企業文檔管理系統的研究

丁奕 福建寧德核電有限公司 福建福鼎 355200

一、緒論

本章主要內容為簡要闡述文檔管理系統的作用與意義、國內外研究現狀，闡明企業文檔管理系統實現的任務和目標。

(一)研究背景與現實意義

目前，企業辦公過程中產生的各種電子文檔與日俱增，除了各種報表、合同等文件以外，還包涵了多種影、音、圖像等多媒體信息文檔。這些文檔具有隨時查閱，長期保存的特點。然而，這些電子文檔目前大多分散存儲于個人或部門的計算機中，缺乏科學的管理，文檔的安全性差，檢索困難，難以實現對文檔的共享訪問控制，降低了文檔的使用率和價值。針對這一現狀，以實現高質量地新建、分發、管理、存儲和維護文檔為主要研究方向的企業文檔管理系統成為一項重要的科研課題。

(二)國內外現狀分析

文檔管理系統的研究與開發是隨著信息技術的蓬勃發展而逐步從概念走向實際應用的。早期的文檔管理系統主要用來處理特定領域的復雜辦公業務。近些年來，網絡通訊技術、多媒體技術、數據庫技術、中文處理技術的發展，為現階段的文檔管理系統處理種類龐雜、用途多樣、結構復雜的文檔對象提供了新的可能性，各種各樣的文檔管理系統相繼出現，實現了文檔的操作、檢索、存儲、交流、合作和自動化。

二、文檔管理系統的設計

(一)系統需求分析

信息系統的開發目標必須以滿足用戶需求為前提，而在系統開發的第一階段

中，用戶的需求往往是不完整的、不明確的，需要開發者協助用戶對需求做進一步的理解乃至創造并歸納出較為詳細的需求說明。企業文檔管理系統以文檔處理和事務管理為核心，同時提供信息通信與服務等重要功能。

典型的企業文檔管理系統應滿足如下的基本需求:

1.能夠處理大量的復合文檔型的數據信息

一般認為，關系數據庫對于非結構化數據的表示和存儲存在一定的困難，而企業文檔管理系統中的信息載體大多是以文件、報表等形式出現，因此文檔管理系統必須解決利用關系數據庫存儲復合文檔信息的問題。

2.包含大量的工作流應用

所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業務所進行的所有工作和工作轉交(交互)過程。文檔管理系統的大多數應用如文件審批、各類申請等，每一項工作都是以流程的形式，由發起者發起流程，經過本部門以及其它部門的處理最終到達終點的過程。

3.支持協同工作和移動辦公

在日常的工作中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能做出某種決定，隨著網絡技術的發展，異步協作方式打破了時間、地域的限制，使人們能夠隨時隨地參與到辦公過程中來，大大提高工作的效率。

4.文檔檢索功能

對存儲的文檔進行多條件的模糊檢索，包括標題檢索，關鍵詞檢索，全文檢索.

(二)功能需求分析和事務描述

分析文檔管理系統的功能，得到系統需要完成的事務流程有如下8個:

·發文辦理

·收文辦理

·檔案管理

·檔案借閱

·公告管理

·本人待辦

·修改密碼

·系統管理

(三)系統用戶界面

用戶接口設計原則

用戶接口原型是系統的可視化接口，用戶接口設計基于人的能力，原則如下:

·用戶熟悉:接口所使用的術語和概念應該來自用戶的經驗，這些用戶是要使用系統最多的人。

·一致性:接口應該是一致的，即盡可能多地讓相似的操作有同樣的觸發方式。

·意外最小化:永遠不要讓用戶對系統的行為感到吃驚(意外)。

·可恢復性:接口應該有一種機制來允許用戶從錯誤中恢復。

·用戶指南:錯誤發生時接口應該提供有意義的地反饋，同時還要提供具有

·上下文感知能力的用戶幫助功能。

二、文檔管理系統的安全

文檔管理系統為各部門辦公服務，辦公過程中所涉及的信息有的具有較高的安全需求。因此在文檔管理系統的開發過程中必須考慮安全建設，這不僅是單位信息安全保障的需要，也是系統能否順利實施推廣的重要標志之一。文檔管理系統開發過程中考慮到了以下部分的信息安全需求，并采取了相應措施進行保障。

1)系統資源安全

文檔管理系統的用戶在訪問所有的網絡資源之前都會被驗證:是否具有對此資源訪問的權限，擁有何種訪問權限。用戶的存取控制是多級別的，可以從服務器、數據庫、文檔(包括文檔的鏈接部分)到字段域各種范圍進行限制。

2) 服務器安全

通過對服務器的管理對文檔管理系統提供高層次的、可靠的安全性保證。在服務器上采用了服務器存取列表控制技術。服務器存取列表在公用通訊錄中的“服務器”文檔中定義。用戶訪問服務器時，系統根據服務器存取列表來判斷是否可以存取服務器上的信息。該方式可以對以下幾種情況判斷:

·單獨的用戶、服務器或群組存取服務器;

·任意用戶存取服務器或拒絕任何存取服務器;

·允許公用通訊錄中的用戶存取，這個限制將拒絕匿名瀏覽器的訪問。

3) 數據庫安全

企業文檔管理系統的數據庫安全是從數據庫存取控制列表入手的，它可以控制對數據庫的訪問。

系統管理與維護工具可以對數據庫的用戶類型、存取級別做出明確的定義，保證只有合法授權的用戶才能訪問數據庫。采用個人密鑰對本地數據庫加密并提供口令保護，其他人員即使能復制某些被保護的數據庫也無法閱讀其內容。

4) 系統數據備份

備份系統數據可保證遭到入侵破壞后，能最快地恢復系統。企業文檔管理系統的數據采用服務器代理自動備份的方法，一般在無人使用的夜間運行，系統備份的方法是備份最近幾天的數據，以隊列的方式每天備份一次。