探討大數據時代事業單位檔案管理工作的創新

■王 媛/唐山市路北婦幼保健院

以大數據時代為背景，事業單位應該對檔案管理的模式進行創新。只有如此，才能夠確保檔案信息的安全性、完整性、真實性。同時還可以為資料查詢、整理、利用提供便利，進而充分展現檔案工作的價值。為了實現這一目標，事業單位需要結合現階段的工作現狀，實現對創新路徑的合理選擇，從而確保檔案管理以高效、有序的態勢推進。

一、大數據時代事業單位檔案管理工作的現狀

（一）信息資源利用不充分

目前，事業單位需要結合檔案資源，制定符合需求的數據庫機制。但是數據庫中所包含的資源并不全面，難以提高管理工作的水平，無法對檔案資料進行安全、深度的利用，對于事業單位的發展會產生不良影響。實際上，檔案管理工作的效果與事業單位經營存在緊密關系，如果不能順應大數據時代的發展，不對檔案信息進行充分利用、有效開發，那么則會阻礙自身的長久發展。

（二）檔案管理制度不完善

目前，檔案管理是事業單位發展中最為重要的內容，需要得到高度重視與關注。但事業單位對于檔案管理的認知存在誤差，未能從客觀的角度認識到其價值、定位，致使現行制度存在漏洞。另外，事業單位也沒能結合大數據時代的趨勢，對管理制度進行調整。在這一前提下，檔案管理工作得不到正確的指導，甚至無法對工作人員的行為進行約束，影響信息資源的充分利用、信息共享。

（三）檔案信息管理不安全

目前，事業單位雖然已經逐漸開展創新工作，將計算機等新型技術應用在檔案管理中。但是受技術、理念等因素的影響，導致信息管理的安全性不佳。由此一來，檔案管理系統或者平臺在運行的過程中，并不能對資料進行防護，很可能會出現資料泄露、丟失等現象，給事業單位的發展帶來隱患。

（四）檔案管理水平待提高

在目前的檔案管理中，事業單位所采用的技術形式存在水平的問題，并不能彰顯出大數據技術的優勢與本質。也就是說，檔案管理工作中沒有對信息技術予以充分利用，雖然也將電子檔案運用在其中，但是整體的工作效率較低。同時，在搜索檔案內容時基本上運用傳統檢索方式進行，未能對云計算技術、大數據技術進行合理應用。

二、大數據時代事業單位檔案管理工作的創新

（一）重視信息資源開發

事業單位在創新檔案管理工作模式的過程中，如果可以對電子信息技術予以充分利用，則能夠為此項工作提供諸多便利。另外，還能夠有效增大信息資源發掘的廣度、深度，從而全面提高檔案信息的利用率。因此，事業單位需要以檔案目錄為基礎，實現對管理體系的重新構建，將具有分散特點的檔案資源予以科學、有效的整合，為信息資源的有效利用奠定基礎。例如：在對檔案目錄進行重構的過程中，可以結合檔案信息的時間、類型等因素，對其進行編號并設計檢索機制。

在這些基礎上，如果工作人員需要對檔案信息進行查閱，可以輸入關鍵詞或者類型便可以獲取有價值的資料，在提供便利的同時能夠提高信息的整體利用率。總體而言，事業單位為了順應大數據時代的發展趨勢，需在創新檔案管理工作的過程中，對檔案資源予以分級管理，確保不同類型、不同年份的檔案信息可以得到有效利用。除此之外，還可以為單位內的各個部門實現資源共享提供前提條件，全面實現對諸多信息資源的開發，為事業單位更加穩定的發展提供幫助。

（二）完善檔案管理制度

目前，我國已經結合事業單位的檔案管理需求，制定了相應的法律法規，但是受大數據時代發展的影響，諸多制度已經不能滿足要求。究其原因，在大數據時代的發展中，事業單位逐漸將傳統的檔案管理工作模式，轉變為信息化管理模式。正因如此，有效提高了檔案管理工作的質量效率，因此必須實現對檔案管理制度的完善，確保制度內容與標準符合新時代發展需求。具體而言，在新時期的發展中，事業單位檔案管理工作出現了諸多新問題，雖然提高了管理工作的有效性，但是需要對大量細節予以完善。

因此無論是政府部門還是事業單位，均需要結合發展情況實現對檔案管理制度的調整、補充，進一步加大法律法規的執行力度，將其全面貫徹在檔案管理工作中。需要注意的是，在完善檔案管理制度的過程中，需要將大數據時代的發展趨勢、要素等因素作為切入點，確保檔案制度建立與完善具有深遠意義，并為事業單位創新檔案管理工作模式指引方向。通過這種方式，能夠實現對檔案管理工作中違規行為的有效規避，從而確保創新工作能夠安全、高效、有序的推進，更為事業單位的長久發展注入動力。

（三）做好檔案信息保護

在大數據時代的背景下，檔案信息管理工作面臨著諸多挑戰，主要是因為檔案信息的安全性有所降低，嚴重情況下會出現信息泄露、丟失等問題，對事業單位的發展造成不良影響。針對此種問題，在創新檔案管理工作的過程中，需要加大信息保護力度，確保各項工作可以順利進行，維護好事業單位的眾多信息資料。一方面，事業單位需要結合檔案的管理情況與使用情況，制定相應的安全管理機制，同時結合責任制度要求管理人員、使用者將其落實在工作中，實現對操作行為的規范，避免在使用資料、管理資料的環節中發生失誤。

另一方面，檔案管理人員需要不斷提升自身的能力水平，掌握信息技術的運用方式，并將其應用在檔案管理中。基于這一方式，可以實現對信息管理系統的安全保護，并有效提升檔案管理的安全等級。期間，工作人員可以將硬件保護、軟件預防等方式進行結合，從而構建符合檔案管理需求的安全體系。不僅如此，在創新檔案管理工作時，還應該實現對防火墻技術的充分運用，避免黑客或者病毒等因素侵入系統，實現對信息安全隱患的規避。同時，在大數據時代的發展中，事業單位還可以教數字簽名、數字證書、指紋識別等安全保密技術應用在檔案管理工作，進而在根本上增強信息的安全性。

（四）運用信息技術管理

為了順應大數據時代的發展趨勢，事業單位在創新檔案管理工作的過程中，要求管理人員結合實際情況，制定更具科學性的檔案信息管理方案，在實現信息技術合理運用的同時，創新以往的管理模式。具體而言，在對檔案管理進行信息化建設的環節中，必須以單位管理的現狀作為立足點，制定具有科學性的信息化管理模式，以此來提高技術水平。另外，還需要對近期管理目標、階段性管理目標、遠期管理目標予以設置，便于引導工作人員有目標、有針對性地創新檔案管理工作。

也就是說，管理人員需要在創新工作期間，實現對數字化技術的充分運用，不斷強化對檔案信息的管理處理，并采用視頻、圖片、數據、文字相互結合的方式，對紙質檔案資料予以轉換。在資料轉化的過程中，需要確保信息的安全性、完整性、真實性，然后運用信息管理系統，實現對檔案信息的存儲、共享。在這一前提下，可以有效提高檔案管理的信息化水平，符合大數據時代的發展需求。

三、結語

綜上所述，從當前情況來看，事業單位的檔案管理工作存在諸多不足，并不能順應大數據時代的發展需求。因此，需要依據情況制定系統的方案，實現對諸多檔案資源的開發，使其符合大數據的本質。另外，還必須對現行的檔案制度進行完善，并積極開展信息保護工作，并提高信息管理的水平，創新管理工作模式的目的。只有如此，才能夠為事業單位的發展提供條件。