電子檔案在企事業單位檔案管理中的運用研究

白艷君 內蒙古鄂爾多斯電力冶金集團股份有限公司 內蒙古鄂爾多斯 016064

1 引言

當今社會已經進入信息化時代，對企事業單位來說，只有緊跟時代發展的步伐，借助信息技術的優勢來提升檔案管理效率，才能推動檔案的高效共享與開發、利用，才能實現便利的查詢，在很大程度上節約各方面成本。電子檔案是依托于先進的信息技術而實現的，對企事業單位檔案管理實現技術化、標準化、科學化有著重要的影響，這種優勢為企事業單位的整體信息化發展提供了充分的條件。

2 當前企事業單位檔案特性

2.1 普遍性

信息技術的普及使得人們的生活方式發生了翻天覆地的變化，企事業單位的檔案管理也在如此巨大的浪潮中受到很大影響。盡管我國企事業單位電子檔案管理起步較晚，但是在信息技術快速更新換代的條件下，企事業檔案信息化管理取得較為顯著的成效。要想以電子檔案形式來加強檔案管理，就必須首先對檔案管理的普遍性加以明確，在此基礎上結合特性來開展工作。信息技術的應用是檔案管理工作效率得以提升的前提，這就要求企事業充分利用信息技術來開展檔案管理實踐。

2.2 集成性

進行檔案管理信息化建設之后，只需要做好檔案的整理和錄入就可以完善檔案管理工作，因此，數據處理、輸入、使用都具備了集成性，這種特性可以推動檔案共享的實現，能夠很好地提升檔案服務價值。電子檔案系統的最大優勢在于效率高、完整性強，可以說運用電子檔案管理方式開展工作，能夠將集成性的特征發揮到檔案管理效率和完整性的提升中。

2.3 動態性

電子檔案的動態性主要體現在：第一，信息采集是一個動態的過程，完成信息收集之后，能夠及時錄入檔案數據庫，這個過程是短暫的，因此也給檔案數據的及時更新帶來了極大便利 第二，檔案數據具備動態性，信息錄入數據庫之后，就可以在較短的時間內進行數據處理，同時很好地避免操作中可能出現的失誤 第三，數據收集、處理完成之后，檔案信息的共享和利用也是動態的，利用者能夠結合自己的信息需求進行查詢、選擇和使用。

3 應用電子檔案的重要性

技術發展和行業進步的大環境下，信息管理的專業性需求越來越高，催生了電子檔案的產生與利用。在企事業單位中，電子檔案憑借在管理、查詢和使用中的便捷性優勢，展示了檔案管理方面的技術發展，這是傳統檔案管理所不具備的。

第一，電子檔案的應用能夠在很大程度上節約人力、物力方面的成本投入。傳統檔案勢必會對人力、物力有大量的耗費，企事業單位需要安排大量的人手來進行檔案的整理、分類和歸檔。同時，在查詢檔案時，必須要按照編號等標志來對檔案進行挨個查找。而電子檔案的查詢只需要輸入關鍵詞就可以準確找到所需信息，只需要投入很少的人力、物力就可以對檔案進行歸檔與錄入。

第二，電子檔案促進檔案服務水平的提升。當前，企事業電子檔案的建立仍在起步中，還有著許多需要完善的地方，首先要做到的就是提升檔案服務水平，這關系到檔案質量與效率提升。

4 電子檔案在企事業單位檔案管理中的應用舉措

4.1 充分利用技術

要想將信息技術在檔案管理中的價值充分發揮出來，就必須建立完善的電子檔案系統，借助于先進的信息技術、互聯網技術和大數據技術，對檔案進行系統化的管理。同時，要加強對檔案信息和數據的科學規劃與技術處理，結合企事業單位自身工作發展的需求，對電子檔案管理系統進行精心設計。

4.2 加強人才培養

在電子檔案應用中，人才是關鍵力量，既能推動檔案管理方式的轉變，也能夠在提升檔案管理質量的同時提升檔案管理的規范化水平。因此，在應用電子檔案的過程中，企事業單位要重視專業人才的培養，要求首先認清人才在檔案管理中的價值，在重視的基礎上結合工作需求制定科學的人才培養方案，同時建立健全人才培養與激勵機制，促進檔案管理人才素質的提升 企事業單位應當運用激勵機制來調動檔案管理人員的積極性與創新性，可以通過培訓、講座等方式為檔案管理人員提供知識與技能提升的平臺與機會。此外，要積極營造良性競爭氛圍，用合理的人才流動來完善檔案管理人才隊伍，通過對管理人才的動態化管理來提供電子檔案應用所需的人才保障。

4.3 構建安全保障

應用電子檔案的過程中，保障檔案的安全性是關鍵環節。因此，企事業單位應當從硬件、網絡、系統這三個方面來對電子檔案安全進行保障。從硬件安全方面來說，應當注重對服務器的安全監控，及時更新日志，做好硬件設備的維護工作 從網絡安全方面來說，應當定期對存儲于系統中的檔案進行檢測，嚴格設置檔案查詢、瀏覽權限，運用防火墻技術來嚴格規范網絡的接入與輸出 在系統安全方面，應當構建科學的訪問平臺，通過及時的系統更新來對系統進行安全性檢查。

5 結語

信息技術快速發展與普及的背景下，電子檔案發揮著愈發重要的價值，借助于電子檔案的優勢，企事業單位應當在認清其重要價值的基礎上，加強技術應用、人才培養和安全保障，從不同的角度提升檔案管理工作的質量和效率，為企事業的發展提供準確可靠的信息支撐。