試論行政執法檔案管理工作中存在的問題及對策

王琳

摘要：行政執法檔案中記錄著行政執法的重要信息內容，在進行檔案管理工作時，要發揮出檔案工作的優越性，更好的利于執法行動的開展，本文將主要探討行政執法檔案管理工作中存在的問題，并針對問題提出相應的解決策略。

關鍵詞：行政執法;檔案管理;問題研究

前言

行政執法檔案記錄著行政執法的過程以及還有相關的文字以及影像資料，這也是行政執法機關在行使公共職能過程中的重要記錄以及證據，行政執法檔案體現的也是行政執法的主體以及責任所在，對于檔案工作的管理需要能夠既有文書檔案的基本功能，也要成為參與行政復議、訴訟以及賠償的重要依據[1]。然而，在當下的行政執法檔案管理工作中，卻存在一定問題，影響了行政執法工作的效率以及質量，針對問題提出一定的解決策略，切實提升我國行政執法檔案管理工作水平。

一、當下行政執法檔案管理工作中存在的問題

（一）行政執法檔案安全管理不夠規范

當下一些行政執法檔案的管理并沒有做到嚴格保密，甚至一些違規行為經常出現，造成行政執法檔案管理工作隱患，從整個行業的檔案管理工作開展現狀上可以了解到，我國行政執法檔案管理的工作實際上才剛剛起步，在管理模式上采用的仍然是傳統的管理方法，沒有根據當下時代的要求做出適應性的調整，工作中也存在一定的不規范及不合標問題，一些行政執法檔案的管理也過于隨意，在修改時缺乏相關的監督[2]。一些部門對于檔案管理工作的配合度并不強，檔案管理工作自身部門在職責分工上也存在用人問題，導致檔案管理工作效率較低，甚至出現了檔案遺失的問題。

（二）行政執法檔案移交以及歸檔過程混亂

行政執法檔案數目中涉及到的環節較為復雜，從這個層面上看，行政執法檔案管理工作作為一種系統化的工作流程，需要有專門人員進行監督和管理，并遵循一定的規范，然而，當下的行政執法檔案管理工作則在移交以及歸檔處理上缺乏明確的制度要求，對于檔案應該放置在哪里，沒有進行行政審批，在一些檔案盒的標注名稱上也普遍存在各類錯誤，導致執法工作在進行檔案查詢時較難開展。

（三）行政執法檔案管理的整理方法不統一

對于行政執法檔案的整理工作來說，需要有一定的統一規范，一些行政執法單位會將檔案進行類別劃分，一些行政管理機構則會采用裝盒的方式或者組卷的方法，這種區別性的檔案整理方式都和我國缺乏行政執法檔案管理規章制度有著直接關系，只有統一了檔案的管理方式，才能夠作出明確的制度性要求，提高行政執法檔案管理的效率，這種參差不一的實際情況是不利于行政執法檔案的高效管理的。

（四）行政執法檔案專業人員業務素養不高

從事檔案管理工作的相關人員需要具備扎實的基礎知識以及檔案管理工作經驗，隨著時代的發展，傳統的由一人身兼數職的檔案管理方式已經不能符合當下的行政執法檔案管理要求，從人員配備上看，一些行政執法檔案從業人員并不是專業人員出身，在開展工作時缺少系統性的方法指導，尤其缺少高層次的檔案專業人才，從這個情況上看，行政執法檔案管理工作很難實現跨越式的發展，只有在人員儲備上跟上要求，才能夠切實提升檔案管理的水平。二、做好行政執法檔案管理工作的相關建議

（一）提升對行政執法檔案管理工作的重視

只有加強了對行政執法檔案管理工作的重視程度，才能夠在實際管理工作中將高標準、高要求落實下去，對于行政執法檔案的管理來說，首先要做到安全和高效，在這方面，行政執法單位需要定期組織檔案管理，從業人員認真學習《檔案法》，提高其專業素養，站在安全的角度對檔案進行妥善管理，這也是檔案管理工作的基本職責。維護行政執法檔案的安全，也在于在制度上要設立相應的行政審批流程，對于檔案的使用以及修改要遵循嚴格的手續，避免檔案在使用的過程中受到損壞、丟失以及泄密等等，當出現安全性的問題時，檔案管理人員要進行追究以及相應處罰，杜絕二次發生。

（二）完善行政執法檔案移交以及歸檔

對于行政執法檔案的管理也要遵循一定的科學管理方法，在制度上制定出完善健全的相關工作要求，并且嚴格的按照材料的管理方法進行信息的收集以及管理，定期要對各類行政執法檔案進行盤點以及重新歸納，確保每一個行政執法檔案都被放置在正確的門類中[3]。案卷的裝訂要結實且美觀，方便檔案管理工作人員進行統一管理，以及后續的利用。

（三）做好行政執法檔案信息化管理工作

在信息化技術發展的帶動下，我國行政執法檔案管理工作也要主動朝向信息化層面邁進，運用現代化的管理工具，提高行政執法檔案管理的實際效率，用計算機輔助進行檔案的收集、整理、規整、分類等等，在使用信息化管理手段時，也要考慮到網絡安全對于檔案的威脅所在，通過運用高效、安全性強的管理系統，規避網絡可能帶來的信息泄露。

（四）加強檔案管理人員的專業能力

由于行政執法檔案管理工作涉及到的環節以及檔案數量眾多，從業人員只有具備較強的專業素養才能夠適應當下的行政執法檔案管理工作[4]。行政執法機構要注重對人才的培養以及教育，定期開展相關的學習活動，強化從業人員對于執法資料的重視程度，提高工作能力，尤其是要對從業人員進行信息化管理工作的教育，這樣才能夠培養出更多符合時代發展要求的專業執法檔案管理人員。

三、結語

綜上所述，在當下行政執法檔案管理工作中從業人員要能夠以高標準、高要求對待工作，做針對現存的一些問題，可以從制度以及人員素質水平、思想認識等層面進行同步的提升，主動適應當下的執法檔案管理工作，從檔案的管理保護以及利用層面上進行不斷的優化以及提升，從而為我國行政執法工作的順利開展提供源自檔案管理工作的有力支持。

參考文獻

[1]苗倩倩. 論檔案行政執法問題的成因與對策[J]. 辦公室業務， 2017（23）：65-66.

[2]郭菲菲. 檔案管理中常見的問題及對策分析[J]. 新農村：黑龍江， 2017（12）：166-166.

[3]秦祥然. 基層行政執法中存在的問題及對策分析[J]. 職工法律天地， 2017（22）：66-66.

[4]鄭偉. 論進一步加強文化市場行政執法檔案管理[J]. 現代國企研究， 2017（24）：276-276.