規(guī)范審計檔案管理探討研究

文/云南省公路科學技術(shù)研究院 崔榮星

審計檔案是內(nèi)部審計機構(gòu)、國家審計機關(guān)在開展審計活動中，形成的具備保存價值的歷史記錄。其作為單位檔案的重要組成，內(nèi)容的完整性和真實性直接影響著單位的審計監(jiān)督效果。為規(guī)避審計風險，保證審計質(zhì)量，必須規(guī)范審計檔案管理，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，進而提升審計檔案的管理水平。

一、單位檔案部門的任務(wù)

分析得知，單位檔案部門的主要任務(wù)包括：（1）監(jiān)督、組織本部門進行審計文件材料的收集、歸檔工作。保管日常工作所形成的審計檔案，負責審計檔案的統(tǒng)計和使用。（2）將國家檔案工作的方針、法規(guī)落到實處。結(jié)合國家、地方的檔案行政管理部門的相關(guān)規(guī)定，依據(jù)審計檔案的內(nèi)容和特征，制定與之相匹配的技術(shù)規(guī)范、規(guī)章制度。（3）檔案人員根據(jù)工作需求，編制目錄、專題卡片，便于迅速、準確地查找檔案資料。（4）不對外借閱審計檔案，凡是借閱檔案的人員，必須由審計單位領(lǐng)導(dǎo)批準。（5）開展審計檔案人員的技能培訓(xùn)、技術(shù)和業(yè)務(wù)的科研活動。

二、審計文件材料的收集整理原則

為保證審計檔案的合理性、完整性，在收集整理相關(guān)材料時，應(yīng)遵循以下幾個原則：

1.明確劃分行政管理、審計監(jiān)督文件材料，保證審計檔案的系統(tǒng)性。一般情況下，是不能將行政管理、行政管理材料混合，或重復(fù)歸檔的。2.單獨整理行政訴訟文件材料，并另外裝盒。在內(nèi)部審計活動中所形成的信函、文件、電報等材料，包括定稿、批件、照片等，都要完整收集和歸檔。具體來講，每年執(zhí)行審計項目計劃所形成的審計材料，每個設(shè)計項目形成的材料，重要材料中的相應(yīng)稿本，都要收集齊全。3.參照審計項目的利用價值、重要程度，明確劃分形成文件材料的保管期限，通常為定期或永久。利用年度審計事項分類法，如單位排列法、項目整理法等，以件為單位整理。例如，某單位的審計檔案分為財務(wù)收支審計、工程預(yù)決算審計、經(jīng)濟合同管理審計、其他等，在每個類型中，根據(jù)審計內(nèi)容的不同，將其分為不同的專題或項目。4.將審計文件材料的收集、整理工作，納入審計計劃中，由審計部門安排專人負責文件材料的收集、歸檔工作。制定和落實崗位責任制，便于發(fā)現(xiàn)問題后有據(jù)可依。具體工作中，遵循一邊審計、一邊整理的原則，確保審計檔案的完整性和真實性。5.審計文件材料整理過程中，應(yīng)根據(jù)其保存價值和相互間的聯(lián)系，并將報告所列問題作為標準，嚴格鑒定和挑選擬歸檔的材料，尤其是證明材料。同時，對已核實和未核實的文件材料進行區(qū)分及取舍，凡是和審計報告問題無關(guān)的材料，不予歸檔。對于有參考價值，但不必歸檔的材料，可作為資料存放。6.對于審計文件的修改稿，除包含重要內(nèi)容的修改稿要歸檔外，其他是不需要歸檔的。委托社會的審計組織對文件材料進行審計，并和他們共同對文件材料進行收集和整理，移交委托單位歸檔、保存。其他文件材料的處置，應(yīng)和相關(guān)單位協(xié)商。7.按照審計取證、審計法律的相關(guān)規(guī)定，對已經(jīng)確認歸檔的材料，應(yīng)檢查簽批、程序是否完整，發(fā)現(xiàn)不符合要求的材料后，及時采用有效措施補救。上年度的文件材料整理完畢后，應(yīng)于本年6月底全部歸檔。

三、審計檔案的管理要求和作用

（一）審計檔案的管理要求。在審計檔案管理過程中，應(yīng)保證檔案庫房和相關(guān)設(shè)備耐用，且滿足防高溫、防火、防潮、防光、防盜的需求。建立完善的檔案保管和保密機制，利用先進的技術(shù)手段保存，預(yù)防檔案泄密和丟失，提高管理水平。對檔案鑒定機制進行審查，凡是超過保存期限的檔案，都要由審計部門、辦公室負責人逐一審查和鑒定。對于無保存價值的檔案，應(yīng)清點核對，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后再銷毀。建立規(guī)范化的檔案統(tǒng)計機制，定期分析和統(tǒng)計審計檔案的使用、歸檔情況，按要求上報主管部門、上級機關(guān)。

（二）審計檔案的管理作用。審計檔案管理的作用包括：（1）審計部門的主要職能是監(jiān)督審計對象，減少違規(guī)犯法現(xiàn)象的出現(xiàn)，提升審計工作質(zhì)量，推動電力企業(yè)發(fā)展。（2）審計檔案管理工作的開展，可保障審計文件材料的真實性、客觀性，實現(xiàn)審計監(jiān)督目標。管理人員通過對審計工作的了解，能進一步提升審計工作質(zhì)量。（3）審計檔案管理能為審計工作提供信息，提高經(jīng)濟控制效率。在科研部門、審計部門開展審計工作時，多依賴于審計檔案，這就要求相關(guān)人員充分了解審計案例，找準工作切入點，從而有目的地開展審計工作。（4）審計檔案是審計宣傳工作開展的重要材料，是推動企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的關(guān)鍵。審計檔案涉及企業(yè)的方方面面，加大審計宣傳力度，有助于加深人民群眾對檔案管理的認識，從而為審計檔案管理工作的開展提供保障。

四、小結(jié)

綜上所述，加強審計檔案的管理，對提升審計工作質(zhì)量，推動單位經(jīng)濟發(fā)展具有重要作用。為實現(xiàn)該目標，審計檔案管理人員必須充分了解審計文件材料的收集、整理原則及管理要求，并建立審計檔案工作制度，選用先進技術(shù)增強審計檔案管理的信息化，進而提升審計檔案的管理水平。