工程項目中檔案管控的規范化實踐研究

文/山西路橋第一工程有限責任公司 郭亞麗

社會的快速發展需要各類工程作為支撐，比如，鐵路工程、橋梁工程、能源工程等等，這便促使大量的工程項目不斷產生，由此便衍生出工程項目這一概念。要將工程項目保質、保量、高效、快速地完成，需要各方面的協同努力。其中，做好工程項目的科學管理是極其重要的一面，而檔案管控的規范化能有效地促進工程項目的管理。實踐表明，規范化的檔案管控是一項基礎工程，能夠為工程項目的順利開展提供資料支撐，有效避免項目開展過程中的各類弊端，提升項目開展的效率和速度。然而，現實情況是工程項目開展過程中常存在很多問題，不規范性較為嚴重，這很大程度上制約了工程項目的高效開展?？梢?，新時代研究工程項目中檔案管控的規范化實踐具有重要的理論和現實意義。

一、工程項目中檔案管控規范化的意義

工程項目中的檔案包含了工程從最開始立項的基本信息，到最后結項時整個過程中的全部資料?？梢?，建立規范化的制度，能將工程從開始到最后的各類資料全部分門別類地保存、建立起來，能夠將整個工程詳細地記錄下來。同時，工程項目中的管理經驗、現場經驗等也能夠完整保存下來，方便下一個項目參考、借鑒。此外，檔案資料也是工程項目結束時相關部門驗收的重要資料，它能夠將整個項目完整地反映出來?？梢?，建立規范化的檔案資料對于工程項目具有不可忽視的作用。

二、工程項目中檔案管控規范化的特征

工程項目中檔案管控規范化具有多個特征，筆者在文獻資料調研的基礎上對其加以概括，具體如下：1.檔案管控的專業化較強。工程項目中的檔案既包括日常管理性文件，也包括專業性、技術性較強的專業性資料。要將這些資料檔案科學合理地管控好，對檔案管理人員提出了很大挑戰，現實情況是很多檔案管理人員對于專業技術性檔案不熟悉、不了解。這便增加了他們整理專業類資料的難度，差錯、返工等各類現象時常出現。而技術專業人員雖然懂專業資料，但是對于檔案管理卻不甚了解。這便使得檔案管理中不規范性較為嚴重。2.工程項目檔案管理的范圍廣。工程項目從施工到結束涉及各類資料，比如立項資料、施工單位資料、設計資料等等。3.工程項目的時間跨度比較長。原因是一個項目從立項、勘察、設計、施工、完工、檢查、驗收，往往需要一兩年的時間，甚至更長，這無形中增加了檔案資料管控的難度。

三、工程項目中檔案管控規范化實踐

（一）健全工程項目中檔案管控規范化制度。健全工程項目中檔案管控規范化制度具體可從以下兩方面開展：一是建立完善的工程項目檔案資料收集、保存規范和制度，確保資料從收集時就做到規范、合理、完善，管控過程中分門別類，完整保存。二是建立相應的工程項目檔案監管部門，定時對工程項目文件進行監督管理，確保將檔案管控過程中的各類規章制度落到實處。

（二）工程項目檔案資料的收集、整理應與工程項目的施工進度保持一致。工程項目檔案管控中強調同步性，就是檔案資料的收集和整理應與工程項目的施工進度保持一致。具體表現為：一是工程項目開工之前就將項目立項依據、基本資料收集、歸檔起來。二是項目工程施工過程中的設計方案、經驗方式等要伴隨著施工進度及時地收集起來。三是工程項目結束驗收時要將相應的驗收資料、意見等詳細的記錄收集起來。

（三）檔案管理人員需要將“業務指導”與檔案管控結合起來。所謂業務指導指的是檔案收集過程中的方法和技巧，它是檔案收集的重要手段。要做好業務指導，具體的做法為：檔案管理人員要深入到具體的現場施工實踐中，現場實地收集各類資料，熟悉整個項目工程的施工進度和情況，隨后將收集的資料分門別類地保存起來，最后對收集的資料進行指導監控?，F場實踐也表明，只有將“業務指導”與檔案管控結合起來，才能更好地促進工程項目檔案的規范化管控。

四、結語

近年來我國的工程項目越來越多，相應的對檔案管理要求也越來越高，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。在這種背景下，工程項目中檔案管控的規范化顯得格外重要。因此，政府機關、施工企業均應該努力，出臺相應的規章制度，建立科學合理的檔案管理條例。只有這樣，才能更好地促進我國工程項目檔案的規范化，為工程項目的順利開展保駕護航。