芻議基層工會檔案管理的現(xiàn)代化與信息化

■馮曙光／內(nèi)蒙古師范大學工會

一、目前基層工會檔案管理的現(xiàn)狀

（一）領導不夠重視

部分單位領導對工會的工作性質沒有清晰的認識，認為工會的工作內(nèi)容就是簡單的進行文體活動的舉辦，對單位的發(fā)展沒有必然的聯(lián)系，相較于文書和科技檔案重要性不夠顯著。因此，領導以及相關工作人員沒有對檔案進行有效保管，工作中時常會出現(xiàn)資料搜集不全和保管不善的情況，難以讓工會資料發(fā)揮出其應有的價值。

（二）經(jīng)費投入不足

部分基層工會出于經(jīng)費的限制，導致辦公環(huán)境較差，甚至沒有建立專門的檔案室。檔案管理人員進行辦公時通常和工會其它辦公部門一同進行辦公，這樣就會存在諸多問題，比如紙質檔案與其它書面文件混淆，或者出現(xiàn)掃描打印不及時的情況，進而影響著檔案管理的辦公效率［1］。

（三）相關制度不完善

縱觀基層工會的檔案管理工作，普遍存在著制度不完善的情況，表現(xiàn)在對檔案收集、保管、借閱等方面沒有明確的規(guī)范，這樣就會為檔案管理人員帶來工作難度。同時，制度的不完善也會導致工作人員逐漸缺乏責任意識，不能及時搜集整理資料，大大制約著辦公效率［2］。

（四）檔案覆蓋面較廣，給收集工作帶來較大困難

基層工會檔案的內(nèi)容不僅包括上級下發(fā)的各種公文，也包括下級工會在開展活動形成的書面材料。從職能角度來說，又包括維護職能、組織建設、職工教育、民主管理。因此，檔案的覆蓋面十分廣泛，涉及到單位相關的多種活動，這也為檔案的收集工作帶來了較大的難度。

（五）管理人員業(yè)務素質水平較差

部分基層工會的檔案管理人員會出現(xiàn)較為頻繁的人事變動，同時一些檔案管理人員還從事著其它工作，不能完全把注意力放在檔案管理上。此外，一些檔案管理的工作人員沒有經(jīng)過專門的業(yè)務培訓，缺乏專業(yè)的業(yè)務知識，在工作中不能滿足檔案管理工作的開展［3］。

（六）沒有與時俱進的相關意識

部分檔案管理人員還錯誤的認為，檔案管理工作只是對檔案資料進行簡單的保管，因此思想上安于現(xiàn)狀，沒有想到如何進一步對檔案資料進行開發(fā)利用，更缺乏信息化管理的思想，對于信息化技術的操作不夠熟練，這對于基層工會檔案管理工作的開展是十分不利的。

二、促進基層工會檔案管理的現(xiàn)代化與信息化的對策

（一）做好宣傳工作

檔案管理工作不僅關系到基層工會多種活動的開展，甚至關系到單位能否長遠的發(fā)展，因此需要檔案管理人員樹立高度的責任意識，讓該項工作得到領導的高度重視。具體說來，為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化進程，檔案管理人員需要向單位有關部門和領導上交書面文件，通過請示和匯報流程，得到領導和相關部門對檔案管理工作的高速重視，進而依靠政府和單位黨委的權威力量，使全員重視起檔案管理工作，積極配合工作的開展。新時期下，基層工會需要在工作會議中宣揚檔案管理工作的重要性，還要借助報刊、電視和網(wǎng)絡媒體進行造勢，這樣檔案管理工作開展將會更加容易［4］。

（二）增加資金投入

對于當前檔案管理辦公實施較差的情況，需要政府和相關部門提供一定的資金支持，狠抓基礎設施建設，確保檔案管理工作在良好的辦公環(huán)境下進行。具體說來，在資金的支持下，要為檔案管理部門建造專門的檔案室和辦公區(qū)域，同時完善相關的配套設施，比如電腦設備和打印掃描設備，這樣檔案管理工作的開展就會更加高效，滿足基層工會多種活動的有效開展。

