國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策

文/陜西華達(dá)科技股份有限公司（國(guó)營(yíng)第853廠） 董軍莉

重大建設(shè)項(xiàng)目檔案（簡(jiǎn)稱項(xiàng)目檔案）管理是項(xiàng)目建設(shè)的重中之重，是項(xiàng)目自立項(xiàng)到開(kāi)工建設(shè)直至項(xiàng)目竣工總驗(yàn)收以及項(xiàng)目交付使用、運(yùn)行、維護(hù)和保養(yǎng)、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造等工作的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，項(xiàng)目檔案的作用主要表現(xiàn)在四個(gè)方面。

一、項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)有序進(jìn)行的引導(dǎo)和保障

項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各階段形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄。項(xiàng)目檔案專項(xiàng)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定了詳細(xì)的歸檔計(jì)劃，明確了歸檔要求和歸檔范圍，對(duì)項(xiàng)目具體實(shí)施過(guò)程的工作程序和工作要求起到了有力的引導(dǎo)作用，保證了項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的規(guī)范有序進(jìn)行。

二、項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累和傳承

項(xiàng)目建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，需要從項(xiàng)目規(guī)劃立項(xiàng)、設(shè)備配置、施工方案、成本控制、安全管理、規(guī)范運(yùn)作等諸多方面綜合考慮。完整、系統(tǒng)的檔案資料是項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目建設(shè)、管理、運(yùn)行以及后期維護(hù)的重要依據(jù)，也是項(xiàng)目建設(shè)管理工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，不但保障了公司后期科研、生產(chǎn)、管理和維護(hù)，而且為后期改擴(kuò)建提供依據(jù)和參考，為公司以后其他項(xiàng)目管理提供了好的有效的經(jīng)驗(yàn)，為公司后期可持續(xù)發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

三、項(xiàng)目檔案是工程質(zhì)量責(zé)任追究的重要憑證

建立健全項(xiàng)目檔案是工程質(zhì)量管理的重要內(nèi)容，項(xiàng)目檔案充分、真實(shí)反映和記錄了工程建設(shè)的全過(guò)程。一旦出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，可以查閱相關(guān)檔案資料，追查責(zé)任，分析原因，采取措施，保證項(xiàng)目建設(shè)的順利有效運(yùn)行。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，各級(jí)工程技術(shù)人員和管理人員分工負(fù)責(zé)，做好項(xiàng)目各階段文件資料的收集、整理工作，促進(jìn)了項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程方案的分解和細(xì)化，保障了項(xiàng)目實(shí)施各階段的目標(biāo)、任務(wù)和要求的實(shí)現(xiàn)。

四、項(xiàng)目檔案是進(jìn)行環(huán)保、消防、安全、財(cái)務(wù)審計(jì)等單項(xiàng)驗(yàn)收以及項(xiàng)目總驗(yàn)收的依據(jù)

項(xiàng)目檔案是由許多重要的單項(xiàng)檔案組合而來(lái)，單項(xiàng)檔案又是由項(xiàng)目建設(shè)在環(huán)保、消防、安全、財(cái)務(wù)、設(shè)計(jì)等全過(guò)程中一點(diǎn)一滴形成的，只有將這些零散的小項(xiàng)逐步收集起來(lái)，組成一個(gè)個(gè)單項(xiàng)，最終才形成一整套完整系統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目檔案，為項(xiàng)目總驗(yàn)收提供依據(jù)。從項(xiàng)目檔案的四重大作用來(lái)看，在檔案實(shí)際形成過(guò)程中存在一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下三方面：

（一）項(xiàng)目檔案工作沒(méi)有受到領(lǐng)導(dǎo)和各類人員的重視，檔案管理水平亟待提高。首先是領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案工作的重要性和作用，只抓項(xiàng)目建設(shè)，不抓檔案管理。其次是檔案管理崗位常被誤認(rèn)為是工作能力或技術(shù)含量要求較低的崗位。最后是項(xiàng)目參與人員的自身體素質(zhì)參差不齊，檔案管理兼職人員居多，人員水平不高，對(duì)產(chǎn)生的文件分類組卷不合理，檔案管理水平亟待提高。

（二）項(xiàng)目檔案管理制度不健全、不完善，各部門職責(zé)分工不明確。沒(méi)有建立完善的項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度，或制度執(zhí)行落實(shí)差，是項(xiàng)目檔案管理部門普遍存在的問(wèn)題，直接影響檔案資料的收集、整理、歸檔等工作，材料的完整性得不到保證，嚴(yán)重影響項(xiàng)目各單項(xiàng)和總驗(yàn)收工作進(jìn)度。

