條碼在企業(yè)檔案實體管理中的應用

李偉平 福建寧德核電有限公司 福建寧德 355200

本文主要以某核電站為例，討論了條形碼技術在檔案實體管理中的應用，主要從檔案實體管理現(xiàn)狀、位置碼確定、條碼選擇、系統(tǒng)需求等方面闡述建立簡便實用的檔案條碼管理系統(tǒng)，解決檔案實體管理過程中的查找難、倒架難等慣存難題，將大大方便建設項目得出檔案實體管理。

檔案實體管理是檔案管理工作的重要組成部分，而排架布置對檔案實體管理的保管、利用工作有著深遠影響。某核電站作為國家重大建設項目，預計工程建設及運營管理階段產(chǎn)生約40萬卷檔案實體，涉及12大類別，根據(jù)傳統(tǒng)的庫房排架工作方法，檔案排架工作按檔號分類排列，檔案入庫數(shù)量的不斷增加，對倒架、查找等管理工作提出了更高的要求。為此引進條形碼技術，根據(jù)自身特點制定了位置碼，通過二維碼標注檔案實體位置，建立一個檔案條碼管理系統(tǒng)，簡化了檔案入庫工作流程，實現(xiàn)了高效查找、利用的目的。

一、檔案實體管理現(xiàn)狀分析

在眾多企業(yè)的檔案管理體系里，都會制定一套符合自己企業(yè)特點的檔號，檔號不僅體現(xiàn)著檔案的分類，同時也是入庫排架的依據(jù)。該核電站隨著竣工檔案的移交和生產(chǎn)檔案的增多，檔號的排架方法帶來的問題逐步顯現(xiàn)：

1.檔案上架預留空間。因為按檔號排架，而接收檔案順序不是完全依照檔案號進行，例如本次收到H11、H12類檔案，下次兩類別又分別有檔案入庫，就需要提前預留好H11和H12間的空間，而且預留空間需要考慮到檔號中最末段流水號，工作量極其復雜繁瑣，而且可能出現(xiàn)上錯架的情況。

2.倒架必然性。預留空間的工作即使花費很大時間和精力也很難避免倒架工作，實踐中也出現(xiàn)少量倒架和大批量倒架的情況，頻繁倒架對檔案的保護也產(chǎn)生不利影響。

3.查找難。看似按檔號整齊排列的檔案，根據(jù)一個檔號想找到它，也是需要花費一些時間，需要對照檔號中各部分代碼逐級順延尋找，時間效率極低。

4.檔案盤點困難等其他難題。

二、因地制宜選擇合適位置碼

一般檔案館選擇位置碼內容多為“庫房號-架號-列-層-序列號”，這樣可以定位明確到密集架最小單元的每一個格，但是也帶來條碼復雜、人工識別慢、入庫程序復雜的缺點。

該核電站是國家重大建設項目，建設項目檔案數(shù)量大，立卷單位多，移交周期長等特點，采用“庫房號-架號-列-層-序列號”的位置碼，入庫工作會變得復雜。通過實測該核電站檔案館密集架尺寸，結合檔案盒厚度，測算出每列密集架容量約500卷檔案。在實際檔案工作中，發(fā)現(xiàn)人工對排列整齊的三位數(shù)字的識別速度是敏感的，因此我們將定位單元擴大到一列密集架，將條碼內容簡化為“庫房號-架號-序列號”，例如“10-20-100”表示10號庫房第20號密集架序列號為100的檔案，定位效果達到的同時，使條碼更簡單易識讀，入庫工作也更加簡便。

三、多次試驗選擇條碼類型

條碼類型選擇也是重要一步，在倉儲、物流等領域一維條碼使用最為廣泛，智能手機的發(fā)展助推了二維碼廣泛使用，考慮到我們條碼內容數(shù)據(jù)量不大，一維、二維條碼都被列入考慮范圍。一維條碼數(shù)據(jù)容量較小導致條碼尺寸較大，且只能橫向識讀，例如Code128在寫入10個字符后，如果長度小于2.5cm，將很難被識別，考慮到我們常用檔案盒厚度多為2cm-6cm,因此一維條碼的不足開始顯現(xiàn)出來。二維條碼具有編碼密度高，信息容量大，可靠性高，條碼尺寸相對較小等優(yōu)點。因此我們選用了QR Code格式二維條碼，通過打印測試，調整最小尺寸達到1cm×1cm時，仍能很容易被掃描器識別，很好地滿足了檔案盒粘貼要求。

