提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

摘 要：在現代社會的進步和發展下，事業單位的結構調整逐步深化。在這種背景下，相關機構對事業單位檔案的需求增加，傳統管理方式受限，勞動力消耗大，嚴重影響了文件管理水平。應用信息技術可以提高文件管理水平，促進業務轉換，降低體力勞動強度。為此，文章分析了業務單位文件管理信息化建設，提出了促進事業單位長期發展的有效措施。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

一、事業單位檔案管理中存在的問題

缺乏專業的信息化人才。作為文件管理的主體，機構的文件管理者在確保整體的管理品質方面起著重要的作用。但是，由于目前事業單位的記錄管理人的工作能力和專業素質，許多員工不是畢業于專門學校的專門人才，缺乏一定的專業化能力，文件管理團隊的老齡化嚴重，信息化意識薄弱。由于工作團隊缺乏技能，整個工作團隊缺乏專業水平，缺乏知識結構，無法適應現代文件管理要求，無法滿足經濟和社會發展管理的需要。許多員工還不足以理解他們的工作，反映在工作中就是工作不科學，工作不活躍，工作不完美。文件管理作業很有可能是流于形式的。相關員工不能履行職務，無法快速發現工作中的不足之處，嚴重影響文件管理工作質量和機構工作秩序。

文件管理體制的制度改革落后于時代。目前，在改革過程中，業務單位對文件管理改革的研究較少，相應的改革機制與現階段的記錄管理要求不一致。新時期，隨著中國經濟繼續向深水區域和正常化方向發展，國家在經濟建設和各事業發展過程中面臨許多不確定性因素。面對這些不確定因素，進行事業單位的文件管理作業可以方便相關部門使用有價值的信息資源來分析當前狀態，以更好地克服發展中的困難。目前我國教育領域的企業和社會的發展徹底改變了人才培養模式，確保了更好的人才培養。其在促進各種領域人才的多樣性、專業化和統一的發展方面發揮了重要作用。但是，事業單位的管理系統還沒有確立適合社會發展的管理體制，不能很好地適應市場經濟改革和發展的要求，與時代發展有著一定的差距。業務部分的文件管理部門在現代技術的應用中存在一定的認知距離，無法主動使用先進的技術和設備，從而降低工作效率。由于缺乏業務意識，改革機制對與時代不相容的文件管理帶來了很大的負面影響。

在事業單位中，文件管理信息缺少統一的標準。在這個階段，各機關對文件管理信息的整理非常重視。然而，在信息系統的建設期間，大多數機構中使用的文件管理系統缺乏與其他部門有效集成、系統的兼容性和適應性。同一部門的文檔管理系統難以實現各種文件信息的檢索。另外，目前事業單位文件管理的內容越來越多，業務流程越來越復雜，機構文件管理信息化建設缺乏統一規范的信息，制約歸檔信息化的電子化進程，制作共享的存檔資源是很困難的，降低歸檔的使用效率并不能發揮其價值。

事業單位的文件管理信息化的程度應該進一步提高。目前，在文件管理過程中，許多部門都無法應用信息技術。在收集、注冊和注冊主要的歸檔信息和信息資源時，難以實施信息化操作和信息記錄，大多通過紙張收集。這樣的作業模型增加了工作人員的工作量，增加了收集的難度，給文件查詢帶來了很大的困難。因此，為了進一步提高存檔的效率和管理水平，業務部門要求高度重視存檔信息的建設，逐步改善信息系統和平臺。

二、事業單位檔案管理信息化建設的必要性

在網絡背景下，文件管理信息化水平顯著提高，越來越多的新計算機軟件應用于文件管理，可以有效降低勞動強度，提高文件管理的效率和質量，管理后續機構的文件。信息化建設建立了堅實的技術基礎，其優勢比傳統的文件管理方法更突出。

紙質文件具有大面積的特性，需要適宜的溫度和濕度，修復困難，備份困難。信息化條件下的文件管理模式能夠將文件數據轉換為電子文件。數據存儲在計算機或硬盤上，不僅可以節省文件存儲空間，而且還可以避免對環境的影響，并可以隨時備份，從根本上消除了原始文件丟失或損壞等缺點，事業單位要使用最新的設備永久保存文件信息。

傳統的文件管理方法，歸檔過程煩瑣，檢索步驟復雜，檢索精度低。在實現文件管理信息化后，如果需要查詢文件，只需輸入相關關鍵字即可找到所需的文件信息。該搜索方法不僅大大簡化了文件查詢過程，還可以方便使用文件的過程，并在條件允許時提供對文件信息的遠程訪問，確保文件不再受空間區域的限制。

