口腔醫院檔案管理規范化建設途徑探討

張天猛 黑龍江省口腔病防治院 黑龍江哈爾濱 150001

規范化管理即標準化管理，這是當前整個社會各個行業、各個領域，所倡導的管理理念，在口腔醫院的檔案管理工作中，也應當加以推廣、應用，這能夠幫助提升口腔醫院檔案管理的質量、成效與安全性【1】。為此，我們應當將口腔醫院檔案管理的規范化建設作為一個重要的課題，積極加強相關的研究、探討與實踐。

一、口腔醫院檔案管理規范化建設的必要性

口腔醫院檔案管理工作，主要是對醫院治療、患者、科研以及行政、人事等方面的信息，進行收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用，事關醫院的運營、發展以及口腔醫療科研和患者的切身利益，所以其在在口腔醫院的整個管理任務體系當中，占據著非常重要的地位。現目前，隨著業務量的增多，以及行業、國家要求日益的嚴格，所以口腔醫院檔案管理工作量變得非常龐大，各種資料、信息顯著增多，這就不僅加大了口腔醫院檔案管理工作壓力，同時還使得口腔醫院檔案管理工作變得更加的繁瑣、復雜，導致在實際的檔案管理工作當中，非常容易出現各種問題，工作質量、效率變得相當低下，甚至可能出現檔案信息安全方面的問題【2】。而要想克服這個困境，我們就必須要積極的推進口腔醫院檔案管理規范化建設，以更加規范化、標準化的方式落實檔案管理工作，使原本繁瑣、復雜的檔案管理過程變得更加有序，從而提高醫院檔案管理工作的質量、成效與安全性，更好的服務于醫院、科研和患者。

二、當前口腔醫院檔案管理規范化存在的問題

（一）檔案管理的規范化意識欠缺

當前，大多數的口腔醫院都非常重視自身的業務發展，因此在醫療技術、醫療設備的更新和完善方面，投入了巨大的人力、物力、財力，但是卻對其他方面的管理工作造成了疏忽，例如在檔案管理工作方面便是如此。具體表現為沒有認識到檔案管理工作對自身運營、發展和科研、患者的重要性，因此也就不重視檔案管理的建設，明顯欠缺檔案管理的規范化意識，相關的工作開展遲滯不前。

（二）檔案管理的相關制度不健全

檔案管理的規范化推進，離不開科學的、全面的、具有操作性的管理制度作為依據、指導和約束，簡單來說，就是必須要在明確的制度之下，檔案管理才可能具有規范性。而當前的很多口腔醫院在檔案管理工作當中，還沒有建立起健全的檔案管理制度，所以在檔案管理的實踐過程當中，經常出現缺少依據、指導和約束的情況，容易出現各種問題。

（三）檔案管理的相關設施、設備不完善

現如今的檔案管理工作對于相關設施、設備的要求較高，如檔案存儲的環境條件以及檔案管理的信息化設備等，在設施、設備完善的情況下，檔案管理工作的開展，才能更加具有規范性和有序性、安全性。但從項目前的情況來看，由于部分的口腔醫院對于檔案管理的重視和投入不足，所以檔案管理的相關設施、設備不完善，阻礙了檔案管理的規范化。

（四）未重視對檔案管理的考核

最后，當前的很多口腔醫院都未重視對檔案管理的考核，因此難以發現檔案管理工作中存在的問題，也不能對檔案管理工作起到有效的監督作用，不利于檔案管理在規范化道路上的改進、優化。

三、口腔醫院檔案管理規范化建設途徑

（一）強化檔案管理的規范化意識

首先，作為口腔醫院的管理人員，必須要客觀認識到檔案管理工作的重要性，以及檔案管理規范化的必要性，強化檔案管理的規范化意識，從而加強對檔案管理規范化建設的重視與投入力度，從人力、財務、物力等多方面，予以檔案管理規范化建設以有力的保障。

（二）建立完善的檔案管理制度

口腔醫院檔案管理制度的規范化，這是保證檔案資料及時收集、安全保持及有效利用的關鍵。對此醫院要建立完善的《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理制度》和《檔案安全保密制度》等，將檔案歸檔范圍、整理分類及保管期限等明確下來，讓工作程序不斷規范，這樣檔案的收集、管理、利用等才更加規范。檔案管理制度要和醫院其他管理制度銜接好，保證形成一個總體管理制度體系，同時還要在員工崗位責任制中納入檔案管理制度，這樣才能讓相關人員提起重視，保質保量完成檔案管理工作任務，并注意規范自己的工作行為，嚴格執行各項檔案管理制度。這樣醫院檔案管理才能更加規范，發揮出促進醫院發展的作用【3】。

（三）增加投入，完善基礎設施設備

為提升口腔醫院檔案管理規范化水平，需要保證有足夠的資金，引進各種現代化技術與設備。一是要將先進的設施設備配置齊全，包括檔案庫房去濕、空調設備、滅蟲滅火設備，這是關系著醫院檔案現代化管理水平的提升。二是要實行計算機管理，通過計算機將醫院全部業務和行政上的檔案儲存下來，為利用者的查找與閱讀提供便利，節省了大量的人力、物力及財力，也保證了檔案管理效率。同時實行計算機管理的方式，可以減小檔案保存空間，讓信息保存更加方便，避免出現丟失和損壞等問題。對此醫院要提升對計算機管理的應用力度，盡快購置先進的軟件與網絡等現代化辦公設備，不斷提升檔案管理工作的現代化與自動化水平，讓其更加科學與規范。

四、結語

如今，作為口腔醫院不僅要重視自身醫療技術、醫療設備的更新和完善，同時還要在檔案管理工作當中堅定規范化的思想、理念，全力推進檔案管理的規范化建設，以此提高醫院檔案管理工作的質量、成效與安全性，這樣才能更好的服務于醫院、科研和患者。