（三）完善相關制度

對于檔案管理工作開展隨意性和無序性的情況，基層檔案管理部門加快制度的建設進程，具體說來有以下幾點內(nèi)容：首先，工會的檔案制度和多種規(guī)章制度需要放在共同的框架內(nèi)，讓全員意識到檔案管理工作的重要性，同時必須要求相關人員遵守制度中規(guī)定的內(nèi)容，嚴格按照制度辦事，從而減少容錯率。其次，檔案管理工作的程序需要得到規(guī)范，這樣從材料的收集、歸類和管理就會更加規(guī)范化，從而減輕檔案管理人員的工作壓力。對于檔案管理部門的領導來說，也需要定期對所在部門的工作開展情況進行指導和督促，如果發(fā)現(xiàn)檔案管理人員沒有按照流程辦事，或者出現(xiàn)工作態(tài)度問題，都要及時想辦法就行解決。最后，需要把工會檔案管理工作的考核機制與檔案管理結合起來，通過定性定量考核相結合的方法對檔案管理部門實現(xiàn)動態(tài)管理，使制度管理更加具有實效性［5］。

（四）建立檔案收集相關網(wǎng)絡

為了有效提升檔案管理的工作效率，需要建立工會檔案管理的網(wǎng)絡系統(tǒng)，實現(xiàn)對資料的網(wǎng)絡傳送。具體說來，需要在基層工會中選拔出素質較好、業(yè)務能力較強的資料搜集人員，對資料進行有針對性的搜集，按照固定的時期把整理好的資料上交到上級工會，這種方法也可以在本單位中開展。通過網(wǎng)絡檔案的建立，可以把各級別工會組織的作用發(fā)揮出來，使檔案歸集效率提升，進而提升辦事效率。

（五）做好培訓工作，提高管理水平

在信息化背景下，當前的檔案管理工作已經(jīng)與信息技術有效結合，對于檔案管理人員來說，更加需要在此背景下提升自身的能力，對服務形式和資料管理進行創(chuàng)新。因此，在總工會和檔案部門的配合下，各基層檔案管理人員需要接受專門的培訓，尤其需要對自動化辦公技術進行培訓，全面提升檔案管理人員的操作技能，進而為本單位和社會的發(fā)展起到促進作用。

（六）實現(xiàn)檔案自動化查詢

相較于傳統(tǒng)的紙質檔案管理，信息化技術下的檔案管理操作更加方便，使得工會進行檔案管理時逐漸由人工辦公為主轉變?yōu)樽詣踊k公，通過自動化辦公，檔案管理人員可以輕松的在網(wǎng)絡環(huán)境下查詢工會檔案的信息量較大，同時具有一定的復雜性。因此，需要檔案管理人員在信息的采集過程中，對資料進行重點篩選，選取具有代表性的檔案資料或者圖像資料在網(wǎng)絡上發(fā)布，也可以把內(nèi)容制作成紀錄片，這樣會更加便于利用和展示。實現(xiàn)檔案自動化查詢可以更好的對企事業(yè)單位文化進行宣傳，也便于對單位活動情況進行了解［6］。

三、結語

綜上所述，在信息化時代的背景下，基層工會檔案管理工作要想更好的開展必須緊跟時代的步伐，不斷的更新檔案管理人員的觀念，積極接受相關的培訓，全面提升自身的操作能力。同時，還需要對檔案管理部門加大資金投入力度，不斷完善規(guī)章制度，努力打造檔案搜集的網(wǎng)絡系統(tǒng)，這樣才會探索出現(xiàn)代化的管理模式，使基層工會受到檔案管理工作帶來的益處，最終實現(xiàn)社會的和諧發(fā)展。