督促下屬建設單位把綜合辦公室、規劃發展部、工程籌備部等部門負責人全部納入領導小組成員中，工程籌備部負責人擔任領導小組組長，設置一兩名懂工程技術的責任心強的人擔任專職檔案員。建設方與地勘、設計、施工、監理、供貨商等各個參建方簽訂項目施工合同時，將項目檔案的收集、整理、歸檔等要求納入合同管理中，提取5%的保證金保證檔案資料的質量和數量，堅持項目檔案集中統一管理、分工負責的原則。同時，建立以建設單位為檔案管理核心，設計、施工單位為檔案管理主體，監理單位控制為手段的三級檔案管理網絡，一級對一級負責，層層落實，真正將項目檔案工作貫穿于項目建設的各單位、各部門、各領域，做到全員參與、全程管理。

二、加強工程項目檔案的過程監管

煤礦建設是高危行業，其礦建前期的論證階段不同于其他基本建設項目，涉及政府部門多，論證時間長，形成的文件材料多。為了管控項目前期形成的文件材料，項目檔案管理領導小組加強了檔案形成過程監管。一是安排建設單位規劃發展部負責項目前期文件材料的收集整理，物資供應部負責設備的采購及開箱驗收時隨機資料的收集整理，招標辦負責項目招投標文件的收集整理。將項目檔案管理納入崗位考核，實行獎罰制度。每個月由建設單位牽頭，組織規劃發展部、綜合辦公室、工程籌備部門、監理單位的有關人員對形成項目檔案的參建單位及責任部門進行檢查考核。二是加強監理工作的監督管理。在合同簽訂時，就明確監理工作應包括檔案資料的監控。工程開工前，讓監理明確建設單位的檔案管理要求，工程開工后，監理對施工單位形成的文件質量嚴格把關，對施工單位編制的竣工資料是否真實完整逐一進行檢查，簽章確認，使竣工檔案的真實性、完整性得到保障。三是每個季度，公司投資發展部再組織建設方、施工方、監理方共同對工程質量和檔案整理進行檢查，將項目檔案管理與工程管理做到同布置、同檢查、同考核。

三、加強工程項目檔案管理的方法指導

在項目準備階段，項目檔案管理領導小組即安排檔案員收集整理項目各個管理部門的相關資料，指導收集的重點內容。主要包括：前期立項報告，可行性研究報告及評估、批復，初步設計任務書、方案、施工準備資料，地質勘探方、設計方、監理方、施工方的招投標文件。以及外部配套建設或協作的有關資料，工程建設期間上級或當地與工程有關的各項文件，外購設備等資料。

在項目施工階段，項目檔案管理領導小組加強對這四大部分進行收集整理指導：工程施工技術管理資料、工程質量控制資料、工程施工質量驗收資料、竣工圖。

收集工程施工技術管理資料時，重點是圖紙會審記錄、工程開工報告、技術安全交底記錄、施工組織設計、施工日志、設計變更、工程洽商記錄、工程測量記錄、施工記錄、工程質量事故記錄、工程竣工文件等材料。收集工程質量控制資料時，重點是工程項目原材料、構配件、成品、半成品、設備的出廠合格證及進場檢（試）驗報告；施工試驗記錄和見證檢測報告；隱蔽工程驗收記錄及交接檢查記錄。建設過程中，隱蔽工程的許多工序情況會被下一道工序所掩蓋，這部分工程的質量如何，在竣工后是難以檢測到的。這時候，收集的隱蔽工程質量控制資料就是對這部分工程真實情況的唯一評價依據，體現出項目檔案無可替代的重要作用。收集工程施工質量驗收資料時，重點是施工現場質量管理檢查記錄、單位（子單位）工程質量驗收記錄、分部（子分部）工程質量驗收記錄、分項工程質量驗收記錄、檢驗批驗收記錄。收集竣工圖時，重點是竣工圖編制整理、審核蓋章、交接驗收是否按施工合同約定，提交合格的竣工圖。在驗收階段，重點收集工程竣工總結，竣工驗收記錄及各類專項驗收認可文件。

總之，要想做好煤炭企業工程項目檔案管理，就要遵循項目檔案的形成規律，加強組織保障和過程監管，給以必要的方法指導。