新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理研究

文/濟(jì)南市第二婦幼保健院 張燕

醫(yī)院檔案主要涵蓋行政管理檔案、患者病歷檔案、科研成果檔案、人力資源檔案、聲音影像檔案以及實(shí)物檔案等，醫(yī)院檔案覆蓋范圍廣，涉及領(lǐng)域多，為醫(yī)院開展醫(yī)療診斷、臨床醫(yī)學(xué)、教學(xué)研究、科技研發(fā)等活動提供了真實(shí)、確鑿的數(shù)據(jù)文字聲像信息。隨著信息技術(shù)的推廣普及，醫(yī)院檔案管理也建立了信息化管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案、電子檔案有機(jī)融合到一起，成為醫(yī)院正常開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)與工作的堅強(qiáng)后盾。

一、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）管理流于形式，職業(yè)素養(yǎng)不高。醫(yī)院的經(jīng)營宗旨是“治病救人”，長久以來，這一理念根深蒂固，尤其對醫(yī)院決策層領(lǐng)導(dǎo)來說，受到這種理念的影響，將關(guān)注焦點(diǎn)全部集中在醫(yī)療診治等與患者利益息息相關(guān)的業(yè)務(wù)上面，完全忽略了醫(yī)院檔案管理的重要性。尤其在新醫(yī)改方案出臺后，醫(yī)院檔案涵蓋的內(nèi)容進(jìn)一步擴(kuò)充，檔案管理崗位原本缺少人力資源，甚至有的醫(yī)院并未設(shè)置專職的檔案管理員，在這種形勢之下，醫(yī)院的檔案管理工作形同虛設(shè)，檔案丟失、檔案不全、檔案層次混亂等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴(yán)重制約了各項(xiàng)工作的正常展開。究其根源有三，其一是領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高；其二是檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)偏低；其三是各部門各科室的檔案報送人員缺失主觀能動性，該上報的檔案不上報，該存檔的檔案不存檔，導(dǎo)致檔案內(nèi)容銜接不暢。

（二）獎懲機(jī)制不健全，建檔意識不主動。雖然醫(yī)院建立了檔案管理機(jī)制，在管理人員的崗位職責(zé)權(quán)限、檔案管理流程等方面作了明確規(guī)定，但是，制度在執(zhí)行過程中，基層檔案管理人員往往持有“上有政策，下有對策”的心態(tài)，制度規(guī)定成為一紙空文，管理人員我行我素，隨意性強(qiáng)，認(rèn)為檔案管理與其他業(yè)務(wù)部門及醫(yī)療科室的工作相比，意義不大，價值甚微，長此以往，就形成一種固化的習(xí)慣，作風(fēng)懶散，嚴(yán)重缺乏主觀管理意識。究其原因，主要是由于檔案管理機(jī)制當(dāng)中缺少實(shí)質(zhì)性的獎懲機(jī)制，處罰力度輕，效果不明顯，部分檔案管理人員好了傷疤忘了疼，同樣的錯誤依然頻頻出現(xiàn)。而對于醫(yī)療科室來說，醫(yī)護(hù)人員往往以工作繁忙、業(yè)務(wù)繁重為理由，對科室內(nèi)部的病歷資料以及日常診斷資料遲遲不建檔、不歸檔，檔案的利用價值也被貶值。

（三）專業(yè)人才缺失，管理漏洞頻出。目前，國內(nèi)各個高等院校的檔案學(xué)專業(yè)門可羅雀，報考這一專業(yè)的學(xué)生數(shù)量越來越少，因此，檔案管理的專業(yè)人才也少之又少，多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員都由非專業(yè)人員來擔(dān)任，甚至一部管理人員是由其他行政崗位轉(zhuǎn)崗而來，欠缺檔案管理專業(yè)知識，管理意識淡薄，工作流程沒有創(chuàng)新，完全效仿上一任管理人員，導(dǎo)致管理過程中，頻頻暴露管理漏洞與問題，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院科學(xué)化、規(guī)范化管理進(jìn)程。

（四）政策落實(shí)不到位，培訓(xùn)體系不完善。新醫(yī)改方案實(shí)施以來，部分醫(yī)院往往只組織上層管理者以及一些中層管理人員參加政策宣貫培訓(xùn)，而基層檔案管理人員對新醫(yī)改方案內(nèi)容不甚了解，對方案中涉及醫(yī)院改革條款知之不多，因此，檔案管理人員在實(shí)際工作當(dāng)中依然用老腦筋、老眼光、老路子、老思想開展各項(xiàng)工作，工作方式過于守舊，與現(xiàn)行的醫(yī)院檔案管理機(jī)制不相匹配，甚至發(fā)生嚴(yán)重沖突和矛盾。此外，檔案管理人員需要經(jīng)常性更新知識，但是，由于醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)的工作側(cè)重點(diǎn)產(chǎn)生偏差，針對檔案管理人員，并未建立一個系統(tǒng)完善的內(nèi)部培訓(xùn)體系，尤其是一些新上崗的管理人員，不能快速進(jìn)入到工作角色，導(dǎo)致檔案交接工作出現(xiàn)嚴(yán)重的人為失誤，檔案信息丟失的情況屢見不鮮。

