高校畢業(yè)生檔案的重要性與人才資源優(yōu)化

文/山東理工大學(xué)檔案館 龐蕾；濟(jì)南大學(xué)數(shù)學(xué)科學(xué)學(xué)院 耿婉茹

我國社會(huì)已經(jīng)完全進(jìn)入了利用知識創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)和競爭的時(shí)代，高水平的專業(yè)知識對于一個(gè)國家在全球競爭或國內(nèi)社會(huì)競爭中都是重要的一環(huán)，人才資源的質(zhì)量和知識水平上限早已成為國家綜合國力之間競爭的重要評判因素之一。如今，大學(xué)畢業(yè)生越來越受到社會(huì)的關(guān)注，是一批受過高等教育、具有高等教育理論思維的社會(huì)人才，大學(xué)畢業(yè)生對國家建設(shè)和社會(huì)發(fā)展具有重要意義。大學(xué)生畢業(yè)與社會(huì)貢獻(xiàn)之間有著重要的聯(lián)系，即高校畢業(yè)生人事檔案的相關(guān)管理。事實(shí)上，高校畢業(yè)生檔案的重要性及其合理安排和管理正變得越來越重要，高校畢業(yè)生每年都是國家和社會(huì)最重要的人力資源。畢業(yè)后檔案的整理和管理與高校畢業(yè)生盡快進(jìn)入社會(huì)的能力有著直接的聯(lián)系，但在實(shí)踐中與高校畢業(yè)生有關(guān)的檔案工作存在一些缺陷。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，全國各地的高等學(xué)府每年的畢業(yè)學(xué)生人數(shù)呈現(xiàn)快速增長的趨勢，導(dǎo)致畢業(yè)生就業(yè)難度越來越高和就業(yè)壓力越來越大，高校畢業(yè)生的檔案及其保護(hù)管理工作也就顯得越來越重要，同時(shí)實(shí)現(xiàn)對高校畢業(yè)生檔案的相關(guān)工作的高效化也越來越難。高校及高校畢業(yè)生的人事檔案是國家重要的信息資源，是高校核心競爭力的重要組成部分。高校人事檔案信息資源的開發(fā)利用，可以實(shí)現(xiàn)和增加高校人事檔案信息資源的內(nèi)在價(jià)值。但是，目前我國高校人事檔案的開發(fā)利用還面臨觀念陳舊、管理體制落后、基礎(chǔ)工作薄弱等制約因素，有必要進(jìn)一步解放思想，創(chuàng)新管理體制。積極探索電子檔案建設(shè)等新的開發(fā)利用模式，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息源的社會(huì)共享，從而通過對高校畢業(yè)生檔案的有效管理實(shí)現(xiàn)人才資源高效利用和人才資源的優(yōu)化。本文基于國內(nèi)目前高校畢業(yè)生檔案管理的實(shí)踐情況，結(jié)合相關(guān)理論和文獻(xiàn)，對當(dāng)前的高校畢業(yè)生檔案重要性，從而通過檔案的有效管理實(shí)現(xiàn)人才資源優(yōu)化等幾個(gè)方面進(jìn)行探討。

一、高校畢業(yè)生檔案的重要性

實(shí)際上，不僅僅是國內(nèi)有一部分高等學(xué)府對學(xué)生的檔案缺乏重視，很多地區(qū)的在校大學(xué)生自己也缺乏對即將畢業(yè)之時(shí)的檔案缺乏正確的認(rèn)知和意識，甚至無法分辨學(xué)籍檔案和人事檔案的異同之處。加上國內(nèi)有些高校的檔案管理部門對于其麾下學(xué)生檔案的建立和歸屬分配沒有建立科學(xué)和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和機(jī)制，使得這些學(xué)子在畢業(yè)之后，在其畢業(yè)生檔案的投遞和調(diào)轉(zhuǎn)的過程中缺乏規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化的工作機(jī)制，從而導(dǎo)致一些高校畢業(yè)生的檔案不能及時(shí)使用，為學(xué)校的形象和學(xué)生個(gè)人未來的工作和生活都帶來了一定程度的困擾和傷害，因而高校畢業(yè)生的檔案需要受到從學(xué)校到學(xué)校相關(guān)工作人員到高等學(xué)校學(xué)子個(gè)人的珍視。

