事業單位人事檔案管理的重要性及策略

文/吉林省林業勘察設計研究院 馬哲

事業單位管理工作中的重要內容是人事檔案管理工作，是人才信息的主要載體，能夠反映事業單位人員個人簡歷、歷史背景、行為軌跡、獎懲情況、工作表現，為人事檔案管理“知人善用”戰略提供準確個人信息。因此，事業單位應轉變以往工作形式，重視人事檔案管理模式，提升人事檔案管理人員工作積的極性，提高人事檔案管理工作的質量。

一、事業單位人事檔案管理的重要性

人事檔案管理工作，是指將工作人員的人事檔案信息進行系統、科學化整理、收集、統計、保管以及運用。提升人事檔案管理工作質量，對事業單位未來發展具有促進作用。人事檔案管理質量的高低直接決定事業單位整體工作成效，合理、科學地進行人事檔案管理工作，不僅促進事業單位對人才流動情況全面知曉，還能根據人才實際情況分配工作，做到“知人善用”的人才管理模式。同時，通過人事檔案管理信息，知曉個體的年齡、婚姻情況、家庭成員等基本信息，為事業單位人事管理提供有效的信息支撐。可見，人事檔案管理工作在事業單位工作中的重要性。因此，在事業單位發展的今天，要想走持續發展路徑，需要做好人事檔案管理工作，提升人事檔案管理工作質量。

二、事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理重視度不足。在人事檔案管理工作開展中，一些事業單位領導普遍認為：人事檔案管理只是將員工個人信息進行簡單的記錄、整理、統計、分類等，沒有過多的技術含量。因此，多數事業單位在人事檔案管理工作上投入不足，在此背景下，人事檔案管理工作處于被動局面，導致人事檔案管理工作效率不高，影響到事業單位日常工作形式的開展。由此可見，由于事業單位在工作開展過程中，對人事檔案管理工作存在疏忽，影響到工作質量的提升。

（二）工作人員專業素養不高。事業單位在開展人事檔案管理工作中，人才不足現象影響到人事檔案管理工作質量的提升。在人事檔案管理工作中，缺乏專業化人才，導致人事檔案管理工作人員專業化缺乏。如在人事檔案管理工作中，大都聘用一些臨時工，或者是其他部門的工作人員擔任人事檔案管理工作人員，這些工作人員由于專業化能力缺乏，使人事檔案管理工作存在問題。諸如一些工作人員在人事檔案歸檔、擺放中不到位。同時，信息技術發展的今天，人事檔案信息化管理是事業單位人事檔案管理工作的必然形式，急需人事檔案管理工作人員專業化能力、專業化素養的提升。

三、事業單位人事檔案管理的策略

（一）提升人事檔案管理工作重視度。新時期，事業單位應重視人事檔案管理工作，意識到人事檔案管理對事業單位發展的重要性。一方面，轉變思想觀念，在事業單位改革進程中，重視推進人事檔案管理改革，普及人事檔案管理工作在事業單位工作中的重要性，提高事業單位所有工作人員的認識；另一方面，在人事檔案管理工作中，融入新的管理理念、技術等，進而增強人事檔案管理工作質量。加強資金、人力、物力的投入，促進人事檔案信息化管理模式的進程，進而實現人事檔案管理信息化、智能化、科學化模式。因此，在人事檔案管理工作中，加強信息技術的運用，借助信息技術優勢，在信息技術軟硬件設施、設備中予以運用，增強人事檔案管理工作人員工作效率，進而促進事業單位走可持續發展路徑。

（二）健全人事檔案管理制度。制度是規范個體行為的標尺，健全人事檔案管理制度，增強人事檔案管理工作人員工作效率，提升人事檔案管理工作質量，進而促進事業單位進一步發展。基于此，在人事檔案管理工作中，應健全人事檔案管理制度。首先，人事檔案管理制度應彰顯人性化管理模式，在以往人事檔案管理制度上，完善、補充工作條款，促進人事檔案管理制度向標準化、規范化形式發展。人性化管理制度是事業單位發展的一種軟實力，能起到管理人、約束人的良好機制，使人事檔案管理自覺融入工作中。其次，加強對人事檔案管理工作的宣傳力度，例如加強檔案法、人事檔案管理細節的傳播，突顯人性化管理模式，潛移默化地規范工作人員工作形式，進而增強人事檔案管理社會認可度。人事檔案管理人員應嚴格按照人事檔案管理工作制度形式，提升自身工作積極性，積極主動融入人事檔案管理工作中。

（三）做好人事檔案信息化管理、防護工作。知識經濟時代，人事檔案信息化、智能化、現代化、科學化、可視化管理模式是事業單位人事檔案管理工作發展的必然趨勢，也是一種進步趨勢。在人事檔案信息化管理模式下，處理好“檔案入庫成本”與“方便利用”之間的關系勢在必行。首先，事業單位加強人事檔案管理數據庫的構建，互聯網背景下，大數據、云計算，為人事檔案信息化管理模式提供可能。在人事檔案管理中，有效的運用云計算、大數據技術，構建人事檔案管理數據庫，整合所有人事檔案管理信息，將檔案信息納入互聯網平臺中，構建大數據庫，通過數據分析、數據整合、數據計算等模式，精準人事檔案管理信息，進而為事業單位發展提供有力的信息數據支撐。其次，確保人事檔案管理信息的安全性，在人事檔案管理工作中，檔案信息應借助互聯網技術進行合理的分類，在管理系統中應具有恢復機制，進而確保人事檔案管理信息的安全性。同時，增強工作人員職業操守，使工作人員以嚴肅的態度管理信息，避免人事檔案管理信息泄露。

（四）增強工作人員綜合素養。在知識經濟時代，人才是事業單位持續發展的原動力，增強人事檔案管理人員綜合素養，培育人事檔案管理人員高尚的職業素養，推進事業單位人事管理工作的進一步開展。在事業單位發展歷程中，重視人才培育措施，增強人事檔案管理人員管理能力與服務能力，以此確保人事檔案管理工作的有序開展。一方面，事業單位加強培訓工作開展，立足于人事檔案管理人員發展需要，結合人事檔案管理工作模式，開展多元化培訓工作，鼓勵人事檔案管理工作人員融入培訓工作中，增強工作人員專業化能力、信息化素養，使工作人員更好地為事業單位服務；另一方面，事業單位借助招聘渠道，聘請專業化人事檔案管理人員，使優秀人才更好地為事業單位發展服務。與此同時，在人事檔案管理過程中，人事檔案管理人員應具有學習意識，通過學習不斷地提升自己，進而提升自身工作熱情與工作效率。

四、結語

綜上所述，人事檔案管理信息不僅具有社會價值，還能促進人事檔案管理有序、高效開展，更能為事業單位“知人善用”戰略提供信息保障，進而促進事業單位持續發展。因此，事業單位應重視人事檔案管理工作，加強人事檔案信息化管理模式，健全人事檔案管理制度，以制度行事，提升員工綜合素養，進而提升人事檔案管理質量。