關(guān)于采購管理平臺的實踐探析

[摘 要]現(xiàn)代化企業(yè)管理技術(shù)不斷改進(jìn)的背景下，順應(yīng)新形勢提升管理效率。采購管理平臺是完善采購管理體制，加強(qiáng)內(nèi)部控制，規(guī)范采購管理，統(tǒng)一的信息管理平臺。通過平臺應(yīng)用，為業(yè)務(wù)部門提供高效的操作平臺和分析工具，為管理層提供有效的信息支持和監(jiān)控手段。文章從建立采購管理平臺的重要性、遵循的原則、實現(xiàn)的功能、實踐成果四個方面進(jìn)行了分析，實現(xiàn)采購過程和物資管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和自動化。

[關(guān)鍵詞]內(nèi)部控制;采購管理平臺;管理體制

[中圖分類號]F253.3

1 前 言

物資采購種類涵蓋工程機(jī)械設(shè)備、工程基建材料、裝修材料、工業(yè)生產(chǎn)線設(shè)備、施工機(jī)具、設(shè)備配件、生活物資等，包括產(chǎn)品物資的安裝和服務(wù)。物資種類和服務(wù)涉及范圍廣，涵蓋種類多，專業(yè)性需求較強(qiáng)，對業(yè)務(wù)專業(yè)要求高。因此要積極推動采購管理平臺的建立，并且完善采購管理平臺，持續(xù)對其進(jìn)行優(yōu)化，使采購行為和管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化。

2 建立的重要性

從當(dāng)前的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢來看，現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)行采購管理平臺構(gòu)建具有非常重要的作用，具體表現(xiàn)在以下方面。

（1）在我國經(jīng)濟(jì)的市場化水平高速發(fā)展從而導(dǎo)致企業(yè)面臨市場激烈競爭的發(fā)展形勢下，企業(yè)想要占據(jù)有利的市場競爭地位，必須對自身的運營管理成本進(jìn)行控制[1]。早期的企業(yè)采購管理沒有相應(yīng)的平臺，無法對其進(jìn)行統(tǒng)一的管理和控制，這就導(dǎo)致企業(yè)采購管理過程中無法有效地進(jìn)行成本控制，影響了企業(yè)市場競爭力的提升。

（2）采購管理模塊主要涵蓋物資采購的計劃報送、采購評審、合同評審、需求計劃（下單）、物資簽收、物資結(jié)算、物資付款、供應(yīng)商的考核考評等業(yè)務(wù)。利用采購管理平臺完善信息化管理，實現(xiàn)對供應(yīng)商和采購物資的有效控制，從而保證產(chǎn)品的品質(zhì)和售后服務(wù)，可對采購物流的整個過程進(jìn)行跟蹤管理，同時可全程監(jiān)控資金流動情況，進(jìn)而實現(xiàn)對物資供應(yīng)全過程的信息進(jìn)行管理和控制。因此，采購管理平臺的建立是非常重要的[2]。

3 遵循的原則

為了保證平臺性能的穩(wěn)定及提升，并達(dá)到采購管理的效果，建立過程中應(yīng)當(dāng)遵循一定的原則。

3.1 專業(yè)性原則

所謂專業(yè)性，不僅應(yīng)當(dāng)保證建立的采購管理平臺符合一定的專業(yè)水準(zhǔn)，而且在平臺操作過程中也應(yīng)當(dāng)使用專業(yè)化的操作手法，提升采購管理的專業(yè)水平。

3.2 節(jié)約性原則

建立采購管理平臺的一個重要目的就是為了控制企業(yè)的經(jīng)營管理成本，因此在平臺應(yīng)用的過程中必須遵守節(jié)約性原則，這樣才能實現(xiàn)企業(yè)成本控制的目的，使得平臺能夠為企業(yè)經(jīng)營收益的提升做出貢獻(xiàn)。

3.3 有效實用原則

采購管理平臺是一種比較先進(jìn)的技術(shù)管理方式，其作用就是為了提升相關(guān)工作的質(zhì)量和效率，因此進(jìn)行平臺構(gòu)建時必須保證其實用性和有效性，這樣才能達(dá)到預(yù)期的平臺構(gòu)建目的[3]。

4 實現(xiàn)的功能

一個完善的現(xiàn)代企業(yè)采購管理平臺，至少應(yīng)當(dāng)包含以下六個方面的功能。

4.1 采購計劃與預(yù)算

采購預(yù)算是企業(yè)進(jìn)行年度預(yù)算的必要部分，采購預(yù)算是企業(yè)采購部門的一項重要工作，做好采購預(yù)算，為企業(yè)相關(guān)目標(biāo)的達(dá)成做好前期準(zhǔn)備。而利用采購管理平臺可以憑借企業(yè)需求計劃、合同報表、物流數(shù)據(jù)報表、倉儲數(shù)據(jù)報表、設(shè)備信息報表等作為依據(jù)，制訂采購計劃并且進(jìn)行預(yù)算，當(dāng)然，為了保證其準(zhǔn)確性，需要依據(jù)物料標(biāo)準(zhǔn)成本指標(biāo)體系、物料價格變化情況，以及企業(yè)的現(xiàn)實需求情況，對其進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，這樣可以使其更加準(zhǔn)確、實用，并且可操作性更高。

