公共資源交易項(xiàng)目檔案管理研究

王太春

（彝良縣政務(wù)服務(wù)管理局(彝良縣公共資源交易局)，云南昭通 657600）

1 規(guī)范公共資源交易項(xiàng)目檔案管理的必要性

新時(shí)代以來(lái)，政府更加重視對(duì)公共資源交易平臺(tái)的建立和統(tǒng)一。公共資源交易平臺(tái)整合工作正在全國(guó)范圍內(nèi)積極展開(kāi)，在“公共資源交易進(jìn)平臺(tái)，平臺(tái)之外無(wú)交易”的要求下，將來(lái)會(huì)有更多的招標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)交易，項(xiàng)目檔案的數(shù)量也會(huì)變得更加龐大。

當(dāng)前來(lái)看，雖說(shuō)有國(guó)家出臺(tái)的相關(guān)法律法規(guī)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)的檔案保存提出了相應(yīng)要求，如有《招標(biāo)投標(biāo)法》、《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》、《政府采購(gòu)法》、《政府采購(gòu)法實(shí)施條例》等，但在項(xiàng)目檔案管理方面卻沒(méi)有做出具體的規(guī)定，這就使得全國(guó)各地在針對(duì)公共資源交易項(xiàng)目的檔案管理和標(biāo)準(zhǔn)方面多式多樣。在如今整合公共資源交易平臺(tái)工作進(jìn)行之時(shí)，若不能對(duì)交易項(xiàng)目檔案的管理統(tǒng)一規(guī)范化并建立健全項(xiàng)目檔案管理辦法等制度建設(shè)，會(huì)對(duì)未來(lái)的管理和利用造成巨大的困難和隱患。另外，項(xiàng)目檔案管理工作對(duì)項(xiàng)目交易過(guò)程進(jìn)行真實(shí)記錄，在以后各方研究，考察交易情況時(shí)，可以幫助其判斷項(xiàng)目交易是否完全合法合規(guī)，并為有關(guān)行政執(zhí)法機(jī)關(guān)調(diào)查取證提供有效的法律證據(jù)。所以，為了保證項(xiàng)目交易運(yùn)行的規(guī)范性，交易項(xiàng)目檔案管理必不可少，而且它還是公共資源交易工作的重要組成部分。

2 當(dāng)前項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 對(duì)項(xiàng)目檔案管理的三種操作方式

（1）實(shí)行購(gòu)買(mǎi)服務(wù)方法，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)服務(wù)外包。具體指公共資源交易管理部門(mén)將其檔案業(yè)務(wù)外包給外部專(zhuān)業(yè)化團(tuán)隊(duì)來(lái)承接其檔案相關(guān)業(yè)務(wù)工作。這種方法目前是一些企、事業(yè)單位常用管理模式，這種方式可以解決因缺乏檔案管理工作者而需聘用人員再培訓(xùn)的經(jīng)濟(jì)成本。另外，這種方式在國(guó)內(nèi)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較成熟，且有越來(lái)越多的專(zhuān)業(yè)化團(tuán)隊(duì)出現(xiàn)，可以保證其專(zhuān)業(yè)性。但是這種方式也帶來(lái)一些問(wèn)題，比如不能明確外包數(shù)據(jù)的安全性和保密性等。（2）進(jìn)行檔案設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)，比如采購(gòu)項(xiàng)目檔案電子化用到的硬件設(shè)備。再由單位的檔案管理員掃描項(xiàng)目檔案的紙質(zhì)版并進(jìn)行制作。這種管理操作方式的安全性較高，因?yàn)槭怯蓡挝粌?nèi)部的檔案管理員來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行操作，這樣可以避免數(shù)據(jù)被泄密的奉獻(xiàn)。而且這種方式可以節(jié)省將檔案業(yè)務(wù)外包給外部團(tuán)隊(duì)的費(fèi)用。但是這種方式也會(huì)帶來(lái)一些問(wèn)題：有些檔案管理員不是學(xué)專(zhuān)業(yè)檔案管理出身，可能缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)；由于項(xiàng)目檔案數(shù)量龐大，帶來(lái)的工作量也大，人員不足也加重了任務(wù)管理。（3）檔案管理員對(duì)各招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)指定兼職檔案員，并對(duì)其進(jìn)行設(shè)備操作培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。這種方式是檔案員+代理機(jī)構(gòu)配合的管理模式，減輕了交易管理部門(mén)項(xiàng)目檔案管理的工作量。同樣不用進(jìn)行檔案服務(wù)外包，可以節(jié)約外包經(jīng)濟(jì)成本。但是該種方式需要培養(yǎng)有扎實(shí)檔案管理理論知識(shí)和高管理水平的專(zhuān)職檔案員。

