企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與探索

文/淮北礦業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司辦公室 戚會(huì)轉(zhuǎn)

集團(tuán)公司按照“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一資源、統(tǒng)一數(shù)據(jù)、統(tǒng)一任務(wù)、統(tǒng)一服務(wù)、統(tǒng)一開發(fā)、統(tǒng)一門戶”的“七統(tǒng)一”信息化建設(shè)理念，開發(fā)建設(shè)集團(tuán)信息化工作。在企業(yè)轉(zhuǎn)型跨越發(fā)展中，檔案管理工作也不斷加強(qiáng)，集團(tuán)具有良好的檔案管理基礎(chǔ)，在檔案信息化方面也做了一定的嘗試和努力。但是，以往全國檔案信息化整體水平不高、企業(yè)檔案信息化整體規(guī)劃不足及原有檔案管理軟件需升級改造，阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。隨著國內(nèi)和行業(yè)檔案信息化整體水平的提升，借助信息化、大數(shù)據(jù)手段提升檔案工作效率，更好地服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略，成為可能。為此，在借鑒國家數(shù)字檔案館和能源行業(yè)檔案信息化的有益經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，對集團(tuán)的檔案信息化工作進(jìn)行了系統(tǒng)整體的規(guī)劃，并在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建架構(gòu)合理、全面覆蓋、功能完善的檔案管理系統(tǒng)，更好地為企業(yè)安全、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理服務(wù)。

檔案管理子系統(tǒng)作為集團(tuán)公司應(yīng)用系統(tǒng)之一，通過構(gòu)建檔案管理平臺，滿足集團(tuán)及所屬各級單位檔案業(yè)務(wù)需求，推動(dòng)集團(tuán)檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化，實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理，多層次、多渠道提供檔案信息資源利用，全面覆蓋集團(tuán)及所屬各級單位的檔案業(yè)務(wù)管理訴求，同時(shí)依托集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和實(shí)現(xiàn)對各級單位檔案業(yè)務(wù)的在線監(jiān)控、時(shí)時(shí)指導(dǎo)，確保集團(tuán)從上到下的檔案管理業(yè)務(wù)同步一致，同時(shí)能夠滿足各級單位的個(gè)性化業(yè)務(wù)訴求。根據(jù)集團(tuán)的業(yè)務(wù)需求，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)從收集、整理、存儲(chǔ)、利用一系列的管控，從而實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源的有效整合及檔案信息的深度挖掘，提高了檔案信息化整體水平。通過統(tǒng)一的檔案平臺，減少了檔案領(lǐng)域“信息孤島”這一現(xiàn)象。

一、檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作

為做好集團(tuán)檔案信息化工作，我們重點(diǎn)做了以下工作：

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。各級領(lǐng)導(dǎo)均高度重視，加大對檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、軟件環(huán)境建設(shè)等，保障檔案信息安全可靠。

（二）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。2005年開始啟用東方飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有從其他電子檔案管理系統(tǒng)接收電子檔案的功能，對各種檔案、資料進(jìn)行收集、管理和利用，完成了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成的電子文件歸檔。由于該系統(tǒng)使用時(shí)間長久，系統(tǒng)需要優(yōu)化，功能需要完善，已不能滿足檔案信息化需要。對此，我們重新立項(xiàng)，結(jié)合集團(tuán)檔案實(shí)際，重上新的檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建全面覆蓋各二級單位的數(shù)字檔案資源體系，實(shí)現(xiàn)存量檔案的數(shù)字化，為“智慧服務(wù)”奠定數(shù)字資源基礎(chǔ)。由70余家二級單位檔案室構(gòu)成的“檔案室數(shù)字資源庫群”，由協(xié)同辦公系統(tǒng)、紀(jì)檢審計(jì)系統(tǒng)、會(huì)計(jì)系統(tǒng)、項(xiàng)目檔案質(zhì)量監(jiān)督系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)構(gòu)成的“業(yè)務(wù)數(shù)字資源庫群”。