（一）與高校畢業(yè)生自身利益密切相關(guān)。高校畢業(yè)生的人事檔案，也可被稱為學(xué)籍檔案，是高校學(xué)生畢業(yè)離開校園后，進(jìn)入社會(huì)工作生活和競爭中不可遺漏的一份文件。該檔案將學(xué)生整個(gè)學(xué)習(xí)生涯及其過程記錄下來，并且需要通過畢業(yè)典禮發(fā)放，然后將學(xué)生登記檔案轉(zhuǎn)到用人單位，或人事檔案存儲(chǔ)部門或人事代理機(jī)構(gòu)，并轉(zhuǎn)換為人事檔案。高校畢業(yè)生的檔案是一名踏出大學(xué)校園大學(xué)生的本人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、德育教育和各項(xiàng)能力水平最好的實(shí)質(zhì)性的證明，也是評判一名畢業(yè)學(xué)生的個(gè)人學(xué)歷、經(jīng)歷等信息的重要依據(jù)。此外，在高校畢業(yè)生未來的評定職稱、結(jié)算累計(jì)工齡和養(yǎng)老保險(xiǎn)等各項(xiàng)關(guān)乎自身福利和津貼水平的各項(xiàng)活動(dòng)都與高校畢業(yè)生的檔案息息相關(guān)，可以說，如果大學(xué)畢業(yè)生缺少了這份重要紙質(zhì)文件和證明，那么上文提到的任何活動(dòng)對于高校畢業(yè)生來說都寸步難行，因此高校畢業(yè)生的檔案關(guān)系到畢業(yè)生的切身利益，如果能夠保護(hù)與管理得當(dāng)，那么這份檔案對于大學(xué)畢業(yè)生未來的發(fā)展和個(gè)人工作生活都會(huì)起到重要的作用。

（二）側(cè)面體現(xiàn)高校的對外形象。企業(yè)單位往往會(huì)將一所高校的辦事質(zhì)量效率與思維方式與其培養(yǎng)出來的高校畢業(yè)生聯(lián)系起來，會(huì)認(rèn)為從這所學(xué)校出來的畢業(yè)生的思維模式和工作辦事能力與學(xué)校如出一轍，這樣在某種程度上會(huì)大大影響高等學(xué)府中人才資源的優(yōu)化配置與其在社會(huì)中的利用。對畢業(yè)生來說，有秩序的檔案管理可以使他們認(rèn)識到學(xué)校是以人為本的，一切都是為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校在各個(gè)環(huán)節(jié)中的人性化以及人性化地為學(xué)生服務(wù)。對于在此高校進(jìn)行招聘的企業(yè)單位而言，在招聘和選用該所高等學(xué)府的學(xué)生后，需要與高校以及畢業(yè)生的檔案管理的機(jī)構(gòu)和工作人員進(jìn)行接觸，在雙方關(guān)于高校畢業(yè)生檔案對接的溝通中，可以深深感受到學(xué)校為學(xué)生服務(wù)，服務(wù)于社會(huì)發(fā)展理念，提升自己在社會(huì)中的形象。展現(xiàn)自己的風(fēng)度，積累最具活力的無形競爭力。

（三）利于用人單位人才資源利用工作的開展。眾所周知，大學(xué)畢業(yè)生檔案是非常官方且不容置疑的，具有一定的權(quán)威性，在高校畢業(yè)生的就業(yè)過程中，人力資源管理者會(huì)通過其檔案考察和詢問其政治覺悟。在正式采用之前，需要檢查高校畢業(yè)生的檔案。雇主在不同階段清楚了解學(xué)生的具體情況和成就、個(gè)人學(xué)習(xí)、工作和其他方面。因此，有一份詳細(xì)而具體的畢業(yè)生檔案，可使雇主更全面地了解畢業(yè)生以往的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)和工作情況，以及他們是否會(huì)根據(jù)視察或政治考試的結(jié)果而受雇。因此，畢業(yè)生檔案的“質(zhì)量”是雇主招聘畢業(yè)生時(shí)難以評估的條件。

二、畢業(yè)生檔案及其管理作用的現(xiàn)狀和問題

（一）學(xué)生檔案的重要性認(rèn)知度低。此外，還有很多畢業(yè)生將檔案拿到手后會(huì)在不事先進(jìn)行了解的前提下，自行拆開自己的檔案查看，從而導(dǎo)致自己的檔案失效的后果，實(shí)際上除了相關(guān)部門和政府，任何人包括畢業(yè)生自己都沒有在無授權(quán)和允許的情況下將檔案打開的權(quán)力。也有畢業(yè)對于檔案究竟應(yīng)該存放在哪里的概念模糊不清，未經(jīng)詢問和了解就將自己的畢業(yè)生檔案存放在私人住所處，用時(shí)卻找不到了。

（二）高校畢業(yè)生檔案管理工作不規(guī)范。大學(xué)畢業(yè)生的檔案管理系統(tǒng)并不完善，管理部門不結(jié)合當(dāng)?shù)貤l件，形成自己的實(shí)踐規(guī)則和制度。收到的畢業(yè)生檔案僅由學(xué)校編號這些不規(guī)范的操作導(dǎo)致文件內(nèi)容不完整，管理混亂，檔案材料丟失等問題。拉低了人事檔案管理的嚴(yán)重性和人事檔案工作的效率。

