地質(zhì)系統(tǒng)文書檔案規(guī)范化管理工作探討

文/湖南省核工業(yè)地質(zhì)局三〇一大隊 熊紫辰

隨著我國經(jīng)濟的增長，以及對于能源埋藏地的勘探，對西部的開發(fā)和多項水利工程的開展，地質(zhì)檔案的存在變得更加重要。與此同時，現(xiàn)代社會下對于檔案類信息的查閱需求不斷增加。為地質(zhì)檔案的管理工作提出了新的要求。同時，地質(zhì)檔案所作用的領域也更加廣闊，包括地質(zhì)工程、城市建設、水利設施、交通建設等。目前我國的地質(zhì)檔案檢測需要嚴格按照相關條例進行管理，這保證了目前管理的有效性。但仍要求在這一過程中不斷做到規(guī)范化，以促進地質(zhì)資源的勘探與開發(fā)。而文書檔案的管理應該分為兩個部分；一是對文書檔案的管理，二是對檔案管理人員的管理。

一、地質(zhì)檔案管理規(guī)范化的意義

要加強對于地質(zhì)檔案的規(guī)范化管理，首先要了解地質(zhì)檔案管理規(guī)范化的意義。其意義主要體現(xiàn)在其載體作用、地質(zhì)工作開展、地質(zhì)工作人員參與度等三方面。只有了解并抓緊這三方面，才能從本質(zhì)上接收并展開地質(zhì)檔案規(guī)范化管理。

（一）地質(zhì)檔案是地質(zhì)工作的載體。地質(zhì)檔案是地質(zhì)信息的重要載體，代表著這一時段對于地質(zhì)工作開展的總結，同時還擔負著對于一下階段工作開展的指導作用。地質(zhì)檔案因其地質(zhì)信息的載體作用，在事業(yè)單位檔案類別中具有其獨特作用。因此實現(xiàn)地質(zhì)檔案的規(guī)范化管理是推動地質(zhì)工作進展的重要途徑。

（二）地質(zhì)檔案對地質(zhì)工作開展具有重要意義。地質(zhì)檔案因其對于地質(zhì)狀況、地形地勢等信息的記錄，是在地質(zhì)工作開展中的重要參考數(shù)據(jù)。地質(zhì)檔案的規(guī)范化管理可以發(fā)揮其科學性優(yōu)勢，正確指導下一階段地質(zhì)工作的展開。從對于地質(zhì)工作的指導作用分析，地質(zhì)檔案的規(guī)范性管理具有重要意義。

（三）地質(zhì)檔案的規(guī)范化管理能夠調(diào)動地質(zhì)工作人員的從業(yè)積極性。地質(zhì)檔案本身是眾多地質(zhì)工作人員在地質(zhì)工作開展中對于工作過程和研究結果的總結與記錄。是工作人員的勞動成果之一。關系到工作人員的切身利益，更關系到其工作的情緒。因此在對于地質(zhì)檔案進行規(guī)劃和管理時，應當盡可能地將所收集材料歸檔，并對其檢查整理，保證其完整性。使工作人員實現(xiàn)價值實現(xiàn)的欲求。

二、影響地質(zhì)檔案規(guī)范化管理的因素

地質(zhì)檔案管理工作的重要性沒有獲得足夠重視，導致在其管理過程規(guī)范化中依舊存有影響因素。上文提到過，對于地質(zhì)檔案的規(guī)范化管理不僅在于對檔案的管理，還在于對檔案管理人員的管理。而地質(zhì)工作本身的發(fā)展速度高于檔案的有效管理效率，這一方面需要人員努力，另一方面也需要一個完整的管理系統(tǒng)保證。

（一）地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)不夠完善。地質(zhì)檔案本身隨著地質(zhì)工作的進展速度加快帶來了地質(zhì)文書檔案數(shù)量的快速增加，但與之相適應的地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)不夠完善是影響地質(zhì)檔案規(guī)范化管理的一個主要因素。管理方式依舊處于傳統(tǒng)的手工管理方式，不僅對于資料的查閱、保存造成了難度，還帶來了人員因素的變因。不僅不夠便捷簡單，而且還造成了檔案保存不善的可能性結果。檔案管理方法的落后無法有效地推動相關地質(zhì)工作的開展。