（三）開展檔案信息化工作人員、技術(shù)配備方面。開展檔案信息化要求檔案及相關(guān)工作人員不僅要具備檔案專業(yè)知識和能力，同時(shí)，還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)方面業(yè)務(wù)技能，才能管好、用好檔案信息化網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用系統(tǒng)的管理維護(hù)。為此，集團(tuán)檔案館配備了3名計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，其中2名具備檔案副研究館員職稱。

二、檔案信息化工作的建設(shè)步驟

（一）項(xiàng)目規(guī)劃。1.成立項(xiàng)目工作組。工作組成員主要由集團(tuán)公司檔案部門、信息化部門、保密部門相關(guān)人員組成。2.制定項(xiàng)目方案。根據(jù)企業(yè)自身特征及檔案管理現(xiàn)狀，我們編寫了《集團(tuán)大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺暨檔案信息化建設(shè)方案》，明確了數(shù)字檔案建設(shè)、業(yè)務(wù)需求、功能設(shè)置、系統(tǒng)部署、經(jīng)費(fèi)需求等各方面內(nèi)容。

（二）項(xiàng)目立項(xiàng)。技術(shù)方案形成后，經(jīng)信息處、辦公室及保密委等相關(guān)部門組織專家進(jìn)行評審，專家就評審情況給予意見或建議，并形成書面材料，提交集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門申請立項(xiàng)。

（三）項(xiàng)目實(shí)施。按照檔案信息化建設(shè)目標(biāo)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則、系統(tǒng)總體架構(gòu)、系統(tǒng)功能要求，制訂詳細(xì)的項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施方案。從人員配置、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、制度建設(shè)、硬件設(shè)備配備、電子檔案系統(tǒng)實(shí)施、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化實(shí)施、檔案專題數(shù)據(jù)建設(shè)、電子文件歸檔實(shí)施等方面，按照計(jì)劃實(shí)施，有序開展。

（四）項(xiàng)目驗(yàn)收。檔案信息化建設(shè)工作試運(yùn)行完成后，將形成的相關(guān)報(bào)告及數(shù)據(jù)報(bào)有關(guān)部門審核，審核通過后，組織相關(guān)人員對項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。

（五）項(xiàng)目運(yùn)維。項(xiàng)目通過驗(yàn)收后，進(jìn)入運(yùn)維階段。按照集團(tuán)《檔案管理系統(tǒng)使用及運(yùn)行維護(hù)管理規(guī)定》的要求，建立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)，選擇適當(dāng)?shù)倪\(yùn)行模式，對系統(tǒng)運(yùn)行中產(chǎn)生的問題收集整理，并及時(shí)解決，確保系統(tǒng)安全、有效運(yùn)行。

三、檔案信息化工作的目標(biāo)

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面。為保證檔案信息的安全、保密，充分利用集團(tuán)公司現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)條件，建設(shè)滿足檔案信息化運(yùn)行要求的機(jī)房；利用集團(tuán)公司內(nèi)網(wǎng)平臺，建立檔案部門局域網(wǎng)；根據(jù)檔案信息化運(yùn)行需要，配備滿足工作需要的各類硬件設(shè)施設(shè)備。

