高校科室檔案建設的路徑思考

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重慶文理學院

高校里的檔案主要有人事檔案、文書檔案和學生檔案。人事檔案記載著教職工個人所有的重要節點和事跡，一般在個人提拔、調動、政審、審查、退休等發生重大變化的時候會用到；文書檔案記載著高校所有發生的事件的開頭和結果，即有開始文件和結果文件以及名冊、記錄、金額等附件材料，一般用于查詢復印來證明某個材料的真實性和有效性；學生檔案記載著學生在校期間發生的重要節點和事跡，是義務教育階段的個人檔案的延續。以上3種檔案都有著相對固定的規范和要求，如該記載什么、怎么記載，有規范化的表格和統一的裝訂。科室檔案是科室所有工作的開頭、結果和過程材料，是以上3種檔案的有益補充，能更加清晰地顯示科室工作的來龍去脈。

一、科室檔案建設是高校管理的基石

在很多高校里，科長隨著干部管理輪崗的要求三年一小輪、六年一大輪已經成為常態。人數多又輪崗平凡，如何保持工作的連續性和有效性一直是高校管理工作者頭疼的問題。部門領導都愿意啟用熟手而不愿意使用新人，因為熟悉工作的科長工作效率更高、工作效果更好，一些部們在學校輪崗的時候會上演“搶人”大戰。“搶人”大戰也反映了科室的檔案問題，科室管理成了高校行政管理工作的桎梏。

高校對科長們的行政管理工作開展的培訓很少，科長們都是向上一級的處長們學習，處長的管理風格往往會決定一個處室的工作風格。處長要求科長熟悉文件規定、規范工作流程、遵守職業道德、增強服務理念等，很少有處長會對科長提出科室檔案的建設意見。每個人的每一項社會行為都會產生相應的檔案，離開了檔案也許什么事也干不成。新時期檔案工作的主要矛盾是“社會發展”與“檔案發展”相對滯后之間的矛盾。“大檔案”理念提出將所有具有保存價值的檔案納入歸檔范疇，采用“多檔合一”來提升管理水平與服務能力。檔案管理是高校科學管理的基石，是高校工作的一項重要內容,高校應反思當前立檔意識落后、分工模糊、檔案干預能力不足等問題，把檔案建設作為提高學校管理水平的一個重要切入點。

二、科室檔案建設對科室工作開展意義重大

高校的處室和科室設置相對固定，隨著工作的內容和要求的變化，學校機構也在不斷變革。不管機構如何變化，科室檔案建設作為學校管理的一個個節點，始終發揮著基礎性作用。

(一)讓新進科室人員快速了解工作

處室和科室相對固定，意味著現有工作就是原有工作的延伸。新進入科室工作人員因為對新工作環境不熟悉，一般會沿襲以前的做法。通過查詢科室檔案，可以通過以下6個維度快速了解科室的工作：工作到底是干哪些事情；工作來源于哪里，最終歸屬到哪里；完成工作的時間節點；完成工作的資源；完成工作的方法和程序；過去工作的結果可能對現在工作產生的影響。

(二)助力新進科室人員深入開展工作

科室檔案與文書檔案最大的區別就是過程材料多。文書檔案一般只有開頭材料和結果材料，但是科室檔案還有過程材料。科室凡是收集上來的材料都可以作為將來的備查材料，進入科室檔案，讓一切工作都有詳細的過程和痕跡可尋，這些詳細的過程材料無疑對快速深入工作起到很好的輔助作用。文書檔案查詢要去檔案館才能查詢，需要經過很多道審批手續，而科室檔案隨取隨還，為深入工作帶來了便捷。

(三)推動科室人員創新開展工作

在了解和深入工作的基礎上，有利于工作的創新開展。科長可以從以3個方面創新開展工作：一是通過對過去文件、合同文本等的修訂，加入新的時代要求和管理規范；二是改進過去的工作程序和方法，更加有利于做好服務工作；三是根據過去的工作內容增加新的工作內容，營造良好的積極的競爭環境，促進學校各項工作跨上新的臺階。學校任何一項政策的出臺都有延續性，不是照搬照抄一個文件就可以落地生根開花，而是和學校的校情以及各個部門的工作實際緊密聯系。