傳統歸檔信息數據的收集、整理、計算和分析一般反映統計表、統計年鑒、統計裝配和統計分析報告等統計數據和相關文件。傳統的統計分析方法工作量大，耗時，收集的數據精度低，縱向分析和橫向對準困難。傳統檔案信息進行數據化后，通過現代化設施，對存檔對象進行相互比較，促進事業單位檔案管理信息化的建設。

三、提升檔案管理信息化建設的方法策略

增強文件管理培訓，實現文件虛擬化和傳統文件管理。現階段，我國的公共事業部門的文件管理依然以人工模式運營，文件管理水平和管理效率難以提高。面對這種情況，需要提高事業單位記錄管理人員的創造能力，重視現代科學技術的應用，推動文件管理工作在信息化的方向上。為了加快信息技術在文件管理中的使用，文件管理部門必須重視管理員的專業的技能培訓。但是，現階段由于文件管理部門的管理者的專業知識滯后，專業知識水平低，知識更新速度慢，計算機的操作方法掌握不完全。只有少數文件管理工作人員認識到更高級的計算機知識和操作技能對事業單位檔案信息化的重要意義。只有有效解決上述問題，提高文件的生產效率，減少人為錯誤的發生，事業單位領導高度重視現有工作小組的定期培訓，逐步改善文件管理工作，從而提高工作效率。

確立現代的文件管理意識。進入新世紀后，中國社會逐漸進入了信息社會。新的想法和思路出現了。隨著各種尖端技術的出現，事業單位的傳統工作形態發生了改變。計算機和互聯網信息技術的持續應用和發展，文件管理人員的業務意識需要進行改變，要通過尋找各種有效的方法，不斷優化文件管理。有效推進現代文件管理向信息化方向的發展，更好地適應現代信息社會的記錄管理要求，文件管理者要自覺建立現代文件管理發展的意識，積極開展事業單位文件工作的電子整合，改變傳統手動文件管理模式，促進信息化和現代化方向的機構文件管理的發展，推動運用新技術、新方法去管理文件。

提高事業單位文件管理的信息化水平。事業單位的指導者必須改變業務意識，重點在于根據單位的實際情況提高業務單位文件管理的信息化水平。機構文件管理信息化建設建立了歸檔信息管理平臺。構造完整的信息平臺，有利于文件信息檢索，實現了高效、方便的文件檢索，提高文件管理效率。在信息化建設的過程中，相關部門加強了對檔案信息化建設的宣傳力度，擴大了其影響力，相關員工加強了學習力度，積累了工作經驗，提高了對信息化平臺的適用率，將推進機構的文件管理信息化管理作為重要任務。另外，在構筑用于商務單元的文件管理信息平臺的過程中，有必要構筑統一、實用的硬件和軟件的設備。公共事業部門的文件管理側重于存儲文件、最大限度地利用文件并最大限度地減少文件損壞和保證文件的完整性。事業單位的檔案管理部門為確保系統的兼容性，需要改進軟件和硬件系統。在信息傳輸過程中，保證了信息的識別，并實現了對于檔案信息的自動搜索。各機構進一步加強溝通，盡快標準化、規范的辦公設備和業務制度，加強與國內外軟件企業的有效溝通，建立屬于業務單位的文件管理信息操作系統，有效處理信息數據。

信息化建設是文件管理發展的方向。在存檔信息的完善過程中，必須考慮存檔信息的安全性和檔案管理軟件的知識產權的歸屬。首先，該機構的檔案應該是絕對安全的，這要求倉庫基礎設施和現代化設備符合國家標準。必須對相關的通信設備進行加密。計算機和其他電子設備和存儲設備也必須使用加密和訪問控制方法來構建有效的防火墻。其次，專人負責檔案信息管理，定期對這些人員進行訓練，形成相互監視的工作關系。

構建健全的文件管理系統。通過構建文件管理系統，限制文件管理行為和管理工作流程，促進文件管理規范和科學化。機構管理部門根據單位檔案的實際管理制定業務文書管理制度，將文件信息化納入評價指標，應當鼓勵文件管理者積極應用信息技術。制定完善的獎勵處罰措施。通過構建完成的存檔管理系統，有利于提高檔案信息管理的質量，提高員工積極性。

總之，檔案管理是領導的管理和決策的主要依據，與事業單位的運營效率直接相關。加強業務單位的文件管理信息化管理，可有效提高生產效率和質量，同時降低體力勞動強度。同時，還可以整合信息資源和豐富的館藏，以更好地滿足社會對歸檔資源的需求。

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作者簡介：羅群，政工師，本科，研究方向：檔案管理。