（二）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方面。1.信息化平臺建設(shè)。實(shí)現(xiàn)文件的全流程管理。構(gòu)建統(tǒng)一的技術(shù)平臺和應(yīng)用系統(tǒng)，確保標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和技術(shù)實(shí)現(xiàn)的一致性，降低管理成本。并且實(shí)現(xiàn)自定義各檔案門類的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（歸檔、移交與接收、保存）的檢測項(xiàng)目、元數(shù)據(jù)的檢測規(guī)則、檢測控制環(huán)節(jié)。全集團(tuán)各單位之間在查閱權(quán)限和審批權(quán)限體系下，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查檔。根據(jù)發(fā)布級別的不同可以查看權(quán)限范圍內(nèi)的電子檔案。如申請者所屬權(quán)限與檔案權(quán)限不相符，可發(fā)起對應(yīng)借閱流程。業(yè)務(wù)平臺文件歸檔全流程化、模塊化，監(jiān)督審核規(guī)范化，由檔案館管理人員設(shè)置電子文件管理系統(tǒng)的工作審批流程，從而最大限度節(jié)省時(shí)間及人工成本。2.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)交互體系。建立與專業(yè)子系統(tǒng)相關(guān)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對標(biāo)準(zhǔn)全面梳理，確保數(shù)據(jù)采集的及時(shí)性、唯一性；提供數(shù)據(jù)接口，用戶可以自由配置。3.數(shù)字資源庫體系。構(gòu)建統(tǒng)一的技術(shù)平臺和應(yīng)用系統(tǒng)，確保標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和技術(shù)實(shí)現(xiàn)的一致性。統(tǒng)一集團(tuán)檔案館、各二級單位檔案室的電子軟件系統(tǒng)及其版本；實(shí)現(xiàn)與協(xié)同平臺、紀(jì)委、質(zhì)量監(jiān)督、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、人力資源、生產(chǎn)調(diào)度、安全綜合管理等管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化聯(lián)通，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔；提供多種檢索方式滿足多樣化的利用需求。

（三）檔案信息化建設(shè)方面。集團(tuán)為加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)，將對檔案的數(shù)字化管理分門別類組成有序體系。包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、立卷、卷內(nèi)文件系統(tǒng)化、案卷裝封，案卷封面編目、案卷排列、案卷目錄編制，分階段、分批次對各門類檔案進(jìn)行數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)資源共享。

（四）信息開發(fā)利用方面。集團(tuán)公司檔案館在豐富和充實(shí)館藏的基礎(chǔ)上，穩(wěn)步推進(jìn)館藏檔案信息資源的數(shù)字化和館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展建設(shè)；加強(qiáng)檔案編研工作，提高編研質(zhì)量；加強(qiáng)對檔案的宣傳，提高集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)及廣大職工開發(fā)利用檔案信息資源的意識；強(qiáng)化服務(wù)職能，提高檔案工作人員服務(wù)質(zhì)量。

（五）制度規(guī)范建設(shè)方面。參考國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際，制定檔案信息化使用管理規(guī)范，明確檔案人員及系統(tǒng)管理人員職責(zé)，建立檔案系統(tǒng)管理辦法、安全與保護(hù)制度等；形成電子檔案收、管、存、用等方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系及實(shí)施文件，如：電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案分類方案、各類檔案管理及業(yè)務(wù)流程規(guī)范、安全與保密規(guī)范等。

（六）安全保密體系建設(shè)方面。本系統(tǒng)運(yùn)行的數(shù)據(jù)多為敏感、涉密信息，專業(yè)數(shù)據(jù)采用分布存放相互隔離。并嚴(yán)格遵守有關(guān)保密工作的法律法規(guī)，配備保障檔案安全的軟硬件設(shè)施設(shè)備，制訂符合本單位實(shí)際的保密規(guī)范、保密制度，與相關(guān)責(zé)任人簽訂保密協(xié)議，完善檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案實(shí)體及信息安全。

四、項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)展及效果

淮北礦業(yè)集團(tuán)自檔案管理系統(tǒng)實(shí)施以來，按照“總體規(guī)劃，分步實(shí)施”的原則，嚴(yán)格落實(shí)“一周一報(bào)告一調(diào)度”制度，項(xiàng)目按照計(jì)劃實(shí)施。目前，檔案信息化管理系統(tǒng)涵蓋了檔案管理業(yè)務(wù)各項(xiàng)環(huán)節(jié)，在保障“收、管、存、用”業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上，具有管理科技、文書、會(huì)計(jì)、聲像（照片、錄音、錄像）、特殊載體等各門類電子檔案和輔助管理實(shí)體檔案資料的功能，且具備靈活的可擴(kuò)展功能。