醫(yī)院檔案信息化發(fā)展的問題與優(yōu)化策略

侯雙雪

摘 要：檔案是各類組織發(fā)展中最重要的資源之一，涉及組織發(fā)展過程中的各類原始資料及發(fā)展數(shù)據(jù)，可以為組織管理優(yōu)化和問題溯源提供重要支持。當前時代是以信息化和網(wǎng)絡化技術(shù)發(fā)展為主流的時代，檔案管理的信息化也是各企事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然方向。但目前我國醫(yī)院檔案管理中的信息化改革和發(fā)展大多處于初級階段，實際發(fā)展仍存在很多問題，對此本文探討了醫(yī)院檔案管理信息化的現(xiàn)狀及問題，由此提出適用于我國醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展優(yōu)化建議，以期為我國醫(yī)院檔案管理工作水平及質(zhì)量的發(fā)展提供有效支持。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;信息化;共享;安全

一、我國醫(yī)院檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀

檔案信息化是指組織在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)，并以網(wǎng)絡（局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)）作為基本平臺對檔案信息資源進行處置、管理和開發(fā)，讓檔案工作為組織核心業(yè)務發(fā)展、綜合運行和內(nèi)部管理提供優(yōu)質(zhì)高效服務的過程。對于醫(yī)院而言，檔案信息化同時具備管理性價值和經(jīng)濟性價值。從目前我國醫(yī)院檔案信息化發(fā)展的實際情況來看，我國醫(yī)院普遍完成了檔案電子化管理，對于檔案管理的安全性、便利性、利用率的提升成果顯著。但距離真正理想的信息化管理水平仍有一段距離，其中比較突出的問題有檔案管理的網(wǎng)絡化發(fā)展仍不完善，同時在信息化檔案的經(jīng)濟性價值開發(fā)方面投入有所不足。這是目前我國醫(yī)院檔案信息化發(fā)展中最迫切需要解決的問題。

二、我國醫(yī)院檔案信息化發(fā)展的問題

（一）尚未實現(xiàn)從電子化到全面信息化的發(fā)展

檔案信息化發(fā)展主要有三個基本階段：第一階段，檔案數(shù)字化，是對檔案形式的一種擴充，從傳統(tǒng)的實體檔案發(fā)展到數(shù)字化檔案能夠大幅降低檔案儲存的現(xiàn)實空間需求和管理所需的人力資源需求，同時相對于實體檔案而言，數(shù)字化檔案具備更高的安全性;第二階段，數(shù)字檔案管理的網(wǎng)絡化，是基于網(wǎng)絡條件的檔案信息保存與流通管理，能夠進一步提升檔案管理和利用的綜合效率，同時也能為深度開發(fā)檔案價值提供一定支持;第三階段，檔案管理的智能化，是逐步擺脫對人的需求的一種檔案管理機制，在深度開發(fā)檔案價值過程中，完全采用自動化和智能化管理手段，大幅降低檔案管理對于人的需求，這也是現(xiàn)有技術(shù)發(fā)展趨勢下對于檔案管理信息化發(fā)展所能做出的最理想化設(shè)想。

結(jié)合這三個發(fā)展階段分類來看，目前我國醫(yī)院檔案信息化發(fā)展正處于第一和第二階段之間，即基本完成了檔案內(nèi)容的電子化處理，同時也開展了關(guān)于網(wǎng)絡化的檔案管理工作改革與嘗試，但在網(wǎng)絡化管理過程中距離真正的信息標準統(tǒng)一管理和集中管理仍有較大一段距離，而智能化管理技術(shù)的應用較為少見。由此可見，我國醫(yī)院檔案信息化發(fā)展仍處于初級階段，還有很大的改革與發(fā)展空間。

（二）缺乏對信息化檔案的深入開發(fā)和利用

對于醫(yī)院而言，檔案資源具備深度挖掘的價值，但目前我國醫(yī)院檔案信息化管理仍普遍缺乏此類價值開發(fā)與利用工作。在大多數(shù)醫(yī)院中，信息化檔案只具備檔案備份功能，缺乏其他新型功能。