(四)利于科室科長快速總結工作

有了過去的科室檔案和新的科室檔案，科長們整理檔案的過程就是對工作的再次梳理和總結，可以查漏補缺。有的工作光有開頭文件沒有結果文件；有的工作過程材料缺失；有的工作結果文件沒有領導簽字；有的工作有結果文件但是經費還沒有到位；有的工作已經相對上一年度有所突破但是需要匯總數據來支撐。通過科室檔案的整理，能幫助科長們寫出有數據支撐、有詳細過程的豐富的工作總結來。

三、高校科室檔案建設的路徑

個人數字存檔行為與個人存檔意識及存檔能力有強相關關系，其中存檔意識和存檔能力在個人因素和存檔行為間起中介作用。因此，要對高校行政人員進行科室檔案形成意識的培養、科室檔案形成過程中的能力培養和科室檔案使用過程中的規范意識培養。

(一)科室檔案形成意識培養

高校新進入科室工作人員都應該樹立科室檔案意識，除了要對工作負責，更要為后人留下可用的參考資料，這樣才能使學校事業蒸蒸日上。在完成各項行政工作的同時，要考慮最后將形成怎樣的科室檔案，以便讓搜集、整理工作更加有的放矢。要樹立全盤意識，沒有全盤意識寫不出計劃和工作程序文件。有了科室檔案意識，才有可能產生科室檔案。科室檔案意識的培養可以從以下4個方面進行：邀請檔案專家進行專業培訓；利用微信公眾號等網絡媒體以視頻、漫畫、動圖、短文等形式定期推送實用性檔案知識；參觀學習，現場感受科室檔案的成果，提升對檔案價值和檔案本身的認知度；考核評分，將部門檔案工作質量評價納入學校總考核評分體系，提升檔案工作地位顯著。

(二)科室檔案形成過程能力培養

檔案管理是一項具有很強組織性和紀律性的工作,要嚴格遵守《檔案法》、《保密法》及黨和國家、高校的各項政策，提高政治覺悟。除了對基礎檔案信息進行記錄外,還要增加知識信息獲取的主動性,對檔案信息記錄的范圍予以適當的拓展。科室檔案形成過程分為分類、收集、整理、審查、膠裝、存放6個步驟。其中分類是最關鍵的一步，分類就是編寫工作目錄，哪些是重要工作，分哪些項目，條理要清晰，界限要清楚，邏輯關系要明確。在收集材料中，各種材料要按照一定的順序進行收集，屬于小分類。整理時要看材料是否齊全審查是為了集思廣益，突破一個人的思維局限性。材料要進行裝訂，這樣材料不容易散落，也方便保存。存放的重點是順序和陳列環境，要盡可能要做到整齊美觀、干燥防潮、方便查找。

(三)科室檔案使用過程規范培養

科室檔案使用過程規范培養主要從4個方面進行。一是隨借隨還。檔案不能隨便丟在科室以外的任何地點，要求借閱的人隨借隨還；二是形成使用機制。可以給新進人員一定時間查看科室檔案，通過學習后詳細匯報每項工作的思路；三是形成文件匯編。科室成員人手一份文件匯編，便于學習和較好地完成崗位工作；四是注重職業道德。避免信息安全危機，對所看內容細節進行保密不泄密。

科室檔案工作在高校行政管理工作中一般都不列入工作計劃或工作總結，在目標管理或績效管理中也極少提及科室檔案管理，但是卻是改善工作作風和工作創新的基礎，尤其是輪崗過程中的工作銜接，非常依賴科室檔案建設。無論是電子檔案還是紙質檔案，行政人員都有責任將其建設好，為學校的教育事業發展提供詳實的支撐材料。