2.2 項(xiàng)目檔案的操作流程

（1）招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在招標(biāo)項(xiàng)目完成后，應(yīng)當(dāng)立即對(duì)項(xiàng)目招標(biāo)中的各類(lèi)資料進(jìn)行收集。（2）將招標(biāo)項(xiàng)目資料收集齊全后，向檔案員申請(qǐng)進(jìn)行招標(biāo)項(xiàng)目檔案的電子化存檔。（3）招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的兼職檔案員必須在公共資源交易管理部門(mén)檔案員的監(jiān)督和指導(dǎo)下對(duì)招標(biāo)的紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描傳送等工作。（4）按照電子項(xiàng)目檔案的網(wǎng)上審批流程結(jié)束后，由檔案員驗(yàn)收。

3 關(guān)于當(dāng)前項(xiàng)目檔案管理的分析

3.1 完善項(xiàng)目檔案管理制度并明確其責(zé)任

“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，任何工作都要有所制約和監(jiān)督才能更好開(kāi)展，公共資源交易項(xiàng)目檔案管理也是一樣，需要制度和規(guī)則來(lái)約束，保障并指導(dǎo)管理工作順利進(jìn)行。在管理項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案的可歸納范圍作出明確的要求，還應(yīng)說(shuō)明歸檔時(shí)間等。從項(xiàng)目檔案的歸納整理、調(diào)閱過(guò)程、項(xiàng)目檔案保密工作等多個(gè)工作業(yè)務(wù)中，對(duì)各個(gè)部門(mén)應(yīng)盡的職責(zé)做出明確規(guī)定，同時(shí)其他相關(guān)部門(mén)也應(yīng)做好指導(dǎo)和監(jiān)督工作，這樣可以督促各部門(mén)人員做好自己的本職工作。

3.2 抓住重點(diǎn)，提高效率

檔案工作內(nèi)容繁重，需要在工作中分清主次，提高檔案管理工作的效率和利用價(jià)值。檔案資料需要保持完整性、有效性和可用性，這樣在以后從檔案資料中取證時(shí)，所獲取的資料才有可信度。

3.3 加強(qiáng)硬件建設(shè)，提高管理?xiàng)l件

為了更好的保存項(xiàng)目檔案資料，應(yīng)建立項(xiàng)目檔案專(zhuān)用檔案室。檔案室應(yīng)能防盜、防潮、防火、防高溫、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠這些要求，并通過(guò)“人防、物防、技防”強(qiáng)化安全防護(hù)能力。檔案室內(nèi)應(yīng)配有降溫設(shè)備，安裝監(jiān)控報(bào)警裝置等。同時(shí)，還要配備完備的管理設(shè)施，硬件設(shè)施的建設(shè)是檔案資料安全存放避免風(fēng)險(xiǎn)的重要保證。

3.4 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

人是檔案管理工作任務(wù)的最終落實(shí)者，項(xiàng)目檔案管理工作的順利開(kāi)展需要一支業(yè)務(wù)能力過(guò)硬、責(zé)任感強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，所以人這一關(guān)鍵因素需要引起高度重視。在選擇專(zhuān)職或兼職檔案資料管理人員時(shí)對(duì)于責(zé)任心強(qiáng)、熟知現(xiàn)代信息技術(shù)且有業(yè)務(wù)能力的人員應(yīng)優(yōu)先考慮，而且在人員選定后，為了能夠使檔案管理工作正常運(yùn)行，應(yīng)避免頻繁更換檔案資料管理人員。在人員確定后，交易管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)這些人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)能力。另外，交易管理部門(mén)應(yīng)引導(dǎo)并鼓勵(lì)這些檔案管理人員對(duì)自己的學(xué)習(xí)能力的培養(yǎng)，可以運(yùn)用多種交流工具或方式來(lái)對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行交流。同時(shí)，交易管理部門(mén)也應(yīng)注意多引進(jìn)有檔案管理專(zhuān)業(yè)能力的專(zhuān)業(yè)人才，因?yàn)橄鄬?duì)來(lái)說(shuō)，他們有更多的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。