（三）檔案質(zhì)量不符合國(guó)家對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)要求。從歸檔情況看項(xiàng)目檔案的質(zhì)量存在許多問(wèn)題，其主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：1.項(xiàng)目綜合類檔案存在文件材料分類不科學(xué)、組卷不合理現(xiàn)象。2.基建工程材料歸檔案卷不規(guī)范，有調(diào)整變更的工程圖紙無(wú)更改標(biāo)志或修改說(shuō)明、依據(jù)，甚至更改幅面超過(guò)總幅面1/3多仍在使用。有的直接用施工圖代替竣工圖，沒(méi)有加蓋竣工圖印章。3.設(shè)備儀器材料的紙質(zhì)材料和照片、聲像等載體歸檔不齊全。許多設(shè)備儀器缺少調(diào)試驗(yàn)收的材料、合格證明書等；貴重設(shè)備儀器的招投標(biāo)資料不規(guī)范，無(wú)裝卸車及安裝、調(diào)試照片，檔案的齊全、完整難以保證。

五、解決對(duì)策

鑒于以上存在的三個(gè)方面的實(shí)際問(wèn)題，為有效解決項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題，確保項(xiàng)目檔案工作規(guī)范化，筆者認(rèn)為應(yīng)以存在的問(wèn)題為出發(fā)點(diǎn)，從以下五方面制定項(xiàng)目檔案管理方面的對(duì)策：

（一）實(shí)行項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，實(shí)行“誰(shuí)領(lǐng)導(dǎo)，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。成立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，成立專門的項(xiàng)目檔案專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)工作小組，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，實(shí)行“誰(shuí)領(lǐng)導(dǎo)，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，明確崗位職責(zé)，制定詳細(xì)的檔案工作計(jì)劃，明確歸檔要求和歸檔范圍，要求項(xiàng)目參建單位及部門指定專兼職檔案員，及時(shí)收集、整理、歸檔項(xiàng)目產(chǎn)生的資料，建議各項(xiàng)目建設(shè)單位能讓檔案管理人員參與到項(xiàng)目建設(shè)中去，有利于更好地對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類整理工作，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案從項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各階段形成的具有保存價(jià)值的各種記錄載體在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中得到規(guī)范管理。

（二）做好項(xiàng)目檔案培訓(xùn)工作，提高領(lǐng)導(dǎo)和各參建單位人員對(duì)檔案工作重要性和作用的認(rèn)識(shí)。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)嚴(yán)格按照《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》，積極組織項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理人員進(jìn)行項(xiàng)目檔案培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以講座、交流等多種方式讓領(lǐng)導(dǎo)、各參建單位人員認(rèn)識(shí)項(xiàng)目檔案工作是項(xiàng)目建設(shè)有序進(jìn)行的引導(dǎo)和保障，項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累和傳承，項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的技術(shù)保障，是工程質(zhì)量責(zé)任追究的重要憑證，只有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，大家才會(huì)積極進(jìn)行項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作，才能保證檔案工作質(zhì)量和效率，才能使項(xiàng)目建設(shè)和檔案工作齊頭并進(jìn)，檔案工作才能全面有效地開(kāi)展。

（三）建立健全項(xiàng)目檔案管理制度，為項(xiàng)目檔案工作順利開(kāi)展理順關(guān)系。檔案管理部門要根據(jù)本單位建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，建立健全項(xiàng)目檔案管理制度，這是做好檔案工作的前提。提出項(xiàng)目檔案的收集、整理、移交、歸檔、驗(yàn)收等工作的具體要求，是項(xiàng)目檔案規(guī)范管理的有力保障。檔案管理部門要按照《重大項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)要求》，要求把項(xiàng)目檔案工作落實(shí)到項(xiàng)目日常建設(shè)中，避免項(xiàng)目完工時(shí)檔案資料扎堆、突擊歸檔現(xiàn)象發(fā)生，確保重大建設(shè)項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確。

（四）采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，建立電子版預(yù)立卷目錄，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理的信息化。由于項(xiàng)目檔案信息量大，內(nèi)容豐富，使用Excel電子表格，綜合項(xiàng)目實(shí)際情況和特點(diǎn)，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894-2016和《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的文件歸檔范圍、內(nèi)容，再結(jié)合本單位的實(shí)際情況，進(jìn)行Excel電子表格設(shè)置，建立項(xiàng)目檔案案卷電子版預(yù)立卷目錄。一般項(xiàng)目檔案分綜合類、基建類、設(shè)備儀器類等案卷。

（五）細(xì)化項(xiàng)目檔案管理工作，確保質(zhì)量。根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施情況，參照國(guó)家對(duì)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的要求，細(xì)化項(xiàng)目檔案管理工作，確保項(xiàng)目檔案案卷質(zhì)量符合相關(guān)方驗(yàn)收要求。按照國(guó)家《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》把好專項(xiàng)檔案驗(yàn)收關(guān)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案驗(yàn)收的相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前的指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督工作，督促專兼職檔案管理人員收集、整理的資料齊全、完整、準(zhǔn)確。確保項(xiàng)目檔案的案卷質(zhì)量符合相關(guān)要求，保證項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收順利通過(guò)。

六、結(jié)語(yǔ)

系統(tǒng)，完整的項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目建設(shè)，管理、運(yùn)行以及后期維護(hù)的重要依據(jù)，也是項(xiàng)目建設(shè)管理工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，為建設(shè)單位后期可持續(xù)發(fā)展儲(chǔ)備好的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，所以，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目建設(shè)的必然選擇和結(jié)果。