該項功能的實現(xiàn)，使得企業(yè)可以對自身的物料需求情況有一個更加明確的了解，同時此項功能還增強(qiáng)了項目部、采購部門以及財務(wù)部門之間的溝通協(xié)作，在各部門共同協(xié)作下制訂出較準(zhǔn)確的采購計劃和采購預(yù)算。

4.2 供應(yīng)商開發(fā)管理

供應(yīng)商開發(fā)管理是采購管理工作的一個重要部分，包括對物資供應(yīng)商的考察、準(zhǔn)入、考核和評價管理工作，建立大宗物資供應(yīng)商名錄庫等，為項目提供合格產(chǎn)品，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。供應(yīng)商選擇關(guān)系到企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展[4]。供應(yīng)商選擇不僅需要對物料價格進(jìn)行考慮，還需要對其經(jīng)營狀況、技術(shù)能力、產(chǎn)品性能、企業(yè)資信等情況進(jìn)行綜合分析，采購管理平臺應(yīng)當(dāng)能夠根據(jù)企業(yè)制定的《供應(yīng)商評估制度》中的相關(guān)規(guī)定，從品質(zhì)、價格、交貨周期、履約能力等多方面對供應(yīng)商進(jìn)行評估，實行準(zhǔn)入制度對其進(jìn)行級別劃分，對供應(yīng)商的評估考核結(jié)果將作為供應(yīng)商分級、調(diào)整評級和淘汰的依據(jù)。據(jù)此選出最優(yōu)的供應(yīng)商，進(jìn)而建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，提升供應(yīng)商篩選的效率。同時，使企業(yè)能夠及時準(zhǔn)確地了解掌握供應(yīng)商的相關(guān)情況，能及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。

4.3 采購物流管理

采購物流主要包括物品包裝、裝載、運輸、配送、管理等多個方面。管理平臺應(yīng)當(dāng)具備物品包裝運輸管理、庫存物料檢驗管理、物料入庫管理這三方面的功能。而該部分功能在設(shè)計過程中應(yīng)當(dāng)把握以下幾點，保證較強(qiáng)的送貨計劃性，可以比較方便的進(jìn)行批量規(guī)模采購，能夠?qū)ξ锪髀窂竭M(jìn)行優(yōu)化，同時還要實現(xiàn)物流采購信息的數(shù)據(jù)化管理，由此建立一個比較完善的采購供應(yīng)鏈，進(jìn)而提升企業(yè)在采購物流管理方面的效率。該項功能的實現(xiàn)，企業(yè)可以及時了解物流運輸過程中的各種相關(guān)信息，包括產(chǎn)品信息，為企業(yè)制訂后續(xù)生產(chǎn)計劃提供了良好的依據(jù)。

4.4 采購績效評估

采購管理平臺包括對采購目標(biāo)的實現(xiàn)情況進(jìn)行績效評估[5]。為了保證采購管理平臺能夠有效協(xié)助工作人員完成這些工作，應(yīng)當(dāng)保證建立的績效評估指標(biāo)體系科學(xué)合理，對績效考評的主要目的、原則、具體程序和方法等進(jìn)行明確的規(guī)定，最好采用量化型的考核指標(biāo)。通常情況下，采購目標(biāo)實現(xiàn)情況的績效評估，主要應(yīng)用采購計劃完成及時率、采購物料的合格率、采購物料的價格差額比、采購周期、庫存周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)進(jìn)行評估。企業(yè)應(yīng)當(dāng)保證上述評估工作的持續(xù)性，只有這樣才能及時發(fā)現(xiàn)采購管理工作過程中出現(xiàn)的問題，并且及時解決相應(yīng)問題，促進(jìn)采購績效的提升。

4.5 采購信息管理

采購管理過程中必然會涉及數(shù)量龐大的采購信息，包括資料數(shù)據(jù)信息，以及業(yè)務(wù)操作和管理、決策支援活動、電子商務(wù)活動開展過程中產(chǎn)生的一系列信息。在信息全球化以及網(wǎng)絡(luò)普及率極速提升的時代背景下，信息單純依靠人力進(jìn)行管理，將會極大地提升企業(yè)的人力成本，而采購管理平臺的后臺信息處理功能，自動生成各種表單，減少人工統(tǒng)計的工作，提高信息收集效率。實現(xiàn)對信息的有效管理，從而保證企業(yè)電商業(yè)務(wù)順利開展。另外，該平臺還應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的采購咨詢獲取能力，企業(yè)可以利用獲取的采購咨詢來提升自己在采購談判時的地位，進(jìn)一步提升采購工作的效率和質(zhì)量。

