教室資源管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

郝 梅，劉 婧，黃 鋒，王天兵

(北京大學(xué)人民醫(yī)院，北京 100044)

目前,我國(guó)高等教育己進(jìn)入大眾化發(fā)展階段,各高校的招生數(shù)量急劇增加,給高等教育帶來(lái)了深刻的變革。面對(duì)跨越式的發(fā)展速度和招生數(shù)量的大幅增加，不少高校教室資源短缺的問題逐漸凸現(xiàn)出來(lái)[1-2]。而教學(xué)醫(yī)院同時(shí)承擔(dān)醫(yī)療、教學(xué)、科研與管理功能，其教室資源往往要為上述功能同時(shí)服務(wù)，使用管理更為復(fù)雜，教室資源的短缺更為突出，如何科學(xué)、高效、合理地分配管理使用教室資源，保證學(xué)生正常的學(xué)習(xí)環(huán)境，是當(dāng)前需要解決的迫切問題。

傳統(tǒng)的教室管理多采用手工記錄的方式。預(yù)定教室時(shí)，需本院人員前往教室管理部門在教室使用登記本上做紙質(zhì)登記。傳統(tǒng)方法預(yù)定和使用教室存在如下幾個(gè)方面的問題[3]：(1)進(jìn)行教室預(yù)定的時(shí)間和地點(diǎn)受限；(2)若登記本不慎丟失，則無(wú)法查詢已有的預(yù)定情況；(3)登記信息往往存在缺項(xiàng)漏項(xiàng)的問題，不利于信息的匯總，以及教室的協(xié)調(diào)；(4)一旦教室使用變更，無(wú)法及時(shí)通知相關(guān)人員；(5)無(wú)法實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)掌握教室的使用和變更情況；(6)缺乏有效的數(shù)據(jù)支撐，無(wú)法對(duì)資源的高效利用提出合理性建議。為改善目前教室管理處于手工狀態(tài)的落后局面，提高教室資源的管理水平和管理效率，實(shí)現(xiàn)教室的信息化管理。北京大學(xué)人民醫(yī)院自2015年起開始探索基于醫(yī)院資源管理系統(tǒng)(Hospital Resource Planning, HRP)的教室資源管理系統(tǒng)，本文就該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、實(shí)施與應(yīng)用情況做一總結(jié)。

一、系統(tǒng)設(shè)計(jì)與功能模塊

1.系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)。鑒于傳統(tǒng)方法的種種弊端，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)為為大家提供更便捷、更安全的教室資源查詢和預(yù)定服務(wù)，同時(shí)也便于管理部門進(jìn)行管理。

2.功能模塊。該系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，.net技術(shù)開發(fā)，主要由教室信息、教室申請(qǐng)、我申請(qǐng)的教室、教室調(diào)劑、教室長(zhǎng)期占用五大模塊構(gòu)成。以下為五大子模塊的具體功能：(1)教室的信息。主要是對(duì)教室基本信息的管理，包括教室名稱、教室地點(diǎn)、容納人數(shù)、教室狀態(tài)、教室描述、開放時(shí)間等。通過(guò)該配置頁(yè)面，教學(xué)部門的教室管理員可維護(hù)教室的基本信息，根據(jù)需要隨時(shí)調(diào)整可申請(qǐng)的教室。(2)教室的申請(qǐng)。該圖形化界面為用戶申請(qǐng)界面(見圖1)，不同顏色代表教室的不同狀態(tài)：粉色為申請(qǐng)中，綠色代表已批準(zhǔn)，橙色代表進(jìn)行中，無(wú)色為已取消[4]。教室使用方法與注意事項(xiàng)在圖形化界面下方逐條列出，便于使用者參考。用戶點(diǎn)擊日歷按鈕—日期選擇教室的使用日期，當(dāng)天的教室占用情況一目了然。用戶申請(qǐng)時(shí)，在教室右側(cè)黃色區(qū)域上按下鼠標(biāo)，拖拽至結(jié)束時(shí)間，松開鼠標(biāo)，然后在彈出窗口中輸入教室用途，點(diǎn)擊“發(fā)起教室申請(qǐng)”。教室申請(qǐng)表單自動(dòng)帶出申請(qǐng)用途、申請(qǐng)地點(diǎn)、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)時(shí)間、申請(qǐng)人、申請(qǐng)人手機(jī)號(hào)、申請(qǐng)人工號(hào)、使用開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間等信息，申請(qǐng)人僅需點(diǎn)選參加人員、填寫辦公電話、參加人數(shù)，勾選短信通知按鈕即可。根據(jù)教學(xué)部門對(duì)教室的管理要求，同時(shí)兼顧效率問題，設(shè)置差別化的審批流，教室預(yù)定≤11小時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)審批通過(guò)；教室預(yù)定>11小時(shí)的，由教育處的教室管理員在系統(tǒng)進(jìn)行審批方可生效。教室申請(qǐng)審批流程如下所示(見圖2)。(3)申請(qǐng)的教室。該菜單為列表清單形式，教室申請(qǐng)人可以在該菜單上，對(duì)已經(jīng)申請(qǐng)的教室相關(guān)信息進(jìn)行快速操作，包括查看、撤回、取消等。(4)教室的調(diào)劑。該功能主要由教室管理員使用。一方面，可以天、周、月為維度，查看教室使用情況，強(qiáng)化日常管理；另一方面，對(duì)于一些特殊情況或緊急情況，線下溝通達(dá)成一致后，可以通過(guò)調(diào)整功能，實(shí)現(xiàn)教室的調(diào)劑，這種情況下系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)短信至相關(guān)人員，降低了溝通成本，提高了溝通效率。(5)教室的長(zhǎng)期占用。對(duì)臨床醫(yī)學(xué)院而言，為了保證教學(xué)秩序穩(wěn)定進(jìn)行，教室需首先滿足教學(xué)功能。因此需要有教室長(zhǎng)期占用的權(quán)限，以利于教學(xué)部門優(yōu)先使用教室資源。而普通用戶僅可占用三個(gè)月內(nèi)的教室資源。