具體從檔案信息化管理對組織發(fā)展的主要價值來看，目前我國醫(yī)院檔案信息化管理最典型的問題有兩個方面。一是檔案共享水平低。檔案的信息化處理使得傳統(tǒng)檔案能夠以數(shù)字化的形式在網(wǎng)絡渠道上進行高效流動。這使得檔案資源能夠被更高效地利用，而許多醫(yī)院并未建設(shè)檔案共享體系，醫(yī)院內(nèi)部各業(yè)務部門在使用檔案時仍需要從傳統(tǒng)的線下渠道來申請和獲取，導致檔案信息化和網(wǎng)絡化管理功能的閑置。二是信息化價值開發(fā)不到位。檔案作為一種信息資源和數(shù)據(jù)資源具有較高的開發(fā)價值，在傳統(tǒng)的實體檔案管理時代這種價值的開發(fā)難度相對較高，因此檔案價值開發(fā)工作不受重視，而檔案信息化管理大幅提升了檔案價值開發(fā)的可行性，但我國大多數(shù)醫(yī)院檔案管理部門對于檔案價值的創(chuàng)新開發(fā)仍不夠重視，這在一定程度上浪費了檔案信息化管理所形成的衍生價值。

（三）忽視了信息化環(huán)境下的新型檔案安全問題

檔案作為一種重要的信息資源，對組織的生存和發(fā)展具有難以估量的價值，保密性檔案資料一旦泄露將嚴重損害單位利益。檔案信息化的管理更有利于對檔案資料的保密。不可否認的是，信息化管理雖然規(guī)避了傳統(tǒng)實體檔案的自然滅失等風險，但也帶來了新的安全性問題。例如，通過信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)能夠隨時隨地地竊取、篡改和破壞數(shù)字檔案。雖然這一風險在當前信息化技術(shù)尚未高度普及的時代表現(xiàn)得并不嚴重，但也是不容忽視的風險類型之一。而許多醫(yī)院檔案管理部門的工作人員缺乏信息化管理相關(guān)的安全知識和安全意識，這對于檔案信息化改革后的安全管理形成了較大挑戰(zhàn)。

三、醫(yī)院檔案信息化發(fā)展的優(yōu)化建議

（一）建立標準統(tǒng)一且一體化的信息化管理體系

結(jié)合分析可知，目前我國醫(yī)院檔案信息化發(fā)展正處于數(shù)字化階段和網(wǎng)絡化階段之間，檔案管理的數(shù)字化改革基本完成，但網(wǎng)絡化管理仍處于實踐和完善階段。為提高醫(yī)院檔案網(wǎng)絡化管理的效率和質(zhì)量，本文建議醫(yī)院檔案管理部門做好如下兩個方面的網(wǎng)絡化管理制度和平臺建設(shè)。

首先，在醫(yī)院不同工作領(lǐng)域內(nèi)建立統(tǒng)一的檔案電子化標準。檔案網(wǎng)絡化管理最重要的前提是數(shù)字格式的標準化，在我國醫(yī)院檔案管理體系中，檔案記錄與檔案保存管理的職能是相互分離的，其中檔案記錄工作主要有各職能部門負責，檔案保存和管理工作則由檔案管理部門負責。在傳統(tǒng)的實體檔案管理時代，這種責任分離制度并不會影響檔案的集中管理。但在信息化管理時代，這種分離制度會導致不同檔案格式和信息類型混雜，會對檔案信息網(wǎng)絡化管理造成較大阻礙。因此，醫(yī)院在檔案信息化改革過程中要優(yōu)先建立統(tǒng)一的檔案電子化標準，對于主要錄入條目的數(shù)據(jù)類型、檔案文件的格式做標準規(guī)定，保證檔案信息資源網(wǎng)絡化管理的標準程度。其次，建設(shè)統(tǒng)一的線上檔案管理平臺，進一步改善對檔案關(guān)聯(lián)價值的利用條件。針對檔案信息化價值開發(fā)的基本需求，醫(yī)院檔案管理部門應逐步建設(shè)統(tǒng)一的線上檔案管理平臺，實現(xiàn)基于在線平臺的全流程檔案信息化處理，使各部門工作人員可以在醫(yī)院內(nèi)部隨時隨地地完成責任范圍內(nèi)的檔案處理工作。同時，檔案管理部門應與醫(yī)院信息化管理部門深入合作，把信息化檔案管理平臺納入到醫(yī)院綜合信息管理系統(tǒng)中，在保證檔案密級和有效設(shè)置權(quán)限的前提下，向醫(yī)院各業(yè)務部門工作人員提供更便利的檔案信息資源查詢及調(diào)用接口，提升信息化檔案資源的整體利用率。

（二）深入開發(fā)信息化檔案價值

信息化檔案資源的價值開發(fā)是檔案信息化發(fā)展中最具特色的新發(fā)展方向。就個人對檔案管理工作及信息化技術(shù)的理解來看，現(xiàn)階段最值得醫(yī)院關(guān)注的信息化檔案價值開發(fā)方向有如下三個。