二、新醫(yī)改背景下提升醫(yī)院檔案管理水平的有效策略

（一）及時轉(zhuǎn)變思想觀念，完善檔案管理制度。新醫(yī)改背景下，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的運(yùn)行機(jī)制更加健全，傳統(tǒng)的管理模式、管理方法已經(jīng)與現(xiàn)行的管理機(jī)制嚴(yán)重脫節(jié)，尤其是檔案管理工作，它所承載的發(fā)展使命更加艱巨，體現(xiàn)的固有價值全面增值，這就要求醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)立足醫(yī)院發(fā)展實(shí)際，跟上時代發(fā)展潮流，及時轉(zhuǎn)變思想觀念，將檔案管理等基礎(chǔ)性工作納入到企業(yè)發(fā)展大局工作計劃當(dāng)中，從制度制訂與執(zhí)行源頭抓起，建立院長、各科室負(fù)責(zé)人、檔案管理員三級負(fù)責(zé)的檔案管理嶄新格局。運(yùn)用精細(xì)化管理理念，將管理工作細(xì)化到每一個點(diǎn)、每一條線、每一個面，大到檔案分類，小到保存期限，都要兼顧。同時，各科室負(fù)責(zé)人應(yīng)起到正向帶頭作用，向科室內(nèi)部各崗位人員宣貫醫(yī)院檔案的重要性，切實(shí)將檔案管理工作做全面、做具體、做精細(xì)。

（二）加大獎懲力度，建立考核機(jī)制。制度化管理使醫(yī)院在開展各項(xiàng)工作時有法可依、有章可循，但是，醫(yī)院在制訂檔案管理制度時，必須結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，不得憑空說大話、說套話、說白話，要做實(shí)事、講實(shí)效、重實(shí)際，制度內(nèi)容以檔案分類、檔案責(zé)任部門、檔案內(nèi)容、檔案保管時限、檔案借閱規(guī)定為主，同時，為了確保制度的可行性，使管理制度更具權(quán)威性與說服力，檔案管理的直屬領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)建立工作考核機(jī)制，將管理人員的工作績效與職稱評定、職位晉升掛鉤。如果在年度或者季度考核中，檔案管理人員考核成績過低，醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)遵循“能者上、平者讓、庸者下”的原則，實(shí)行末位淘汰制，給一些管理意識超前、主人翁責(zé)任感強(qiáng)、專業(yè)管理技能水平高的優(yōu)秀管理人員創(chuàng)造一個施展個人才華的機(jī)會，開辟醫(yī)院檔案管理工作的嶄新格局。

（三）增加硬件設(shè)施投入，優(yōu)化檔案管理流程。高速發(fā)展的信息技術(shù)，給醫(yī)院檔案管理工作提供了諸多便捷服務(wù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)量明顯減少，電子檔案的數(shù)量不斷攀升，這不但減少了檔案工作人員的工作量，同時，也提高了工作效率，為了醫(yī)院節(jié)省了大量人力資源和經(jīng)費(fèi)。但是，由于醫(yī)院每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息以及各種類型的檔案資料較多，現(xiàn)有的硬件設(shè)施與工作量發(fā)生沖突，這就要求醫(yī)院必須進(jìn)一步加大檔案管理工作的硬件投入力度，比如打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼設(shè)備、刻錄儀等，對原有的設(shè)備進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，如果發(fā)現(xiàn)設(shè)備過于陳舊，無法滿足正常的工作需要，醫(yī)院應(yīng)及時予以更新?lián)Q代，為檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供堅實(shí)的硬件保障。除此之外，醫(yī)院各科室應(yīng)借助于互聯(lián)網(wǎng)平臺、內(nèi)部局域網(wǎng)報送科室的檔案資料，徹底結(jié)束過去上下樓、跑斷腿的時代。由于醫(yī)院檔案具有較高保密密級，因此，各科室在傳輸與共享檔案資料時，應(yīng)設(shè)置登錄訪問權(quán)限，禁止外人查看，確保醫(yī)院檔案的安全性。

（四）增加培訓(xùn)教育頻次，體現(xiàn)檔案服務(wù)價值。人才培養(yǎng)是醫(yī)院管理的第一要務(wù)，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合檔案管理人員的崗位職責(zé)制訂科學(xué)完善的內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)制，保證每年至少進(jìn)行兩次專業(yè)知識培訓(xùn)，將檔案管理的基礎(chǔ)知識、新醫(yī)改方案的主要內(nèi)容、檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)納入到培訓(xùn)計劃當(dāng)中，使管理人員樹立高度的主人翁責(zé)任意識與危機(jī)意識，只有通過不斷學(xué)習(xí)，才能成為醫(yī)院的骨干力量代表，才能實(shí)現(xiàn)個人的職業(yè)規(guī)劃。在人才招聘方面，醫(yī)院應(yīng)借助于互聯(lián)網(wǎng)、高等院校以及社會各方力量，廣開渠道，廣納賢才、良才，充實(shí)檔案管理崗位，提升檔案管理水平。此外，在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案的價值與功能也發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變，過去，醫(yī)院檔案往往只用于醫(yī)學(xué)研究以及臨床診斷參考，應(yīng)用范圍狹窄，檔案無法發(fā)揮最大化價值。因此，醫(yī)院應(yīng)進(jìn)一步拓展檔案資料的應(yīng)用渠道，通過建立網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)據(jù)庫的形式，使醫(yī)院各科室的管理人員以及醫(yī)護(hù)人員能夠第一時間查尋到相關(guān)的資源信息，以豐富自身的學(xué)識。同時，患者也可以通過網(wǎng)絡(luò)客戶端查詢到相關(guān)的病歷信息，為早日治愈疾病保駕護(hù)航。

三、結(jié)束語

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)以新醫(yī)改為發(fā)展契機(jī)，以提升檔案管理績效為著眼點(diǎn)，在做好醫(yī)院日常診斷、救治、接待工作的同時，切實(shí)將檔案基礎(chǔ)管理工作做好、做實(shí)，為促進(jìn)醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展提供權(quán)威性、真實(shí)性、有效性的檔案資源支持。