教育信息化背景下高校教師人事檔案管理探討

文/南華大學繼續教育學院 譚軍紅

近幾年來，社會經濟和信息技術的發展速度越來越快，我們的生活無時無刻不處于信息化的環境之中，信息技術被廣泛地應用到了各個領域，高校教師的人事檔案管理也深受其影響。在教育信息化的背景下，傳統的高校人事檔案管理工作已經不合時宜，取而代之的是電子化的檔案管理模式，這極大地提高了高校教師人事檔案管理工作的效率，也有利于管理的準確性。但是在新舊管理模式轉型的同時，也存在著許多問題需要解決，因而探討高校教師的人事檔案管理工作方面的有關問題具有特殊的意義。

一、信息化背景下高校教師人事檔案管理的基本特征

（一）網絡化。在教育信息化的逐漸影響下，高校教師人事檔案管理工作的模式逐漸變得更加網絡化，這對于檔案管理工作來說是非常有利的。高校教師人事檔案管理工作主要是用來保管教師人事檔案的信息以及為其他工作人員提供所需要的檔案。在信息化背景的影響下，對高校教師人事檔案管理工作便提出了更高的要求。而為了順應信息化的潮流，高校教師人事檔案管理工作也逐漸發展進步，通過對信息進行網絡化的保存，提高了管理人員的工作效率和信息的利用率，讓人們能夠更加方便地使用和查找信息。

（二）快捷性。教育信息化背景下的高校教師人事檔案管理工作不再以實物資料為主，而是通過數字化的形式展現在人們的眼前，這充分提高了信息資源的利用效率。人們可以更方便快捷地了解學校各個部門的總體情況，從而為開展各項工作提供便利。

（三）安全性。受教育信息化的影響，高校相關管理部門的工作效率是大大提高了，但在提高工作效率的同時，快捷、便利的網絡傳播也為高校教師人事檔案信息的安全性提出了挑戰。因為一旦造成人事檔案信息外泄，將有可能使得高校教師的隱私得不到切實維護。

二、現階段高校教師人事檔案管理工作存在的主要問題

近幾年來，隨著信息技術的不斷發展，高校教師人事檔案管理的工作越來越重要。但是目前為止，高校的人事檔案管理工作方面仍然存在很多問題需要去解決，主要有以下幾個方面：

（一）高校管理人員對檔案管理不夠重視。一些高校并沒有把人事檔案管理工作放在很重要的地位，他們認為這項工作只是一項輔助性的工作，因此，并沒有給予太多的重視，這也就使得高校的檔案管理方式比較落后。同時，大多數的高校可能沒有設立專門的去管理教師人事檔案的部門，所以在管理起來也有很多的不便。此外，高校在教師人事檔案管理工作方面缺乏相應的資金支持，也阻礙了高校人事檔案管理信息化的步伐。

（二）管理方法不先進并且效率低。雖然信息化管理方式已經越來越普及化了，但是大多數高校的管理方式并不是多么先進，與當今信息時代發展的需求并不相符。在管理工作進行的過程中，仍然是以紙質的檔案為主，雖然紙質的檔案具有一定的優點，但是利用效率卻不高，而且還需要大量人為的手工勞動力，既浪費人力資源，又浪費時間。再加上在保存文檔的時候，由于缺少條理性，也可能會造成檔案的丟失或混亂。雖然大部分高校的檔案管理部門都配備了電腦和打印機等設備，但管理人員似乎并沒有做到物盡其用，發揮其最大的價值。

（三）對人事檔案管理系統不熟悉。教師人事檔案管理工作在高校的管理工作中很重要，但是一些高校管理人事檔案的系統卻不容易操作，運用起來很既繁瑣又復雜，而且功能也不是多么全面，很難來適應信息化教師人事檔案管理的需求。同時，檔案管理機制建設比較落后，沒有很好地利用信息化帶來的好處，沒有實現網絡技術和人事檔案管理工作的良好結合，應用網絡信息化管理方式的理念也沒有得到很好的落實，從而導致管理人員對信息化管理的認識不足。

