基于文檔一體化管理的核電文檔管理系統應用與思考

文/國核工程有限公司 龍雪茹

由于核電工程項目具有投資大、技術復雜、建設周期長、科技含量高、質量和安全要求高的特點；核電項目文件具有文件數量大、版次多、文件間相互關系復雜、保存時間長、質量要求高的特點；而DA/T28-2018建設項目檔案管理規范中4.4要求：建設單位及各參建單位應加強項目文件過程管理，通過節點控制強化項目文件管理，實現從項目文件形成、流轉到歸檔管理的全過程控制。4.5項目檔案的要求是：項目檔案應完整、準確、系統、規范和安全，滿足項目建設、管理、監督、運行和維護等活動在證據、責任和信息等方面的需要。而文檔一體化管理適合文件生命周期理論，符合核電項目管理特點，滿足標準規范要求，因此核電項目較早借鑒并將文檔一體化管理運用到核電項目檔案管理中。

一、實施文檔一體化管理的重要性和意義

文檔一體化管理是以文件生命周期的理論為依據，從文件管理和檔案管理的連續性和整體出發，將其融入統一的管理系統中，使之成為一個有機的整體，實現從文件到檔案的全過程管理，達到文件與檔案資源的最優管理和利用效果。實施文檔一體化管理就是要實現文檔管理和檔案管理的無縫銜接，達到對檔案工作的前端控制，在文件形成和維護階段進行有效的監督，最終實現文件控制工作與檔案管理工作信息共享的目的。檔案的前端控制是對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統一規劃，統一要求，把可以預先設定的監控功能和檔案管理功能嵌入各業務系統，對文件、檔案工作的業務流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效的監督，所以項目文檔控制與檔案前端控制都是為了滿足核電檔案的要求：原始性、完整性、準確性、規范性、系統性。

二、核電文檔管理系統在核電工程建設中承載的功能

核電文檔管理系統主要包括項目文檔管理、工作流程管理、保密管理、文件交換管理、文件傳遞和分發、文件的歸檔移交、文件存儲、借閱等功能和模塊。該系統維護文件的內容、背景、結構及文件之間的聯系，并使其具有證據價值和參考價值。

項目文檔管理是核電項目管理的一項重要內容，它是項目建設過程中安全、質量、進度、成本控制等活動的真實記錄和證據。因此核電文檔管理系統應對電子文件在生成、編碼、流轉、版本控制、接收等活動中實施管理和控制，以滿足核電項目建設在整個建設周期各項活動的順利開展和提供依據，為項目文檔控制保駕護航。項目文檔控制，簡稱項目文控工作，是指項目文檔管理部門通過制定各種文件管理程序、規范與制度，建立項目文檔管理體系，確保項目文件(包括函件、工程技術文件以及管理文件等)有效受控和及時準確傳遞，為項目順利開展提供信息保證的一種管理工作。工程項目文檔控制人員的工作重心在于建立并維護項目各類文件的管理、流轉，使之自始至終都處于可控狀態。因此核電文檔管理系統是文檔管理工作的有效工具和載體，通過該系統來實施文檔一體化管理的數據信息處理。保證和完成核電項目海量文件的生成、流轉、歸檔、處置和利用。

三、開發核電工程管理特色的業務流程，保障工程進度，規范文件質量

核電文檔業務流程涵蓋從文件的形成（收集、捕獲和積累）、傳輸（發送和接收）、整理組卷、歸檔、保管、利用及鑒定直至處置的全過程，并通過文檔管理系統實施全過程的管理與監控。一份文件從系統中固化模板的生成，到發起編、審、批流程，再到發布、分發、利用。在這一階段文檔管理系統完成了編碼控制、規范格式、審批流轉、生效分發的功能。由項目文控人員實施全程監督和管控，文件規范性得到有力保障。文件的歸檔移交流程，到整編庫，實現了預歸檔功能。最后經過系統進行案卷整理，案卷標識，完成歸檔和組卷。一份文件整個生命周期都在文檔管理系統完成，整合信息、重組信息、加工信息，達到最大化的文檔信息利用一體化。