（二）地質(zhì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足。對于檔案管理，管理人員無疑是其中最重要的影響因素。地質(zhì)系統(tǒng)對地質(zhì)檔案管理人員的重視程度不足是造成管理人員素質(zhì)不足的主要原因。對于文書檔案的收集、整理、歸檔等步驟的處理中，專業(yè)性不足的問題始終存在。直接導致地質(zhì)檔案管理工作混亂，難以調(diào)整的結果。而當下的管理人員對于信息技術掌握程度較低，導致其無法高效地完成地質(zhì)檔案管理工作。并且存在部分員工責任心低的現(xiàn)象。這種管理現(xiàn)狀不僅無法滿足地質(zhì)工作快速發(fā)展的現(xiàn)狀。甚至成了地質(zhì)工作開展過程中的掣肘。

（三）文書檔案管理的基礎設施不夠完善。地質(zhì)文書檔案多數(shù)仍是紙質(zhì)型記錄，這就對其保存條件提出了更高的要求。而當下的地質(zhì)檔案保存地基礎設施的完善性相對不足，且相關設施配套不齊全的現(xiàn)象不是個性問題，而是一種共性現(xiàn)象。部分單位甚至沒有設置檔案室。而即便有檔案室的地質(zhì)工作單位，也多無配套的溫度調(diào)節(jié)和濕度調(diào)節(jié)設備。導致文書檔案的存放過程具有不確定性，室內(nèi)環(huán)境潮濕，蛀蟲滋生等問題都有可能發(fā)生，導致文書檔案長期存放的隱患，嚴重影響文書檔案的完整性。

三、地質(zhì)工作文書檔案規(guī)范化管理工作的措施

通過對于地質(zhì)工作文書檔案的規(guī)范化管理所存在的問題及影響因素的分析可以得出地質(zhì)檔案規(guī)范化管理的重要性和必要性。在這個理論基礎上，提出相應措施以解決所存在問題，從而加強地質(zhì)文書檔案的規(guī)范化管理，以達到促進地質(zhì)工作展開的目的。

（一）提升文書檔案質(zhì)量，規(guī)范化文書檔案。文書檔案本身的規(guī)范性也極其重要。而地質(zhì)檔案管理工作的規(guī)范化首先應當提升文書檔案的質(zhì)量和規(guī)范性。例如使用統(tǒng)一的公文紙質(zhì)規(guī)格，以達到提升整理存放便捷性的目的；加強檔案文字圖像等信息的清晰度要求，便于延長保存的期限和提高日后查閱的便捷性。

（二）建設電子型檔案庫。信息技術的發(fā)展為檔案保存方式提供了新可能。比起傳統(tǒng)的檔案保存方式，電子檔案庫具有極大優(yōu)勢。電子版具有方便性、可搜尋內(nèi)容、容量大、隨時可網(wǎng)絡下載、不受地域限制、節(jié)省保存空間以及不受外在溫濕度影響的特點。這就免去了傳統(tǒng)檔案文書保存上的困擾，也免去了人為因素對于地質(zhì)檔案管理的影響。

（三）提升管理人員素質(zhì)和相關基礎設施管理。在地質(zhì)檔案保存管理過程中，管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高迫在眉睫。在電子檔案庫的建設過程中，人為因素的影響依舊不可小覷。即使是電子檔案庫建成普及，也需要人去管理。所以管理人員的專業(yè)素質(zhì)提升是必要的。檔案室及基礎設施的建設也是必要的，對于紙質(zhì)檔案來說，相關的溫濕度調(diào)節(jié)和適合的檔案室都是其保存的重要保障。即便電子檔案庫生成，對于電子設備的維護也是必不可少的。

四、結束語

在中國經(jīng)濟發(fā)展不斷加快的形勢下，為了順應經(jīng)濟形勢發(fā)展，對于各類資源的勘探開始加強。地質(zhì)工作的開展也十分迅速。而地質(zhì)檔案的管理規(guī)范是其健康化發(fā)展的保證。而檔案作為重要的信息資源，在社會和經(jīng)濟發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的價值，有效地推動著社會的進步和發(fā)展。因此，對于地質(zhì)工作中的文書檔案及其快速增加的形勢，加強地質(zhì)檔案管理，使其規(guī)范性、專業(yè)性不斷提升，保障并促進地質(zhì)相關工作的進程與發(fā)展。