（四）檔案管理人員的管理能力不足。要想做好高校教師人事檔案信息管理工作，對管理人員的能力水平也有要求。為了適應信息化的管理工作，要求管理人員一定要具備良好的專業技能和處理問題的能力，同時還要有善于創新的思維能力。在傳統的高校教師人事檔案管理工作中，一般的工作人員都是兼職管理人員，他們沒有進行過專業的學習，管理水平低，并且也不會全身心地投入到管理工作中去，所以也就無法做好人事檔案管理工作。此外，由于這些管理人員缺乏相關的管理知識，對檔案管理工作的基本操作技能也不熟練，有些人甚至都不能熟練地使用電腦，導致信息化背景下教師人事檔案管理工作進行困難。

三、信息化背景下高校教師人事檔案管理的若干對策

在教育信息化的逐漸影響下，高校教師人事檔案管理工作的模式逐漸變得更加網絡化和數字化，這對于檔案管理工作來說是非常有利的。高校教師人事檔案管理工作主要是用來保管教師人事檔案的信息以及為其他工作人員提供所需要的檔案。在信息化背景的影響下，對高校教師人事檔案管理工作便提出了更高的要求。而為了順應信息化的潮流，高校教師人事檔案管理工作也逐漸發展進步，通過對信息進行網絡化的保存，提高了管理人員的工作效率和信息的利用率，讓人們能夠加方便地使用和查找信息。

（一）提高管理人員綜合素養。一方面，要組建一支專門的管理隊伍，提升管理人員的水平。通常大多數高校的檔案管理人員都是普通的工作人員，所以也就導致了管理水平低的現象。因此，一定要建立一支專門負責管理檔案的工作人員隊伍，并加強對他們的日常培訓，提高他們的管理能力和管理素質，以掌握網絡化和數字化的管理方式，實現高校教師人事檔案管理的信息化。另一方面，一定要樹立創新意識。在教育信息化的背景下，高校檔案管理人員只有樹立創新意識，善于創新和敢于創新，才能不斷地通過科學技術去改進工作方法，創新的工作理念，發現管理工作中存在的問題并去找到合理的解決方案，以提高人事檔案管理的水平。

（二）提高檔案信息的準確性。在以往傳統的人事檔案管理工作中，當人們想要了解什么信息時，還得去管理部門查看，這一點是很不方便的，不僅費時費力，還往往因為信息查閱不及時造成工作延誤，而且紙質的信息資料不利于更新，對高校各項工作的順利進行產生了一定的不良影響。而通過信息化的管理，人們就可以隨時隨地方便地去查閱信息檔案，再加上數據化的信息管理模式，極大地提高了高校檔案信息管理工作的及時性和準確性。

（三）創新檔案管理工作模式。在傳統的教師人事檔案管理工作中，管理人員通常是通過手工來進行記錄和整理，這樣不僅工作效率低，而且還需要大量不必要的體力勞動。隨著教育信息化的發展，高校教師人事檔案管理工作實現了網絡化和數字化，可以快速高效地記錄各種人事檔案信息，并且還可以進行分類保存，這只需要管理工作者通過使用電腦就能做到，避免了不必要的重復性勞動，從而提高了管理人員的工作效率。教師人事檔案信息只需要記錄一次就能實現重復利用，不用再去打印信息，只需要通過復制信息文檔就可以了，其他工作人員通過電腦或手機就能隨時地查看需要的信息，從而更好地實現了信息的共享，改變了檔案管理人員的工作模式。同時，也有利于管理人員在日常的管理工作中不斷學習，以跟上信息時代的步伐，提高他們的管理能力。

四、結語

總的來說，高校教師人事檔案管理工作非常重要，隨著信息化水平的不斷提高，我們一定要實現檔案信息管理工作的信息化和數字化，改變傳統的管理工作模式。這不僅有利于提高管理人員的工作效率，還可以提高學校總體的管理水平，以更好地適應信息化社會發展的需求。