四、檔案條碼管理系統(tǒng)主要需求

1.庫房信息管理

建立庫房容量數(shù)據(jù)庫，以每列密集架作為基本單位，以每列密集架各層總長度作為個基本單位容量，計量單位為厘米（cm）。可以根據(jù)已入庫檔案占用情況，查看實時檔案庫房剩余空間信息。并可以以excel、pdf或圖片格式導出。

2.檔案入庫管理

選擇待入庫檔案，待入庫點擊入庫，選擇庫房和密集架，然后系統(tǒng)會根據(jù)庫房容量、檔案盒厚度(單位cm)自動分配檔案位置碼，分配原則：同批次入庫檔案按檔號規(guī)則排列，一列密集架使用完畢后自動跳到下一列密集架從001開始重新非配條碼，如果同一庫房內密集架使用完畢，則跳出提示框，提示重新選擇庫房號和密集架號。

3. 條形碼管理

用戶可通過系統(tǒng)分類、查詢檢索等方式選擇需要打印的檔案數(shù)據(jù)，進行單張或批量條形碼打印，系統(tǒng)自動判斷文件檔案類別匹配打印模板，驅動條形碼打印機完成打印。

用戶可通過EXCEL、TXT等格式導入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行查重，匹配條形碼模板，驅動條形碼打印機完成打印，用戶也可自己選擇條形碼模板進行打印。或可以選定好模板，選擇本地數(shù)據(jù)，打印條碼。

用戶可搜索選擇檔案數(shù)據(jù)，單個或批量更改位置碼數(shù)據(jù)。

4.檔案利用管理

①查詢生成利用需求

用戶可導入EXCEL格式的檔號清單，系統(tǒng)自動進行查重、校驗后，生成利用需求 也可根據(jù)需求在系統(tǒng)中查詢條目數(shù)據(jù)，添加到利用需求。可通過利用需求，生成并打印出庫單。

②文檔實體借閱管理

借閱模塊，選出利用者后，掃描要借閱的檔案條碼，會自動登記到該利用者名下，并記錄借閱時間 歸還時直接掃描條碼，系統(tǒng)清除利用者本次借閱。本模塊能實現(xiàn)借閱信息查詢、報表導出功能。

5.綜合查詢統(tǒng)計

用戶可通過文檔類別、檔號、庫房、位置碼、入庫時間、標題、利用人、利用目的、借閱人、借閱時間、盤點信息等字段進行查詢，還可進行多維度的查詢。可以通過卷內文件信息進行查詢。

6.文檔實體盤點

用戶可根據(jù)需求查詢并生成盤點清單，盤點清單主要包括位置碼、檔號、密級、保管期限、文件編碼、版本、狀態(tài)等字段。用戶可將生成的盤點清單導出，通過數(shù)據(jù)接口下載到數(shù)據(jù)采集器，供用戶進行現(xiàn)場盤點。

該核電站在應用該系統(tǒng)后對現(xiàn)有庫存3萬余卷檔案按新的排架方法打印粘貼了條形碼，重新排架。庫房空間利用率顯著提升，而且避免了倒架工作 檔案查找定位時間大大降低，在系統(tǒng)中查到檔案信息后，就直接根據(jù)位置碼可以判斷出了檔案的儲存位置，省去了在庫房逐架尋找的時間 條形碼有清晰、簡單的信息顯示，根據(jù)它上架也避免了以前出現(xiàn)的上架錯誤的問題。檔案條碼管理系統(tǒng)的使用創(chuàng)新了排架和管理理念，方便了檔案實體的庫房管理和查詢利用工作。