二、應(yīng)用效果

授權(quán)用戶只需有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)電腦，便可登錄系統(tǒng)實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)查看教室的預(yù)定情況，并可根據(jù)需要預(yù)定教室，突破了時(shí)空的限制，有效地利用了大家的碎片化時(shí)間。管理部門借助有效的信息化手段，解決教室資源的管理問題，規(guī)范教室申請(qǐng)的工作流程，減輕教室管理人員的工作負(fù)擔(dān)，大大提升了管理效率和管理水平。

圖1 教室申請(qǐng)界面

圖2 教室申請(qǐng)審批流程

系統(tǒng)以靈活便捷的操作，簡(jiǎn)單友好的界面獲得用戶的好評(píng)。自系統(tǒng)2015年12月8日上線至2018年8月10日，共有5287條有效預(yù)定記錄，涉及71個(gè)申請(qǐng)部門，四個(gè)教室，教室使用用途具體如下(見附表)。其中，教室長(zhǎng)期占用量為511，長(zhǎng)期占有率為9.67%。

附表 教室使用情況統(tǒng)計(jì)

三、討 論

1.思路創(chuàng)新。綜合國(guó)內(nèi)外文獻(xiàn)[5-10]，鮮見國(guó)外關(guān)于教室資源管理系統(tǒng)的報(bào)道，國(guó)內(nèi)教室資源的管理主要集中在實(shí)時(shí)查詢、在線預(yù)約、預(yù)約審核、統(tǒng)計(jì)分析等幾個(gè)方面，最先進(jìn)的教室管理功能可通過(guò)傳感器實(shí)現(xiàn)教室燈光亮度的自動(dòng)調(diào)節(jié)。

2.成效凸顯。教室資源管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用,為教學(xué)部門提供了便捷高效的教室資源管理平臺(tái)。該系統(tǒng)在我院已正常使用近三年,共有5287條有效預(yù)定記錄，運(yùn)行穩(wěn)定、界面友好、操作方便,受到用戶的一致好評(píng),實(shí)現(xiàn)了預(yù)期的設(shè)計(jì)目標(biāo)。

3.管理改善。傳統(tǒng)情況下，紙質(zhì)登記本的記錄方式，統(tǒng)計(jì)分析需要二次錄入，準(zhǔn)確性低，實(shí)時(shí)性差。而現(xiàn)在，可以準(zhǔn)確掌握教室資源的基本情況和利用現(xiàn)狀，為醫(yī)院教室建設(shè)規(guī)劃提供基本數(shù)據(jù)支持。根據(jù)教室利用率信息，改進(jìn)管理方法，建章立制，對(duì)教室資源進(jìn)行充分利用。

4.改進(jìn)展望。該系統(tǒng)仍存在較大的改進(jìn)空間，如目前，教育處在日常排課的同時(shí)在系統(tǒng)中預(yù)定教室，剩下的再開放給大家預(yù)定使用。今后在教室數(shù)量增多的情況下，可探索根據(jù)課程教學(xué)對(duì)教室資源的要求和可安排課程的時(shí)間單元、課程權(quán)重的關(guān)系，制定科學(xué)合理的計(jì)算機(jī)算法，自動(dòng)分配教室資源，提高教室資源的利用率。[5]