4.6 采購合同管理

各項合同簽訂條款規(guī)范，嚴(yán)格按照公司合同管理審批流程，各項條款相對嚴(yán)謹(jǐn)安全;同時認(rèn)真跟蹤和履行合同的各階段和環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對采購各環(huán)節(jié)的控制，使各步驟工作緊密有序，減少各環(huán)節(jié)中的隨意性或意外發(fā)生，降低風(fēng)險。可配置的尋源流程，包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價、其他采購（單一來源、線下采購）、框架協(xié)議采購等。

5 實踐成果

為提供公開、公平、公正、安全、透明、智能的采購供應(yīng)環(huán)境，使公司能擴(kuò)大采購選擇范圍，增加采購?fù)该鞫龋?guī)范公司采購行為、強(qiáng)化采購監(jiān)督、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，公司嚴(yán)格按照福建省國資委〔2017〕257號文件《福建省人民政府國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會所出資企業(yè)大宗物資采購管理工作指引》規(guī)定 ，于2018年3月啟動采購管理平臺開發(fā)項目。

5.1 平臺包括的內(nèi)容

（1）采購部分包含以下功能模塊：項目管理、計劃管理、詢價業(yè)務(wù)管理、招標(biāo)業(yè)務(wù)管理、專家?guī)煸u分系統(tǒng)、合同管理、供應(yīng)商管理、付款申請管理、質(zhì)量反饋管理、索賠管理等;

（2）物流倉儲部分：裝箱清單管理，提貨單據(jù)管理，在線倉儲物流管理系統(tǒng)，實現(xiàn)各項目倉儲數(shù)據(jù)信息、轉(zhuǎn)場數(shù)據(jù)信息的遠(yuǎn)程監(jiān)控管理。實現(xiàn)二維碼批量掃描入庫的功能，提高項目部倉儲管理的效率，優(yōu)化海外各項目的管理成本，提高項目的效益。

（3）設(shè)備管理部分：設(shè)備遠(yuǎn)程監(jiān)控管理系統(tǒng)，實現(xiàn)項目部設(shè)備的GPS遠(yuǎn)程定位、設(shè)備的基本信息狀態(tài)、開機(jī)運行數(shù)據(jù)、油耗數(shù)據(jù)、保養(yǎng)情況等信息管理功能。

（4）公司門戶網(wǎng)站的建設(shè)功能。可實現(xiàn)宣傳推廣公司簡介、新聞公告、優(yōu)質(zhì)工程展示、人才招聘信息等服務(wù)內(nèi)容。

（5）實現(xiàn)采購、物流倉儲、設(shè)備數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能。后臺報表生成，包括價格分析報表、供應(yīng)商報價報表、合同報表、物流數(shù)據(jù)報表、倉儲數(shù)據(jù)報表、設(shè)備信息報表等。

5.2 平臺進(jìn)展情況

該采購管理平臺至今正式上線使用已經(jīng)一年（http：//cwycie.com/）相繼完成測試服務(wù)器，培訓(xùn)推廣，完成采購管理、出口管理、設(shè)備管理等功能開發(fā)，目前該平臺仍在使用過程中不斷完善。

截至目前，公司的項目管理、采購業(yè)務(wù)已全部實現(xiàn)在集采平臺上執(zhí)行，具體完成工作如下。

（1）該平臺已累計完成或正在進(jìn)行的詢價業(yè)務(wù)流程48次，招標(biāo)業(yè)務(wù)流程6次，累計簽訂合同64份。

（2）設(shè)備管理信息，目前共計有790條設(shè)備信息在集采平臺系統(tǒng)進(jìn)行登記。

（3）平臺上線后，累計登記處理問題BUG、修改意見107次。

（4）日常處理集采平臺使用問題，解決處理平臺用戶、供應(yīng)商用戶的問題。

（5）日常處理發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)使用BUG，更新優(yōu)化系統(tǒng)使用功能，完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能，擴(kuò)展統(tǒng)計功能。

6 結(jié) 語

采購管理平臺是公司適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)要求、拓寬采購渠道、優(yōu)化采購質(zhì)量、節(jié)約采購資金、降低采購成本的重要措施。同時也是抑制浪費現(xiàn)象的有效手段。持續(xù)提升采購管理方面的專業(yè)水平，為企業(yè)長期穩(wěn)定快速發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。實現(xiàn)采購工作的“業(yè)務(wù)公開，過程受控，全程在案，永久追溯”具有重要的意義。

參考文獻(xiàn)：

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[作者簡介]陳佳宇（1978—），女，漢族，福建福州人，本科，部門副經(jīng)理，研究方向：工商管理、采購管理。