3.5 嚴(yán)抓項(xiàng)目檔案保密工作，確保檔案絕對(duì)安全

為確保檔案安全，于項(xiàng)目檔案工作相關(guān)的工作人員應(yīng)參加保密培訓(xùn)并簽訂保密協(xié)議。由于在原則上，項(xiàng)目檔案不能隨意外借，所以，當(dāng)有相關(guān)部門(mén)要借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵循項(xiàng)目檔案借閱審批制度下的借閱流程借閱檔案，同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)做好記錄。另外，應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案室進(jìn)出登記制度，允許進(jìn)入檔案室的只有指定的工作人員才可以，并應(yīng)注意將隨時(shí)攜帶的具有拍攝功能或存儲(chǔ)功能的用品交由指定人員暫時(shí)保管，這樣能進(jìn)一步保證檔案信息不被泄露。

4 項(xiàng)目檔案“互聯(lián)網(wǎng)+”項(xiàng)目檔案管理發(fā)展

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展及應(yīng)用，也推動(dòng)了公共資源交易行業(yè)的信息化發(fā)展。現(xiàn)如今，社會(huì)公共資源交易平臺(tái)整合工作正在全國(guó)范圍內(nèi)積極展開(kāi)，未來(lái)會(huì)增加更多的項(xiàng)目，也會(huì)有更多的項(xiàng)目檔案產(chǎn)生，這將會(huì)是一個(gè)龐大的數(shù)量，使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化項(xiàng)目檔案存儲(chǔ)和管理將會(huì)耗費(fèi)巨大的存儲(chǔ)資源，包括紙質(zhì)、空間、人員等，那么在無(wú)紙化辦公發(fā)展趨勢(shì)下，項(xiàng)目檔案電子化迫在眉睫。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，公共資源交易監(jiān)管部門(mén)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案管理的電子化管理，而且，在向電子化管理轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，應(yīng)在同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)下進(jìn)行。由于電子化管理系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)易失的情況，所以在購(gòu)買(mǎi)存放電子檔案的設(shè)備時(shí)，應(yīng)選擇性能很好的專(zhuān)用設(shè)備，能使數(shù)據(jù)不易失。同時(shí)應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份相關(guān)工作，避免一份數(shù)據(jù)損壞或丟失就無(wú)法找回的這種情況。借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理，可以提高對(duì)項(xiàng)目檔案的利用效率，比如對(duì)項(xiàng)目檔案的借閱過(guò)程，可以直接網(wǎng)上辦理，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理方式，大大簡(jiǎn)化了借閱的流程，而且可以節(jié)約各方面的經(jīng)濟(jì)成本。

5 結(jié)語(yǔ)

據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)來(lái)看，在全國(guó)范圍內(nèi)公共資源交易監(jiān)管部門(mén)所擁有的交易項(xiàng)目檔案非常之多，高達(dá)千萬(wàn)，交易項(xiàng)目檔案更不占少數(shù)，加快建立和統(tǒng)一公共資源交易平臺(tái)、健全交易項(xiàng)目檔案管理辦法和有關(guān)規(guī)定是非常迫在眉睫的。統(tǒng)一公共資源交易平臺(tái)的整合建設(shè)，也在促使項(xiàng)目檔案管理方式發(fā)生改變，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公到電子化辦公的轉(zhuǎn)變也將會(huì)帶來(lái)多種優(yōu)勢(shì)。緊跟新時(shí)代的步伐，與時(shí)俱進(jìn)才能更好地加快公共資源交易市場(chǎng)的深入改革，挖掘出公共資源交易潛在的能量。