以國核工程有限公司文檔管理系統中的RFI/EDCR流程為例，從發起方發起流程，系統自動取號，到參與審核方進行審查，再到設計院進行審準，生成一份新的完整有效的文件，實現了跨部門、跨組織機構文件審批流轉。這種高效流轉的方式，人員可通過流程日志查看流程的節點和進度，方便跟蹤管理文件。合同、商務類文件、程序類文件使用的文件歸檔移交流程，解決了信息分散、入口多、紙質依賴程度高、信息共享率低等問題。做到即時產生、即時歸檔。紙質與電子同步歸檔移交。杜絕了紙質文件長期分散在個人手里，易損壞、丟失、收集困難的尷尬。核電文檔管理系統還有ITP、NCR、EP接口提資單等諸多業務流程，這些流程的開發和使用，提高了工作效率，保障了工程進度，同時也最大化的規范了電子文件質量。使文件在文檔管理系統中由文件轉化為檔案，使文件處理過程中的數據信息為檔案所利用，很好地詮釋了文檔一體化管理的科學性和重要性。

四、文檔管理系統的信息對接和網絡支持，實現多方文件交換與傳遞

信息技術的應用更加有利于發揮文檔一體化管理的優勢。在信息化條件下，借助計算機和網絡技術，搭建文檔管理系統的集成服務，實現文檔管理系統與交換區等外部系統的集成，提供一些擴展服務。核電項目涉及業主、工程公司、監理公司、合作伙伴、設計單位、供貨廠商等眾多參與方。通過與合同接口單位建立規范的通訊渠道，實現與多方使用文檔管理系統進行文件傳遞和分發，為項目各參與方及時、準確、方便安全地發布和瀏覽項目文件提供統一的信息平臺，實現項目文件有效控制和管理。

以國核工程有限公司文檔管理系統中的前置區和eRoom為例，開通了前置區的單位可與國核工程有限公司海陽項目部通過前置區傳遞文件、分發文件。并且可延伸到業務流程的辦理。進行文件的瀏覽、下載、檢查以及文件屬性的著錄和變更。這種交換文件的方式不同于傳統的郵箱方式，它具有安全、穩定、不受網絡、文件大小等的限制。eRoom作為連接眾多供應商和分包商的文件傳遞的橋梁，為設備供應商、現場分包商提供了一個安全、穩定、有效的信息平臺。實現了多方文件及時傳遞和分發。

五、信息數據的安全和保密是核電文檔管理系統的重中之重

一個安全得不到保障，信息數據隨時有被丟失、竊取可能的文檔管理系統是無法生存的。由于電子文檔面臨計算機病毒、泄露、黑客攻擊等不安全因素。而核電項目因其獨特的安全、保密特性，在建設信息網絡系統時，做到內、外網分離，內網搭建防火墻，限制外網的非法訪問，利用數據備份與恢復、身份認證、實時檢測與監控、訪問控制、病毒防護等手段確保信息網絡的安全。需要系統支持數字版權管理技術以保護文檔知識產權和限制信息的擴散。選用性能可靠的殺毒軟件，防止病毒侵害。并對系統的所有操作建立審計跟蹤日志。建設信息網絡系統時要同步建立安全保密體系，設立保密崗位，制定保密程序體系，執行嚴格的保密流程。建立考核機制，執行定期自查和互查的方式，發布自查報告，增強全員的安全保密和安全防護意識等這些都是保障系統安全、穩定的必要保護措施。

六、結語

基于文檔一體化的重要性和意義及文檔管理工作對于核電項目的重要性，文檔管理系統成為實現這兩項工作的主要抓手。如何實現適合文件生命周期理論，符合核電工程管理特色，易于操作、方便管理的安全、穩定、高效的文檔管理系統，并將文檔一體化管理自始至終落到實處，是核電文檔管理系統建設的核心和關鍵，也是我們核電信息文檔人努力的方向和目標。