首先，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案內(nèi)部共享。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，檔案共享主要有兩種類型。一是醫(yī)院多種檔案信息之間的關(guān)聯(lián)共享，不同檔案間具備互為補充和完善的條件。例如，采購信息與醫(yī)院固定財產(chǎn)信息之間可以進行互補和完善。這種信息互補能夠在一定程度上彌補檔案錄入階段的信息缺失問題，保證檔案信息資源的完善程度。二是檔案管理部門與其他業(yè)務部門之間的檔案信息共享。例如，醫(yī)院人事檔案資源和醫(yī)療檔案資源的關(guān)聯(lián)可以用于分析醫(yī)生工作的質(zhì)量和效率，可以在一定程度上降低人事部門績效考核與醫(yī)生職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等的工作量，幫助其提升工作效率，也能提升不同部門工作人員利用檔案解決問題的效率和成功率

其次，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案外部共享。醫(yī)院中最重要的一類檔案當屬醫(yī)療檔案，這類檔案具備極高的科研應用與開發(fā)價值。在傳統(tǒng)的實體檔案管理時代，醫(yī)療檔案的整體流通能力相對較低，嚴重限制了醫(yī)療檔案對于醫(yī)學科研的支持水平。在當前信息化改革過程中，也有許多醫(yī)院并不愿意共享醫(yī)療檔案資源。這也在一定程度上限制了醫(yī)療檔案價值的發(fā)揮。建議醫(yī)院逐步開放在醫(yī)療機構(gòu)間的醫(yī)療檔案共享，一方面能夠提升本院收集的醫(yī)療檔案的價值，另一方面也能獲取更豐富的醫(yī)療檔案資源，以支持本院高水平醫(yī)學工作者的科研工作，為本院醫(yī)療水平的綜合發(fā)展提供長效支持。

最后，發(fā)展并應用檔案數(shù)據(jù)分析技術(shù)。檔案資源在長期積累后會逐步轉(zhuǎn)化為大數(shù)據(jù)信息資源，針對大數(shù)據(jù)資源的處理和分析能夠獲得對醫(yī)院運行管理以及服務發(fā)展的經(jīng)驗性結(jié)論，這是醫(yī)院綜合改革和發(fā)展中極為重要的量化分析資料來源。因此，建議醫(yī)院在檔案信息化發(fā)展過程中應加強對數(shù)據(jù)分析技術(shù)的發(fā)展和應用，為醫(yī)院管理優(yōu)化、服務智能化改革等提供支持，未來還可以在此基礎(chǔ)上開發(fā)智能化檔案管理與服務技術(shù)。

（三）有效防控信息化檔案管理下的新型安全問題

信息安全問題是檔案信息化管理條件下所出現(xiàn)的新型問題。此類問題在以往并不受醫(yī)院檔案管理部門的重視，所以醫(yī)院檔案管理部門應先全面增強安全意識，同時建立更完善的信息化風險防控機制。

首先，檔案管理部門在內(nèi)部開展全面的信息安全意識教育。保證部門內(nèi)部所有工作人員對信息安全形成準確及全面的認識，使其建立主動預防信息安全問題的基本觀念。其次，構(gòu)建多層次的檔案信息化管理、安全風險防控機制。首先，提高硬件安全水平，在檔案信息系統(tǒng)中增加硬件防火墻、高安全性網(wǎng)絡設(shè)施、斷電保護設(shè)備等，提升系統(tǒng)硬件安全水平。其次，加強軟件層面上的安全防護，包括在服務器端、檔案管理部門應用終端安裝安全軟件，在各終端操作中進一步增強信息風險控制能力。最后，做好職工工作標準上的安全化管理，要求檔案管理部門員工嚴格遵循安全標準進行設(shè)備操作和信息操作，避免人為風險。

四、結(jié)語

我國醫(yī)院檔案信息化管理的發(fā)展水平整體偏低，但也積累了一定基礎(chǔ)。未來醫(yī)院檔案信息化管理發(fā)展應先做好數(shù)據(jù)標準化、平臺一體化建設(shè)，在此基礎(chǔ)上進一步依托網(wǎng)絡條件開發(fā)檔案服務功能、智能管理技術(shù)等，同時也要關(guān)注信息化管理下的新型安全風險，提前做好信息化管理風險防控工作。

參考文獻：

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