（三）高校畢業(yè)生檔案的管理工作效率不高。目前，大多數(shù)地區(qū)的高校的大學(xué)生人事檔案和高校畢業(yè)生的管理都是人工完成的。然而手動(dòng)操作效率低下的問題迫切需要解決，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用還沒有得到充分的推廣。即使文件管理單元功能投入計(jì)算機(jī)使用中，而且管理員工只使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡單的檢索工作，也沒有發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用。使計(jì)算機(jī)空閑并浪費(fèi)電子文檔的文件管理功能。

三、改善畢業(yè)生檔案管理問題和人才資源優(yōu)化的對策

（一）培養(yǎng)和加強(qiáng)高校畢業(yè)生對其檔案重要性的認(rèn)識。對于學(xué)校，學(xué)生需要在職業(yè)規(guī)劃教育中引入檔案管理意識，推廣國家頒發(fā)的相關(guān)規(guī)范和文件，用于高校畢業(yè)生的檔案管理，加深學(xué)生對檔案管理的理解。此外，學(xué)校可以通過舉例的方式羅列出相關(guān)文件管理的示例，以便學(xué)生能夠更好地理解文件存儲(chǔ)方法和注意事項(xiàng)，并通過上述方法更好地理解文件管理。與此同時(shí)，它對未來的就業(yè)和未來工作生活和競爭有著非常重要的影響。人事檔案是反映校友整體素質(zhì)的重要方面，是雇主選拔人才的重要依據(jù)，也是大學(xué)生和高校畢業(yè)生對自己自身定位的重要參考。

（二）實(shí)現(xiàn)對高校畢業(yè)生檔案的科學(xué)化管理。加強(qiáng)和改進(jìn)高校畢業(yè)生檔案管理，首先要加強(qiáng)高校學(xué)生對檔案重要性的認(rèn)識。實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案的規(guī)范化形式和科學(xué)化管理，使高校畢業(yè)生檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。對于我國一些高校畢業(yè)生和大學(xué)生檔案管理效率低下、管理不規(guī)范的高校，首先要按照有關(guān)規(guī)定，制定完整的檔案內(nèi)容，記錄在每個(gè)大學(xué)生的檔案中。不應(yīng)再增加和遺漏，使畢業(yè)生的檔案更加完整和充實(shí)。在畢業(yè)生檔案內(nèi)容記錄中，應(yīng)合理地考慮理論知識學(xué)習(xí)與實(shí)踐記錄中的文字筆墨等因素，盡可能準(zhǔn)確、客觀地描述學(xué)生在大學(xué)期間的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和實(shí)踐。

（三）推進(jìn)檔案管理信息化管理，提高檔案管理效率。各所高校的檔案管理部門要牢牢把握檔案人力資源的建設(shè)和分配，優(yōu)化高校畢業(yè)生檔案管理機(jī)制和體系，同時(shí)加強(qiáng)和改善對高校內(nèi)負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案相關(guān)工作的工作人員的培訓(xùn)，提高在高校畢業(yè)生的檔案管理和相關(guān)工作人員環(huán)節(jié)的綜合素質(zhì)和能力。素質(zhì)培養(yǎng)推進(jìn)大學(xué)生檔案電子化管理。建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，記錄學(xué)生在學(xué)校的發(fā)展情況，有利于各部門協(xié)調(diào)工作，共同完成學(xué)生基本狀況的相關(guān)記錄工作。此外要實(shí)現(xiàn)高效化的高校畢業(yè)生的檔案管理，要對不同畢業(yè)生檔案進(jìn)行有規(guī)律可循的歸類整理，這樣能夠方便學(xué)校工作人員對于高校畢業(yè)生檔案的調(diào)取和查詢，從而減少工作中耗費(fèi)的實(shí)踐，從而提高了對高校畢業(yè)生的檔案的相關(guān)管理工作的效率和水平。

四、結(jié)語

高校畢業(yè)生的檔案管理和相關(guān)工作不容忽視，隨著我國國內(nèi)高校畢業(yè)生數(shù)量越來越多，應(yīng)該加強(qiáng)高等學(xué)府、學(xué)子以及社會(huì)各界對于高校畢業(yè)生檔案的重要性的認(rèn)知，并且基于目前部分高校在高校畢業(yè)生檔案管理工作中的實(shí)踐情況，深入發(fā)現(xiàn)和分析問題，使得高校畢業(yè)生檔案管理工作更上升一個(gè)高度，從而通過有效更新高校畢業(yè)生檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)對我國高校畢業(yè)生這一批批優(yōu)秀的人才資源的高效開發(fā)和優(yōu)化利用。