事業單位文件檔案管理現狀及對策研究

譚其霞 山東省濰坊市臨朐縣環境衛生中心 山東濰坊 262600

1 引言

檔案管理工作是很多單位的重點管理工作之一，對于其他工作的開展有十分重要的意義。信息技術的快速發展，使得過去事業單位進行文件檔案管理的管理模式逐漸被淘汰，電子化辦公逐漸成為主流。在一些基層單位中，文件檔案管理逐漸變成無紙化的管理方式，不僅可以提高管理效率，也能節省資金和人力，對于基層事業單位的發展有十分積極的意義。

2 事業單位文件檔案管理概述

檔案的價值不僅僅存在于紙張上，更體現在檔案信息的指導作用上。檔案管理工作是事業單位工作的重要組成。檔案不僅是對事業單位發展進程的記錄，也是對事業單位日常工作客觀描述，對于指導未來事業單位的發展有重要意義。信息技術的興起大大提高了文件檔案管理的工作效率，解決了傳統檔案管理模式中準確率和效率都較低的問題。因此我們需要重視事業單位的文件檔案管理工作，提高檔案管理人員的綜合素質，建立信息化管理系統，打造電子檔案管理體系，解決新時期發展帶來的挑戰。事業單位需要不斷創新理念和技術，保證文件檔案管理工作的與時俱進，實現文件檔案管理的現代化。

3 基層單位文件檔案管理存在的問題

3.1 管理制度不完善

基層單位檔案管理涉及到的檔案種類和內容很多，比較復雜，因此嚴謹性要求較高。但目前來說，基層單位的檔案管理制度尚不完善，對于工作標準化還不明確，工作的規范化程度較低，檔案管理人員在具體工作時缺乏指導和約束，對檔案資料的擺放和整理不太合理，這樣在他人查找檔案信息時需要消耗更多的時間和精力，而且也不能保證檔案信息的真實性和完整性，給檔案管理工作增加了難度。

3.2 人員結構存在問題

基層單位的檔案管理工作涉及到的內容比較復雜，對于工作人員的專業性和能力有較高的要求。但實際上，基層單位專業的檔案管理人員缺乏，現有管理人員的素質水平不高，大都沒有接受過專業的培訓，因此工作效率較低，也容易出現失誤，對于檔案管理的準確性和真實性有很大影響?；鶎訂挝徊恢匾暀n案管理工作的開展，因此不注意培養專業的管理人員，部分管理人員也沒有認識到檔案管理的重要性，不能夠有效開展檔案管理。

3.3 信息技術的利用程度較低

信息時代，信息技術得到非常廣泛的應用，并為各行各業的發展起到較大的推動作用?；鶎訂挝贿M行檔案管理工作比較復雜，如果單純依靠人工，不僅工作效率很低，也容易出現錯漏，而利用信息技術可以解決這些問題。目前來說，我國基層單位檔案管理工作對于信息技術的利用很少，雖然個別基層單位已經建立起信息管理系統，但對于信息技術的實際應用存在不足，部分檔案管理人員依然是習慣使用紙質檔案，無法發揮信息技術的真正作用，大大影響了工作效率。

4 基層單位文件檔案管理的現代化路徑探索

4.1 完善檔案管理網絡體系

基層單位需要加強信息技術的應用，建立完善的檔案管理網絡體系，實現信息化管理，提升檔案管理工作效率。基層單位需要在當前檔案管理基礎上，結合基層單位檔案資料的特殊性和信息技術，制定符合本單位要求的檔案信息化管理制度，建立適用于本單位的檔案信息化管理系統，實現線上線下綜合管理?；鶎訂挝灰ＷC所有檔案資料都進行電子備份，包括過去的檔案資料，重新錄入到單位的檔案數據庫中，并按照一定的規律進行分類規劃，建立有效的電子查詢途徑，方便用戶查詢相應的檔案信息。在這個過程中，基層單位要注意網絡信息安全，注意對信息化管理系統進行保護，盡最大程度保證檔案資料的安全。

4.2 健全檔案管理制度

基層單位需要建立完善的檔案管理制度，以此提高檔案工作水平。基層單位需要結合本單位的實際情況，按照法律法規的規定，對檔案信息的記錄和保存標準、信息分類標準等進行明確的規定，在功檔案管理工作中統一檔案標準，方便工作人員開展檔案管理工作。管理人員要按照標準開展管理，保證檔案資料信息的全面，盡量降低其中的錯漏；定期進行檔案資料的審核，建立責任承擔制度，將檔案管理責任落實到具體的崗位，明確各自的工作職責，方便在出現問題時進行追責，同時提高檔案管理人員的工作積極性?；鶎訂挝贿€要重視檔案管理制度的落實情況，加強過程監督，并將檔案管理工作與績效考核相掛鉤，實現對檔案的動態管理，以此提升檔案管理的規范化和標準化。

4.3 加強專業人才的培養

基層單位進行檔案管理工作對于人才的要求較高，檔案管理人員不僅要有豐富的檔案管理理論知識，還要有事業單位工作的實際經驗，對于基層單位工作制度有所了解，掌握相關工作流程，可以對其進行詳細記錄。因此基層單位要重視專業人才的選聘與培養。一方面要重視檔案管理工作，提高檔案管理人員的薪酬待遇，以此吸引更多的人才開展細想工作；建立嚴格的選聘制度，按照基層單位對于人才的要求進行人才選聘，選擇具備檔案管理能力，了解事業單位相關知識，工作態度積極，責任意思強烈的檔案管理人員。另一方面要重視對現有檔案管理人員的培養，定期組織專題培訓，提高檔案管理人員的業務能力，同時提升責任意識和職業道德素質，提升檔案管理人員的綜合素質。

4.4 加大資金投入

基層單位要想實現信息化檔案管理，需要投入大量的資金，因此要爭取國家和地方政府的支持，引進先進的檔案管理設備，加強基礎設施建設，包括信息化硬軟件建設，提高檔案管理的設備水平，包括消毒柜、檔案架、加溫器、防潮設施等，還要促進信息化平臺的整合和建設，保證有充足的產品設備和配套技術，同時對目前使用的軟件和硬件設備進行創新，提高數據處理和分析效率。

5 結語

現代化管理手段對于事業單位文件檔案管理有重要意義，基層單位要重視文件檔案管理存在的問題，借助信息技術的應用，提高檔案管理的現代化水平，進而促進事業單位的健康發展。