重點工程檔案管理存在問題及對策研究

呂舜 湖南省長沙市五凌電力有限公司新能源分公司 410000

1 引言

重點工程關系著國家、社會的發展和人們的生活，伴隨著工程建設在近幾年的快速發展，重點工程檔案管理的重要性也越來越深入人心，然而，受到各種主客觀因素的影響，重點工程檔案管理仍無法滿足工程不斷發展變化的需求。因此，在新時期，重點工程檔案管理應當緊跟時代發展的步伐，提升管理的有效性、科學性與規范性，從根本上為工程相關行業的發展提供強有力的依據。

2 加強工程檔案管理的重要性

工程檔案是項目運行過程中產生的圖像、文字、實物等相結合的資料，也是工程項目管理中有著嚴格要求的信息載體，同時又是工程建設中對運行過程的精準記錄，作為寶貴的信息資源，在企業發展中占據著重要地位。在工程項目管理中產生的文檔，包括文件、施工、設備等相關的資料，也是成本投入、設備維修、工程擴改等過程中形成的數據，這些資料和數據可以將工程建設的全過程反映出來，對工程質量的評定、完工之后的管理來說，有著重要的現實意義。對工程項目的成本、造價、工期等加強管理的同時，工程檔案管理是整個項目管理的重要組成部分。

3 重點工程檔案目前現狀

3.1 重點工程檔案管理現狀分析

當前，我國很多企業都針對重點工程制定了嚴格的管理制度，重點工程運行狀況良好，并積極響應國家、省級制定的重點工程管理相關法律法規，出于完整、有效管理和利用重點工程檔案的目的，真正加強了重點工程檔案管理工作。從當前重點工程檔案管理的現狀來看，重點工程檔案管理工作取得了一定的進展，在人員配置、經費投入、設備配置上都取得了明顯的進步。然而，在實際管理工作中，也不可避免地存在著領導者的不重視、管理制度的不健全、經費投入的不充足和管理人員的低素質等問題。

3.2 重點工程檔案管理存在問題及成因

第一，重點工程檔案管理制度不完善。當前，有些重點工程建設企業在檔案管理體制上存在著些許的問題，未能建設完善的檔案管理系統，也沒有制定專門的規章制度。雖然有些企業制定了重點工程檔案管理制度，但是無法符合工程建設不斷發展的需要，并且未能將檔案管理制度落實到位，使得檔案管理相關的人員缺乏責任意識。究其原因在于領導者未能樹立強烈的檔案管理意識，沒有認清重點工程檔案的重要性，在工程建設中，將關注的重點放在施工建設上，單純注重工程的質量和安全問題；有些檔案管理人員由于沒有足夠的壓力與動力，在處理工作中往往抱著應付的消極心態，使得重點工程檔案管理工作得不到順利、有效的開展。

第二，重點工程檔案管理經費投入不足。很多工程建設企業沒有設置獨立的檔案室，即便有也存在設施不足的問題，更談不上做到檔案資料的安全保障和消防措施了，有些甚至存放在工程人員的辦公室中，雖然表面上節省了空間和查找的時間，但是無法保證檔案資料的安全性。這主要是因為重點工程時間緊、任務重，管理機構存在較大的臨時性，很難建立專門的檔案室；還有些建設企業認為工程檔案的最終歸宿是企業檔案室，沒有必要再投入經費去配置檔案管理設施嗎，未能從思想上給予重視。

第三，檔案管理人員綜合素質有待提高。有些企業中，專職的重點工程檔案管理人員只有少數，大多數檔案管理人員是兼職性的，有些是工程管理人員兼任，有些是辦公室人員兼任，這些人員并未接受專業的檔案知識與技能培訓，又加上忙于本職工作，很難將足夠的精力投入到檔案管理中，更談不上做到規范地管理檔案。在這些因素的影響下，重點工程檔案的收集、分類與整理無法做到與工程建設進度相契合，出現了管理滯后的現象，導致工程相關材料得不到規范管理。

4 完善重點工程檔案管理的對策建議

4.1 提升檔案管理思想認識，明確領導責任

一方面，企業應當加大對重點工程檔案管理相關法律的宣傳教育力度，督促領導者強化檔案管理意識，保證領導者和職能部門真正增強對檔案管理重要性的認識，為重點工程檔案管理工作的有效開展提供前提和保證。

另一方面，企業應當進一步明確領導者在重點工程檔案管理中的責任，保證領導者加強與工程管理部門的溝通，爭取各個職能部門的支持與配合，真正將重點工程檔案管理提升到戰略發展的高度上，積極吸取各方提出的合理意見和建議，將重點工程檔案管理的領導 落實到位。

4.2 建立健全檔案管理制度，加強重點工程檔案管理

首先，企業應當按照國家和政府對重點工程檔案管理的規定，并結合本身實際情況和需求，制定重點工程檔案管理制度，明確對重點工程相關的圖紙、文件、技術材料等檔案信息的收集、分類、整理、歸檔標準和要求，提升重點工程檔案管理的規范性與科學性。

其次，重點工程檔案管理應當被納入考評激勵機制的范圍之內。在工程進度、質量、成本控制、組織管理的考核中，也必須對相關檔案的管理工作進行考核，也就是在工程項目管理中加強檔案管理，激勵檔案管理人員增強檔案意識、規范重點工程檔案的收集、整理；還必須完善檔案管理制度，將責任制落實到具體的崗位中，以完善的制度和制度的真正落實保證檔案管理工作的實效。同時，建立激勵機制，緊抓檔案管理工作，將檔案管理目標層層分解、落實，并將其提升到年度目標的高度，不僅要督促領導承擔目標責任，更要落實檔案管理人員的職責。

5 結語

新時期，重點工程檔案管理工作必須受到高度的重視，必須遵循嚴格的法律規定和管理標準，并不斷完善相關規章制度、提升檔案管理人員專業素質，配合以嚴格的領導責任制保證檔案管理質量的有效提升。